Zo organiseer je een kunstexpositie zonder last-minute problemen

Begin niet met de opening, maar met de werken, de ruimte en de afspraken met kunstenaars. Leg eerst datum en locatie vast en maak daarna een expositieplan met plattegrond, transport en verzekering. Verzamel werkgegevens, biografieën en prijzen voordat je labels, promotie en uitnodigingen laat maken. Plan de opbouw ruim vóór de opening, zodat ophangrails, sokkels, verlichting en betaalmogelijkheden nog getest kunnen worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kunstenaars en werken selecteren
2 personen
2
Deelnemende kunstenaars bevestigen
3
Locatie en datum vastleggen
2 personen
4
Expositieplan uitwerken
2 personen
5
Plattegrond voor werken maken
2 personen
6
Biografieën verzamelen
7
Werkgegevens en prijzen verzamelen
8
Transport van werken afspreken
2 personen
9
Leningsovereenkomsten ondertekenen
2 personen
10
Verzekeringsdekking bevestigen
11
Promotietekst schrijven
12
Uitnodigingen ontwerpen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Openingstijd online publiceren
17
Openingstekst schrijven
18
Opening door spreker bevestigen
19
Drukwerk laten maken
20
Werklabels voorbereiden
2 personen
21
Route- en zaalbordjes maken
22
Reserveringen maken
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Cateringbestelling plaatsen
25
Betaalmogelijkheden voorbereiden
2 personen
26
Kunstenaars informeren over opbouw
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Werken en materialen ontvangen
3 personen
29
Werken controleren op schade
2 personen
30
Werken registreren
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
32
Expositiewanden en sokkels plaatsen
3 personen
33
Kunstwerken ophangen
4 personen
34
Werklabels ophangen
2 personen
35
Verlichting richten
2 personen
36
Entree en route markeren
2 personen
37
Catalogi en flyers klaarleggen
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
41
Registratietafel inrichten
2 personen
42
Verkooptafel inrichten
2 personen
43
Zalen en toiletten controleren
2 personen

Event

44
Bezoekers ontvangen
2 personen
45
Bezoekers registreren
2 personen
46
Kunstenaars en werken toelichten
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Wijn en sap serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Servies verzamelen
2 personen
52
Zalen en kunst bewaken
2 personen
53
Verkoop en betalingen registreren
2 personen
54
Openingstoespraak begeleiden
2 personen
55
Foto's van de expositie maken
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

57
Kassa en documenten veiligstellen
2 personen
58
Kunstwerken zorgvuldig verpakken
4 personen
59
Werken aan kunstenaars overdragen
3 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Meubilair afbouwen
3 personen
62
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
63
Servies en glaswerk afwassen
2 personen
64
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
65
Zalen schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Voorraad tellen en opbergen
2 personen
68
Verkoopgegevens vastleggen
69
Verkoopopbrengst veilig opbergen
2 personen
70
Foto's en documenten archiveren
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Sokkelsaantal 8
Expositiewandenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Presentatie

Fotolijstenaantal 30
Ophangrailsaantal 12
Ophanghakenaantal 60
Staalkabelsaantal 60
Werklabelsaantal 40
Informatiebordenaantal 6
Catalogushoudersaantal 4
Bezoekersboek
Pennenaantal 12
Kleefgumaantal 4
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Rolmaataantal 2
Waterpasaantal 2
Hameraantal 2
Schroevendraaiersetaantal 2
Tangenaantal 2
Verhuisdekensaantal 20
Noppenfolieaantal 2
Verhuisdozenaantal 20

Apparatuur

Betaalterminal
Tabletaantal 2
Opladersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele telefoonaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Sfeerlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Wijnglazenaantal 50
Waterglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Afwasteilaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Fotohouderaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Sponzenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig kunstenaars pas definitief nadat je per werk de titel, afmetingen, techniek, verkoopprijs en transportafspraak hebt vastgelegd. Plan het ophalen of afleveren uiterlijk 1 week vóór de opening, zodat ontbrekende werken niet pas tijdens de opbouw opvallen.
Maak de plattegrond op schaal en houd rondom elk werk minimaal 80 centimeter loopruimte vrij. Markeer vooraf waar expositiewanden, sokkels, tafels, stoelen en informatieborden komen; zo voorkom je dat kabels en publieksroutes elkaar kruisen.
Vraag biografieën, werkteksten en prijzen uiterlijk 3 weken vóór de opening op. Controleer daarna alle namen, bedragen en spelling één keer gezamenlijk voordat je werklabels, catalogushouders en drukwerk laat maken.
Regel leningsovereenkomsten en verzekeringsdekking vóór het transport. Leg ook vast wie schade meldt en wie het werk terugbrengt; gebruik verhuisdekens, noppenfolie en verhuisdozen alleen volgens de gemaakte transportafspraken.
Test betaalterminal, tablet, opladers en mobiele verbinding vóór de opening en houd een alternatief betaalproces klaar. Tel catering per bevestigd aantal aanmeldingen, verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en zet routebordjes en werklabels tijdens de laatste opbouwronde op hun definitieve plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstexpositie organiseren?: Reken op minimaal 8 weken voor een kleine expositie en langer als meerdere kunstenaars deelnemen. Plan locatie, datum, kunstenaars en verzekeringsafspraken in de eerste 2 weken; houd de laatste week vrij voor transport, opbouw en controles.
Wanneer moet je kunstenaars en werken voor een expositie bevestigen?: Bevestig deelnemers uiterlijk 6 weken vóór de opening en leg per werk de afmetingen, prijs en transport vast. Vraag biografieën en werkgegevens uiterlijk 3 weken vooraf op, zodat labels en promotietekst op tijd klaar zijn.
Wanneer regel je transport en verzekering voor kunstwerken?: Leg transport en leningsovereenkomsten minimaal 3 weken vóór de opening vast. Bevestig de verzekeringsdekking vóórdat een werk wordt opgehaald of afgeleverd en plan de levering uiterlijk 1 week voor de opbouw.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kunstexpositie?: Plan minimaal 1 volledige dag voor een kleine expositie en 2 dagen bij meerdere zalen of veel werken. Hang eerst de werken en plaats daarna labels, informatieborden, stoelen, catering en betaalapparatuur; reserveer de laatste 2 uur voor een veiligheids- en spellingcontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.