Kunstfestival: Einkaufsliste und Bedarf planen

Für ein Kunstfestival brauchst du mehr als Getränke und Ausstellungsmaterial. Neben Tischen, Stühlen und Ausstellungswänden müssen Technik, Geschirr, Workshopbedarf und klare Beschilderung rechtzeitig bereitstehen. Plane Verbrauchsmaterialien anhand der angemeldeten Gäste und reserviere größere Ausstattung früh, besonders Zelte, Podeste und Präsentationstechnik. Diese Einkaufsliste hilft dir, den Bedarf für Ausstellung, Workshops und Verpflegung systematisch zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
AusstellungswändeAnz. 12
PodesteAnz. 10
TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 18

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
MikrofoneAnz. 3
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
KabelkanäleAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ScherenAnz. 6
MessbecherAnz. 2

Dekoration

GirlandenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6
WegweiserAnz. 16
BilderrahmenAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 10

Workshopmaterial

LeinwändeAnz. 80
ZeichenpapierAnz. 300
AquarellpapierAnz. 100
MalerpalettenAnz. 40
PinselsetsAnz. 40
FarbpalettenAnz. 30
TonrollenAnz. 20
LinolschneidesetsAnz. 15
FarbrollenAnz. 15
SchutzschürzenAnz. 40
SchneidemattenAnz. 15
ArbeitstischlampenAnz. 6
AbdeckfolieAnz. 6
TrockengestelleAnz. 6
KünstlermappenAnz. 20

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stillwasser - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißbier - 48 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 12 kilo
- Mini-Quiches - 120 Stück
- Gemüsefrikadellen - 100 Stück
- Falafelbällchen - 100 Stück
- Wraps - 80 Stück
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Geräuchertes Hähnchen - 2 Kilo
- Gegrilltes Gemüse - 3 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Gurken - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Baguettes - 20 Stück
- Cracker - 12 Packungen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Nussmix - 4 Kilo
- Popcorn - 3 Kilo
- Brownies - 120 Stück
- Zitronenkuchen - 6 Stück
- Vegane Kekse - 8 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Pfeffer - 250 Gramm
- Servietten - 500 Stück
- Papiertücher - 12 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 36 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Flüssige Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Holzrührstäbchen - 300 Stück
- Papierstrohhalme - 200 Stück
- Etiketten für Ernährungswünsche - 100 Stück

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens einen wiederverwendbaren Becher und bei einem Empfang zwei bis drei Getränke im ersten Stunde ein. Stelle zusätzlich Wasser für Workshops und Ausstellungsbereiche bereit.
Prüfe die Technik mindestens 7 Tage vor dem Festival: Soundsystem, Mikrofone, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand müssen zusammen funktionieren. Rechne pro technischem Gerät mit einem passenden Verlängerungskabel und sichere Kabel mit Kabelkanälen.
Bestelle Ausstellungswände, Podeste, Tische und Stühle nicht erst am Aufbautag. Kläre spätestens 2 Wochen vorher, wie viele Werke, Workshopplätze und Sitzplätze tatsächlich eingeplant sind.
Für Kaffee und Tee werden Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen oft zu spät organisiert. Stelle pro 10 bis 15 Gäste eine Heißgetränkestation oder ausreichend Nachfüllkapazität bereit.
Beschriftungen, Namensschilder und Programmhefte gehören vor dem Aufbau fertig vorbereitet. Drucke mindestens 10 Prozent mehr Exemplare als die erwartete Besucherzahl und halte Ersatzetiketten für Änderungen bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Kunstfestival?: Du brauchst Ausstattung für Ausstellung und Workshops, darunter Ausstellungswände, Podeste, Tische und Stühle. Ergänze Geschirr, Getränke, Kaffeemaschinen, Technik sowie Beschilderung und Programmhefte.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Kunstfestival?: Plane mindestens ein Trinkgefäß pro angemeldeter Person und bei längeren Veranstaltungen zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve. Bei Essen brauchst du pro Person einen Teller sowie je eine Gabel, ein Messer und einen Löffel.
Wie viele Getränke sollte ich für ein Kunstfestival kaufen?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, danach ungefähr einem Getränk je weiterer Stunde. Kaufe zusätzlich mindestens 10 Prozent Reserve und stelle Wasser unabhängig vom übrigen Angebot bereit.
Wann muss ich die Technik für ein Kunstfestival organisieren?: Reserviere Soundsystem, Mikrofone, Beamer und Leinwand mindestens 2 Wochen vorher. Prüfe alle Geräte und Kabel spätestens 7 Tage vor Beginn gemeinsam mit dem Festivalprogramm.

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