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Organiser un marché de l’art sans rien oublier

Un marché de l’art repose sur une préparation en plusieurs étapes : choisir les horaires, confirmer le lieu, accueillir les artistes et rendre chaque stand opérationnel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions jusqu’au démontage. Prévoyez aussi les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les numéros de stand, les paiements et les rallonges. Le jour J, les tentes, tables, chaises et œuvres doivent arriver assez tôt pour garder du temps pour les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et les horaires d'ouverture

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Inviter les artistes

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Diffuser l’affiche promotionnelle

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Établir la liste des participants

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les emplacements

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux participants

  • Commander le catering

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Retirer de l'argent liquide

  • Confirmer les artistes par téléphone

    2 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Suspendre les numéros de stand

    2 personnes

  • Accueil des artistes

    3 personnes

  • Décharger les œuvres d’art

    4 personnes

  • Présenter les œuvres d’art

    8 personnes

  • Placer les étiquettes de prix

    3 personnes

  • Installer le comptoir d'information

    2 personnes

  • Tester la caisse et le terminal de paiement

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

  • Installer les panneaux d'itinéraire et de sécurité

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir les portes

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Fournir les informations

    2 personnes

  • Traiter les paiements des ventes

    3 personnes

  • Préparer les emballages cadeaux

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Annoncer le signal de fin

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    2 personnes

Suivi

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Emballer les œuvres d'art

    8 personnes

  • Décharger les œuvres d’art

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Rapporter le matériel

    3 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 4
  • Stands de marchéqté 20
  • Tables pliantesqté 6
  • Chaisesqté 30
  • Tabourets de barqté 6
  • Nappesqté 26
  • Portants à vêtementsqté 4
  • Boîtes de rangementqté 12

Décoration

  • Numéros de standqté 20
  • Panneau d’accueil
  • Panneaux de directionqté 8
  • Panneaux indicateursqté 6
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Vases en plastiqueqté 12
  • Décoration de tableqté 20

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 8
  • Lampes LEDqté 12
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8

Équipement

  • Terminaux de paiementqté 2
  • Caissesqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Bouilloiresqté 2
  • Machines à caféqté 2
  • Microphone à main
  • Enceinte Bluetooth
  • Batteries externesqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 80
  • Verres à boireqté 100
  • Assiettesqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Cuillères à caféqté 80
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 4
  • Thermosqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteauxqté 6
  • Ciseauxqté 8
  • Pinces de serviceqté 6
  • Verres doseursqté 2
  • Ouvre-bouteillesqté 4
  • Pains de glaceqté 20

Présentation

  • Chevaletsqté 30
  • Cadres photoqté 20
  • Panneaux d'affichageqté 12
  • Presse-papiersqté 20
  • Panneaux d’affichageqté 8
  • Bacs en plastiqueqté 20
  • Présentoirs à filqté 12
  • Présentoirs d'étalageqté 12

Vente

  • Étiquettes de prixqté 250
  • Sacs en papierqté 150
  • Rouleaux de papier cadeauqté 4
  • Rouleaux de ruban d’emballageqté 6
  • Rouleaux d'autocollantsqté 4
  • Rouleaux de tickets de caisseqté 10
  • Plateaux pour espècesqté 4
  • Stylosqté 30
  • Blocs-notesqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Aspirateur
  • Balaiqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

  • Goulottes de câblesqté 12
  • Ruban de balisageqté 4
  • Tapis antidérapantsqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et les horaires avant de contacter les artistes, puis vérifiez rapidement les autorisations nécessaires auprès du lieu ou de la commune. Cela évite de lancer les inscriptions avec des informations encore incertaines.
  • Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines à l’avance et fixez une date de clôture. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, le type d’œuvres présenté et le matériel particulier que chaque artiste apporte.
  • Attribuez les emplacements avant d’envoyer les informations finales. Préparez un plan avec un numéro par stand et transmettez-le aux participants au moins 7 jours avant l’ouverture.
  • Organisez l’arrivée du matériel en prévoyant une plage de montage d’au moins 2 heures. Les tentes, tables, chaises, éclairages, rallonges et panneaux doivent être installés avant le déchargement des œuvres.
  • Confirmez les artistes par téléphone dans les derniers jours et gardez une solution pour les paiements et la petite caisse. Vérifiez notamment les terminaux, les batteries externes, l’argent liquide, les boissons et les tasses avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de l’art ?
Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et fixez les horaires, puis lancez les invitations et les inscriptions afin de conserver au moins 3 semaines pour traiter les réponses.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de l’art ?
Prévoyez au minimum 2 heures pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, installer les panneaux et vérifier l’éclairage. Ajoutez 30 minutes de marge si les œuvres arrivent en plusieurs livraisons.
Quand envoyer les informations aux artistes participants ?
Envoyez le plan des stands, les horaires d’arrivée, les consignes de déchargement et les informations pratiques 7 à 10 jours avant l’événement. Faites ensuite une confirmation téléphonique dans les 48 dernières heures.
Que faut-il prévoir pour les paiements sur un marché de l’art ?
Prévoyez au moins un terminal de paiement par zone de vente, des batteries externes et une petite caisse en espèces. Testez les terminaux et rechargez les batteries la veille, puis retirez l’argent liquide avant l’arrivée des artistes.

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