Kunstmarkt organiseren: complete checklist

Een kunstmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke planning voor deelnemers, standplaatsen en de opbouw. Leg eerst datum, openingstijden en locatie vast en controleer daarna welke vergunningen nodig zijn. Geef kunstenaars ruim de tijd om zich aan te melden, zodat je de indeling en deelnemersinformatie op tijd kunt afronden. In de laatste week regel je catering, boodschappen, betalingen en een bevestiging per telefoon. Op de dag zelf draait alles om duidelijke standnummers, routeborden en een opbouw die vóór de ontvangst van de kunstenaars klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Contant geld opnemen
Kunstenaars telefonisch bevestigen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Kunstwerken uitladen
4 personen
Kunstwerken uitstallen
8 personen
Prijskaartjes plaatsen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Verkoopbetalingen verwerken
3 personen
Cadeauverpakkingen verzorgen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Eindsignaal aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Kunstwerken inpakken
8 personen
Kunstwerken uitladen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 26
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Decoratie

Standnummersaantal 20
Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Kunststof vazenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassa'saantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmicrofoon
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Openersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Presentatie

Schildersezelsaantal 30
Fotolijstenaantal 20
Displaypanelenaantal 12
Klembordenaantal 20
Prikbordenaantal 8
Kunststof bakkenaantal 20
Draaddisplaysaantal 12
Etalagestandaardsaantal 12

Verkoop

Prijskaartjesaantal 250
Papieren draagtassenaantal 150
Cadeaupapierrollenaantal 4
Inpaklintrollenaantal 6
Stickerrollenaantal 4
Kassabonnenrollenaantal 10
Contantgeldbakjesaantal 4
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

Kabelgotenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer het aanmeldformulier zodra datum en locatie vaststaan. Sluit de inschrijving bij voorkeur 2 tot 3 weken voor de kunstmarkt, zodat je deelnemerslijst, standindeling en informatiebrief nog rustig kunt maken.
Maak de standindeling nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Reserveer bij afwijkende formaten extra ruimte en stuur iedere deelnemer uiterlijk 7 dagen vooraf het standnummer, de aanrijroute en het opbouwtijdstip.
Bevestig de deelname telefonisch in de laatste week. Controleer daarbij meteen aankomsttijd, benodigde tafelruimte en eventuele dieetwensen; zo voorkom je lege plaatsen en onjuiste catering op de marktdag.
Plan de opbouw vóór de ontvangst van de kunstenaars. Zet partytenten, marktkramen, klaptafels, stoelen, standnummers en routeborden eerst klaar en test verlichting, stekkerdozen en verlengkabels voordat kunstwerken worden uitgeladen.
Regel betalingen en stroom niet op het laatste moment. Neem contant geld op en test betaalterminals en kassa's uiterlijk één dag vooraf; laad powerbanks op en leg per stand of verkooppunt vast wie de betaling afhandelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en uitnodigingen. Plan de inschrijving zo dat je uiterlijk 2 tot 3 weken voor de markt de standindeling kunt maken.
Wanneer moet ik kunstenaars uitnodigen voor een kunstmarkt?: Stuur de uitnodiging idealiter 6 tot 8 weken voor de marktdatum. Geef na de sluiting van het aanmeldformulier binnen 3 dagen duidelijkheid over deelname en standplaats.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kunstmarkt?: Reken voor een opstelling met partytenten, kramen, tafels, bewegwijzering en verlichting op minimaal 2 tot 3 uur. Laat de opbouw minstens 30 minuten vóór de aankomst van de eerste kunstenaar klaar zijn.
Wanneer bestel je catering voor een kunstmarkt?: Bestel de catering 7 tot 10 dagen vooraf, nadat het aantal deelnemers en de verwachte bezoekersaantallen zijn gecontroleerd. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week voor de markt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.