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Kunstmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kunstmarkt braucht mehr als eingeladene Aussteller und ein paar Tische. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Veranstaltungsort fest, bevor du Anmeldungen veröffentlichst. Danach folgen Werbung, Standplanung, Verpflegung und die Abstimmung mit den Künstlern. Am Veranstaltungstag zählen klare Standnummern, ein reibungsloser Aufbau und genug Zeit zum Empfang der Aussteller. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Künstler einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbeplakat verteilen

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Catering bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bargeld abheben

  • Künstler telefonisch bestätigen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    3 Personen

  • Kunstwerke ausladen

    4 Personen

  • Kunstwerke ausstellen

    8 Personen

  • Preisschilder anbringen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Kasse und Zahlungsterminal testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Weg- und Sicherheitsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Informationen bereitstellen

    2 Personen

  • Verkaufszahlungen verarbeiten

    3 Personen

  • Geschenkverpackungen organisieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Zielsignal ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Kunstwerke verpacken

    8 Personen

  • Kunstwerke ausladen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 20
  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 30
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 26
  • KleiderständerAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

  • StandnummernAnz. 20
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • WegweiserAnz. 6
  • WimpelkettenAnz. 8
  • KunststoffvasenAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Ausstattung

  • KartenterminalsAnz. 2
  • KassenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Handmikrofon
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • TrinkgläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ScherenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 20

Präsentation

  • StaffeleienAnz. 30
  • BilderrahmenAnz. 20
  • DisplaytafelnAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 20
  • PinnwändeAnz. 8
  • KunststoffbehälterAnz. 20
  • DrahtdisplaysAnz. 12
  • PräsentationsständerAnz. 12

Verkauf

  • PreisschilderAnz. 250
  • PapiertragetaschenAnz. 150
  • GeschenkpapierrollenAnz. 4
  • GeschenkbandrollenAnz. 6
  • AufkleberrollenAnz. 4
  • KassenbonrollenAnz. 10
  • BargeldschälchenAnz. 4
  • StifteAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Staubsauger
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

  • KabelkanäleAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4
  • Rutschfeste MattenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen und Stromversorgung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Das gilt besonders, wenn Partyzelte, Beleuchtung oder Lautsprecher im Außenbereich eingesetzt werden.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Standgröße, Teilnahmebedingungen und Öffnungszeiten feststehen. Plane anschließend mindestens 2 Wochen für Rückfragen und die Bearbeitung der Anmeldungen ein.
  • Teile die Standplätze spätestens 7 Tage vorher ein und verschicke die Informationen gesammelt. Eine Liste mit Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt und Ansprechpartner verhindert Nachfragen am Veranstaltungstag.
  • Bestätige jeden Künstler telefonisch 2 bis 3 Tage vor dem Markt. So bemerkst du rechtzeitig Absagen und kannst Standplätze, Tischdecken oder zusätzliche Sitzgelegenheiten neu verteilen.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 3 Stunden Vorlauf. Stelle zuerst Marktstände, Klapptische und Stühle auf, hänge danach Standnummern und Wegweiser an und bringe anschließend Kunstwerke, Kassen und Kartenterminals in den Ausstellerbereich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit kannst du den Ort reservieren, Genehmigungen prüfen, Künstler einladen und Werbung vorbereiten.
Wann sollte ich die Künstler für einen Kunstmarkt einladen?
Verschicke die Einladungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. So bleiben 2 bis 3 Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und die Erstellung der Teilnehmerliste.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kunstmarkts?
Rechne bei mehreren Ständen mit mindestens 3 Stunden Aufbauzeit. Für Partyzelte, Beleuchtung, Tische, Standnummern und die Anlieferung der Kunstwerke brauchst du zusätzlich Helfer vor Ort.
Wann sollte man die Standplätze beim Kunstmarkt einteilen?
Teile die Plätze spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ein. Verschicke danach Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt und wichtige Teilnehmerinformationen in einer Nachricht.

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