Eine Kunstausstellung organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einer Kunstausstellung beginnt die Arbeit nicht mit dem Aufhängen, sondern mit einer verbindlichen Auswahl der Künstler und Werke. Danach folgen Ort, Datum, Ausstellungsplan, Leihverträge, Versicherung und der Transport. Erst wenn Werkdaten, Preise und Biografien vollständig sind, lohnen sich Etiketten, Einladungen und Drucksachen. Plane außerdem genug Zeit für die Hängung, Beschilderung und eine technische Zahlungsprobe ein – diese Punkte werden kurz vor der Eröffnung besonders häufig vergessen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Künstler und Werke auswählen
2 Personen
2
Teilnehmende Künstler bestätigen
3
Ort und Datum festlegen
2 Personen
4
Ausstellungsplan ausarbeiten
2 Personen
5
Plan für Arbeiten erstellen
2 Personen
6
Biografien sammeln
7
Arbeitsdaten und Preise sammeln
8
Transport der Werke abstimmen
2 Personen
9
Darlehensverträge unterzeichnen
2 Personen
10
Versicherungsschutz bestätigen
11
Werbetext schreiben
12
Einladungen gestalten
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Online-Veröffentlichungszeit
17
Eröffnungstext schreiben
18
Eröffnung durch den Redner bestätigen
19
Drucksachen anfertigen lassen
20
Werketiketten vorbereiten
2 Personen
21
Wegweiser und Raumschilder erstellen
22
Reservierungen vornehmen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Cateringbestellung aufgeben
25
Zahlungsmöglichkeiten vorbereiten
2 Personen
26
Künstler über den Aufbau informieren
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Arbeiten und Materialien entgegennehmen
3 Personen
29
Werke auf Schäden prüfen
2 Personen
30
Arbeiten erfassen
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
32
Ausstellungswände und Sockel aufstellen
3 Personen
33
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
34
Arbeitsausweise aufhängen
2 Personen
35
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
36
Eingang und Route markieren
2 Personen
37
Kataloge und Flyer bereitlegen
2 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
41
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
42
Verkaufstisch einrichten
2 Personen
43
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen

Event

44
Besucher empfangen
2 Personen
45
Besucher registrieren
2 Personen
46
Künstler und Werke vorstellen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Wein und Saft servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Geschirr sammeln
2 Personen
52
Räume und Kunstwerke bewachen
2 Personen
53
Verkäufe und Zahlungen erfassen
2 Personen
54
Eröffnungsrede begleiten
2 Personen
55
Fotos von der Ausstellung machen
56
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

57
Kasse und Unterlagen sichern
2 Personen
58
Kunstwerke sorgfältig verpacken
4 Personen
59
Werke an Künstler übergeben
3 Personen
60
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
61
Mobiliar abbauen
3 Personen
62
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
63
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
64
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
65
Räume reinigen
3 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Vorräte zählen und aufbewahren
2 Personen
68
Verkaufsdaten erfassen
69
Verkaufserlös sicher verstauen
2 Personen
70
Fotos und Dokumente archivieren
71
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
PodesteAnz. 8
AusstellungswändeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Präsentation

BilderrahmenAnz. 30
AufhängeschienenAnz. 12
AufhängehakenAnz. 60
StahlseileAnz. 60
WerketikettenAnz. 40
InfotafelnAnz. 6
KataloghalterAnz. 4
Besucherbuch
StifteAnz. 12
KlebestiftAnz. 4
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
MaßbandAnz. 2
WasserwaageAnz. 2
HammerAnz. 2
SchraubendrehersatzAnz. 2
ZangenAnz. 2
UmzugsdeckenAnz. 20
LuftpolsterfolieAnz. 2
UmzugskartonsAnz. 20

Ausstattung

Kartenterminal
TabletAnz. 2
LadegeräteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MobiltelefonAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
StimmungsleuchtenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

WeingläserAnz. 50
WassergläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 30
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServiertablettsAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
KaraffeAnz. 4
SpülwanneAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
FotohalterAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
SchwämmeAnz. 6
GummihandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Künstler, Werke, Ort und Datum zuerst verbindlich fest. Sammle anschließend pro Werk Titel, Maße, Technik und Preis; fehlende Angaben bremsen später Etiketten, Katalog und Online-Veröffentlichung.
Unterschreibe Leihverträge und bestätige den Versicherungsschutz, bevor die Arbeiten transportiert werden. Vereinbare für Anlieferung, Rückgabe und Verpackung konkrete Termine und Zuständigkeiten.
Erstelle den Ausstellungsplan vor dem Aufbau und prüfe ihn im Raum mit Maßband und Wasserwaage. Plane auch Wegeweiser, Raumschilder und ausreichend Platz zwischen den Werken ein.
Verschicke Einladungen erst, wenn Eröffnungstext, Redner und Veröffentlichungszeit feststehen. Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor der Cateringbestellung.
Teste Kartenterminal, Tablet, Ladegeräte und Verlängerungskabel vor der Eröffnung gemeinsam. Lege außerdem Etiketten, Aufhängehaken, Stahlseile, Werkzeug und Verpackungsmaterial am Aufbautag an einem festen Platz bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Kunstausstellung organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung. In dieser Zeit lassen sich Künstler bestätigen, Verträge und Versicherungen klären, Drucksachen anfertigen und der Transport planen.
Wann müssen die Werke für eine Ausstellung feststehen?: Die Auswahl sollte spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Eröffnung verbindlich sein. Für Etiketten, Biografien, Preise, Katalog und Ausstellungsplan brauchst du anschließend noch mehrere Arbeitstage.
Wie viele Tage braucht der Aufbau einer Kunstausstellung?: Für eine kleine Ausstellung solltest du mindestens einen vollen Aufbautag einplanen, bei vielen Werken besser zwei. Hängung, Beschilderung, Beleuchtung, Reinigung und eine abschließende Kontrolle dauern meist länger als erwartet.
Wann verschickt man Einladungen zu einer Kunstausstellung?: Verschicke Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Eröffnung. Bitte um Rückmeldung bis ungefähr 7 Tage vorher, damit Catering und Sitz- oder Stehbereiche passend vorbereitet werden können.

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