Zo organiseer je een kunstroute

Begin een kunstroute niet met de uitnodiging, maar met de route en de locaties. Leg daarna vast welke kunstenaars deelnemen, hoeveel werken er per plek komen en wanneer bezoekers welkom zijn. Pas als die basis klopt, maak je een routekaart, informatiepanelen en communicatie. De meeste vertraging ontstaat doordat openingstijden, kunstwerklabels en vervoer pas vlak voor de opening worden geregeld. Werk daarom per locatie met een eigen overzicht van werken, materialen, vrijwilligers en contactgegevens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en locaties vastleggen
2 personen
2
Deelnemende kunstenaars benaderen
2 personen
3
Aanmeldingen van kunstenaars verwerken
2 personen
4
Contactgegevens kunstenaars verzamelen
5
Openingstijden met locaties bevestigen
2 personen
6
Routekaart ontwerpen
7
Routekaart laten drukken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Online evenement publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Kunstwerken per locatie inventariseren
2 personen
13
Titellijsten voor kunstwerken maken
2 personen
14
Informatiepanelen opmaken
15
Naambadges voor medewerkers maken
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Vrijwilligers indelen per locatie
2 personen
18
Reserveringen voor locaties bevestigen
19
Reserveringen voor catering maken
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Materialen per locatie verdelen
2 personen
22
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
23
Kunstwerken naar locaties brengen
3 personen
24
Locaties toegankelijk maken
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
28
Routebordjes sorteren
2 personen
29
Programma's per locatie klaarleggen
2 personen
30
Kunstenaars informeren over ontvangst

Event

31
Locaties openen
4 personen
32
Kunstwerken uitpakken
4 personen
33
Kunstwerken plaatsen
6 personen
34
Informatiepanelen ophangen
3 personen
35
Kunstwerklabels bevestigen
3 personen
36
Routebordjes plaatsen
4 personen
37
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
38
Verlichting controleren
2 personen
39
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
40
Bezoekersregistratie klaarzetten
2 personen
41
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
42
Koffie en thee zetten
2 personen
43
Vrijwilligers briefen
2 personen
44
Deelnemers ontvangen
4 personen
45
Bezoekers ontvangen
4 personen
46
Routekaarten uitdelen
2 personen
47
Kunstwerken toelichten
6 personen
48
Rondleidingen begeleiden
3 personen
49
Workshopruimte begeleiden
2 personen
50
Bezoekersvragen beantwoorden
3 personen
51
Programma's bijvullen
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Koffie en thee bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Routebordjes controleren
2 personen
58
Verlichting bijvullen
2 personen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
60
Kunstenaars uitchecken
2 personen
61
Locaties afsluiten
4 personen

Nazorg

62
Kunstwerken inpakken
4 personen
63
Kunstwerken terugbrengen
3 personen
64
Routebordjes verwijderen
3 personen
65
Informatiepanelen verwijderen
2 personen
66
Meubilair afbouwen
4 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Locaties schoonmaken
4 personen
69
Afval verzamelen
2 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Materialen opslaan
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 48
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 4
Krukkenaantal 12
Parasolaantal 4

Decoratie

Routebordjesaantal 40
Pijlbordenaantal 20
Informatiepanelenaantal 12
Kunstwerklabelsaantal 100
Fotolijstenaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30
Naambadgesaantal 25

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printers
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 16
Lichtslingersaantal 8
Staande lampenaantal 8
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Schenkkommenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4

Presentatie

Sokkelsaantal 12
Wandhakenaantal 80
Plakstripsaantal 12
Tafelezelsaantal 30
Schildersdoekenaantal 10
Werktafelsaantal 4
Schortenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 20
Tekenpapieraantal 300
Pennenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, locaties en openingstijden eerst vast. Bevestig per locatie schriftelijk hoeveel bezoekers er terechtkunnen, waar de ontvangstbalie komt en wanneer je de ruimte kunt opbouwen.
Verzamel per kunstenaar dezelfde gegevens: contactinformatie, titels, afmetingen en bijzonderheden van de werken. Maak de titellijsten en kunstwerklabels uiterlijk één week voor de route, zodat fouten nog te herstellen zijn.
Plan het vervoer van kunstwerken als een aparte ronde. Verpak werken per locatie, label elke verpakking en wijs per plek één verantwoordelijke aan; zo belandt een werk niet op de verkeerde stop.
Deel vrijwilligers per locatie in met een duidelijke starttijd en back-up. Reken naast ontvangst en toezicht ook iemand in voor routebordjes, vragen van bezoekers en het controleren van informatiepanelen.
Maak voor elke locatie een materiaalpakket. Denk niet alleen aan tafels, stoelen en informatiepanelen, maar ook aan verlengkabels, stekkerdozen, ledlampen, routebordjes, naamkaartjes en koffie- of waterbenodigdheden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstroute organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je route, locaties en deelnemende kunstenaars vast; daarna volgen inventarisatie, communicatie, drukwerk en de personeelsindeling.
Hoeveel locaties heb je nodig voor een kunstroute?: Dat hangt af van het aantal kunstenaars en werken, maar plan per locatie genoeg ruimte voor werken, bezoekers en informatie. Maak uiterlijk 6 weken vooraf een voorlopige verdeling en controleer die opnieuw zodra alle kunstwerken zijn aangemeld.
Wanneer maak je de routekaart voor een kunstroute?: Maak een eerste routekaart zodra de locaties vaststaan, meestal 6 tot 8 weken voor het evenement. Laat de definitieve versie drukken nadat openingstijden, adressen en de volgorde van de route zijn gecontroleerd.
Hoe regel je het vervoer van kunstwerken naar een kunstroute?: Maak 1 tot 2 weken vooraf een transportlijst per locatie en plan het brengen vóór de opbouw. Verpak elk werk afzonderlijk, noteer de bestemming en laat bij aankomst controleren of alle werken en labels compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.