Checkliste für die Organisation einer Kunstausstellung

Eine Kunstausstellung steht und fällt mit genauer Planung: Raum, Werke, Versicherung und Einladungen müssen früh feststehen. Kurz vor der Eröffnung entscheidet der Aufbau, ob Bilder sicher hängen, Skulpturen stabil stehen und Besucher sich zurechtfinden. Plane außerdem Zeit für Zustandskontrollen, Beleuchtung, Beschriftungen und ein Briefing des Empfangsteams ein. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung und zeigt, was am Ausstellungstag oft zu spät erledigt wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Veranstaltungsort und Saal reservieren
Künstler und Werke bestätigen
2 Personen
Ausstellungsversicherung prüfen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Öffnungszeiten veröffentlichen
Liste der Kunstwerke prüfen
2 Personen
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Werbeetiketten und Preislisten erstellen
Wege- und Hausordnungsschilder erstellen
Catering und Getränke einkaufen
2 Personen
Kunstwerke sicher transportieren
3 Personen
Kunstwerke auf Zustand prüfen
2 Personen
Saal reinigen
2 Personen
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
Skulpturen und Sockel aufstellen
3 Personen
Beleuchtung auf Kunstwerke richten
2 Personen
Etiketten und Wegweiser anbringen
2 Personen
Empfangs- und Garderobentisch aufstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben

Event

Besucher empfangen und registrieren
3 Personen
Garderobe verwalten
Künstler und Eingeladene begleiten
2 Personen
Eröffnungsrede halten
2 Personen
Führungen begleiten
2 Personen
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
Galerieraum kontrollieren
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
Möbel abbauen
2 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
Geschirr und Geräte reinigen
2 Personen
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
Saal und Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 2
Hohe StehtischeAnz. 6
StühleAnz. 24
GarderobenständerAnz. 2
PodesteAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Drucker
Kartenterminal
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

Gerahmte InfotafelnAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
KunstblumenarrangementsAnz. 6
NamensschildhalterAnz. 10
GarderobennummernAnz. 100

Kunstmaterial

AufhängeschienenAnz. 20
AufhängehakenAnz. 40
StahlseileAnz. 40
WanddübelAnz. 50
SchraubenAnz. 100
LuftpolsterfolieAnz. 2
UmzugsdeckenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 6
MessbänderAnz. 2
WasserwaagenAnz. 2
AkkuschrauberAnz. 2
AbdeckbandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
UntertassenAnz. 60
TortenplattenAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Catering

Einkäufe
Kühlboxen mit KühlelementenAnz. 3
GetränkespenderAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4

Registrierung

Gästebuch
StifteAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 100
GarderobenmarkenAnz. 100
QR-Code-KartenAnz. 20

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
Sanitäre HandschuheAnz. 4

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 4
KabelkanäleAnz. 10
WarnschilderAnz. 4

Tipps

Bestätige Künstler, Werke und Versicherungsumfang mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Eröffnung. Eine einfache Liste mit Werkname, Format, Zustand und vorgesehenem Platz verhindert Rückfragen beim Aufbau.
Veröffentliche Öffnungszeiten und Programm spätestens 2 Wochen vorher zusammen mit den Einladungen. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und notiere Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung für das Catering.
Plane für den Aufbau einen vollständigen Arbeitstag ein. Zuerst werden Raumaufteilung, Wege und Podeste festgelegt, danach Kunstwerke aufgehängt, Skulpturen aufgestellt, Beleuchtung ausgerichtet und Etiketten angebracht.
Prüfe jedes Werk direkt nach dem Transport auf Schäden und fotografiere den Zustand. Luftpolsterfolie, Umzugsdecken und Arbeitshandschuhe sollten beim Auspacken bereitliegen, nicht erst am Eröffnungstag besorgt werden.
Stelle Empfang, Garderobe und Getränke mindestens 2 Stunden vor Einlass fertig. Kühle Getränke rechtzeitig, richte Kaffee und Tee ein und briefe das Empfangsteam zu Anmeldungen, Hausordnung, Wegen und Ansprechpartnern.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Kunstausstellung planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Eröffnung. Raum, Künstler, Werke, Versicherung und Einladungen brauchen deutlich mehr Vorlauf als der eigentliche Aufbau.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kunstausstellung?: Plane mindestens 6 Stunden für einen kleinen bis mittleren Ausstellungsraum ein. Bei vielen Werken oder mehreren Skulpturen ist ein kompletter Aufbautag mit mindestens zwei Personen realistischer.
Wann sollte man Einladungen für eine Kunstausstellung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Eröffnung. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit Empfang und Catering planbar bleiben.
Was muss am Tag der Vernissage zuerst erledigt werden?: Zuerst werden Raum, Wege und Sicherheitsabstände geprüft, danach Beleuchtung, Beschriftungen und Empfang aufgebaut. Getränke, Snacks, Kaffee und Tee sollten spätestens 2 Stunden vor Einlass bereitstehen.

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