Organiser une exposition d’art, étape par étape

Une exposition d’art se prépare d’abord sur le papier, avant l’accrochage. Commencez par confirmer les artistes, les œuvres, le lieu et la date, puis verrouillez les prêts, l’assurance et le transport. Le plan de salle vient ensuite, avec les textes, les étiquettes, les invitations et l’organisation du vernissage. Cette méthode vous aide à éviter les œuvres non assurées, les informations manquantes et les impressions commandées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Sélectionner les artistes et les œuvres
2 personnes
2
Confirmer les artistes participants
3
Définir le lieu et la date
2 personnes
4
Élaborer le plan d’exposition
2 personnes
5
Créer le plan des œuvres
2 personnes
6
Rassembler les biographies
7
Rassembler les données de travail et les prix
8
Organiser le transport des œuvres
2 personnes
9
Signer les contrats de prêt
2 personnes
10
Confirmer la couverture d'assurance
11
Rédiger le texte promotionnel
12
Concevoir les invitations
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Publier l’heure d’ouverture en ligne
17
Rédiger le texte d'ouverture
18
Confirmer l'ouverture par l'orateur
19
Faire réaliser les imprimés
20
Préparer les étiquettes des œuvres
2 personnes
21
Créer les panneaux de route et de salle
22
Faire les réservations
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Passer la commande traiteur
25
Préparer les moyens de paiement
2 personnes
26
Informer les artistes du montage
27
Faire les courses
2 personnes
28
Recevoir les travaux et le matériel
3 personnes
29
Vérifier les œuvres pour détecter les dommages
2 personnes
30
Enregistrer les heures de travail
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
3 personnes
32
Installer les cloisons d’exposition et les socles
3 personnes
33
Accrocher les œuvres
4 personnes
34
Installer les badges de travail
2 personnes
35
Orienter l'éclairage
2 personnes
36
Marquer l’entrée et l’itinéraire
2 personnes
37
Préparer les catalogues et les flyers
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Installer le point café et thé
2 personnes
41
Installer la table d'inscription
2 personnes
42
Aménager la table de vente
2 personnes
43
Contrôler les salles et les toilettes
2 personnes

Événement

44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
46
Présenter les artistes et les œuvres
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir du vin et du jus
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle
2 personnes
52
Surveiller les salles et les œuvres
2 personnes
53
Enregistrer les ventes et les paiements
2 personnes
54
Présenter le discours d'ouverture
2 personnes
55
Prendre des photos de l'exposition
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

57
Sécuriser la caisse et les documents
2 personnes
58
Emballer soigneusement les œuvres d'art
4 personnes
59
Remettre les œuvres aux artistes
3 personnes
60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
61
Démonter le mobilier
3 personnes
62
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
63
Laver la vaisselle et la verrerie
2 personnes
64
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
65
Nettoyer les salles
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Compter et ranger le stock
2 personnes
68
Enregistrer les données de vente
69
Mettre le produit de la vente en lieu sûr
2 personnes
70
Archiver les photos et les documents
71
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Soclesqté 8
Murs d’expositionqté 6
Porte-manteauxqté 2

Présentation

Cadres photoqté 30
Rails de suspensionqté 12
Crochets de suspensionqté 60
Câbles en acierqté 60
Étiquettes de travailqté 40
Panneaux d'informationqté 6
Porte-cataloguesqté 4
Livre d'or
Stylosqté 12
Pâte adhésiveqté 4
Ruban adhésif double faceqté 4
Mètre rubanqté 2
Niveau à bulleqté 2
Marteauqté 2
Jeu de tournevisqté 2
Pincesqté 2
Couvertures de déménagementqté 20
Film à bullesqté 2
Cartons de déménagementqté 20

Équipement

Terminal de paiement
Tabletteqté 2
Chargeursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphone mobileqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes d'ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à vinqté 50
Verres à eauqté 50
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces de serviceqté 6
Carafeqté 4
Bac à vaisselleqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Support photoqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Épongesqté 6
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les artistes, les œuvres et les prix au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Demandez aussi les biographies et les données techniques dans un format unique, afin de préparer les étiquettes sans relance de dernière minute.
Établissez le plan d’exposition avant de commander les socles, murs, rails et câbles. Mesurez chaque mur et prévoyez une circulation dégagée d’environ 1 mètre pour éviter de déplacer les œuvres le jour du montage.
Traitez le transport et les contrats de prêt séparément pour chaque œuvre. Vérifiez la couverture d’assurance avant le départ des pièces et gardez les couvertures, le film à bulles et les cartons disponibles jusqu’à la fin du démontage.
Préparez les supports imprimés au moins 10 jours avant le vernissage. Les étiquettes, panneaux de salle, plans, invitations et textes d’ouverture doivent être relus avec les noms, titres, dimensions et prix définitifs.
Pour le vernissage, fixez l’heure d’ouverture et le rôle de l’orateur au moins 2 semaines à l’avance. Comptez les inscriptions, recueillez les besoins alimentaires et testez le terminal de paiement, la tablette, les chargeurs et les rallonges la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition d’art ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour une exposition avec plusieurs artistes. Ce délai permet de confirmer les œuvres, signer les prêts, organiser l’assurance et le transport, puis produire les supports imprimés.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une exposition ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant le vernissage. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant l’événement pour connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour l’accrochage d’une exposition ?: Préparez les rails, crochets, câbles en acier, niveau à bulle, mètre ruban, marteau, tournevis et pinces. Faites un montage test au moins 24 heures avant l’ouverture afin de corriger les hauteurs et l’ordre des œuvres.
Quand vérifier l’assurance des œuvres prêtées ?: Vérifiez la couverture d’assurance avant de confirmer le transport, idéalement 4 à 6 semaines avant l’exposition. Conservez les contrats de prêt, la liste des œuvres et les valeurs déclarées dans un même dossier.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.