Checklist para organizar una exposición de arte sin imprevistos
Organizar una exposición de arte exige coordinar obras, sala, artistas, público y equipo técnico en un orden preciso. Esta checklist reúne 42 tareas y 61 elementos para que puedas avanzar desde la reserva del espacio hasta la recepción de los visitantes. Incluye los puntos que suelen quedarse para el último momento: seguro, transporte, etiquetas, iluminación, cobros y briefing del equipo. Úsala como guía de trabajo y ajusta los plazos al tamaño de la exposición.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sede y la sala
Confirmar artistas y obras
2 personas
Comprobar el seguro de la exposición
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa y los horarios de apertura
Comprobar la lista de obras
2 personas
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Crear etiquetas de trabajo y listas de precios
Hacer carteles de ruta y normas de la casa
Comprar catering y bebidas
2 personas
Transportar las obras de arte con seguridad
3 personas
Verificar el estado de las obras de arte
2 personas
Limpiar la sala
2 personas
Colgar obras de arte
3 personas
Colocar esculturas y pedestales
3 personas
Dirigir la iluminación hacia las obras de arte
2 personas
Colocar etiquetas y señales de ruta
2 personas
Montar mesa de recepción y guardarropa
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
Evento
Recibir y registrar a los visitantes
3 personas
Gestionar el guardarropa
Acompañar a los artistas y a los invitados
2 personas
Dar el discurso de apertura
2 personas
Guiar visitas
2 personas
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
Reponer bebidas y aperitivos
2 personas
Comprobar el espacio de la galería
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Empaquetar las obras de arte de forma segura
3 personas
Devolver las obras de arte
3 personas
Desmontar el mobiliario
2 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Limpiar la vajilla y el equipo
2 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Limpiar la sala y los baños
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de recepcióncant. 2
- Mesas altas tipo cóctelcant. 6
- Sillascant. 24
- Percheroscant. 2
- Pedestalescant. 8
- Postes separadorescant. 6
Equipo
- Portátil
- Impresora
- Terminal de pago
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Paneles de información enmarcadoscant. 6
- Mantelescant. 8
- Arreglos florales artificialescant. 6
- Portanombrescant. 10
- Números de guardarropacant. 100
Material de arte
- Carriles de suspensióncant. 20
- Ganchos para colgarcant. 40
- Cables de acerocant. 40
- Tacos de paredcant. 50
- Tornilloscant. 100
- Plástico de burbujascant. 2
- Mantas de mudanzacant. 12
- Guantes de trabajocant. 6
- Cintas métricascant. 2
- Niveles de burbujacant. 2
- Taladros de bateríacant. 2
- Cinta de pintorcant. 6
- Bridascant. 100
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Platilloscant. 60
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
- Jarrascant. 8
Catering
- Compras
- Neveras con acumuladores de fríocant. 3
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Termoscant. 6
- Abrebotellascant. 4
Registro
- Libro de visitas
- Bolígrafoscant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Etiquetas de guardarropacant. 100
- Tarjetas con código QRcant. 20
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes sanitarioscant. 4
Seguridad
- Alfombrillas antideslizantescant. 4
- Canaletas para cablescant. 10
- Señales de advertenciacant. 4
Consejos
- Cierra la lista de obras antes de diseñar la distribución de la sala. Reserva tiempo para medir paredes, pasillos y zonas de circulación, y decide dónde irán las esculturas y los pedestales antes de transportar nada.
- No dejes el seguro para la semana de apertura. Comprueba por escrito qué cubre durante el transporte, el montaje y los días de exposición, y verifica el estado de cada obra al recibirla.
- Prepara etiquetas, listas de precios, carteles de ruta y normas de la casa antes del montaje final. Imprime copias de reserva y deja una versión digital en el portátil por si cambia una obra o su ubicación.
- Programa el montaje con margen para probar la iluminación. Los focos LED, cables alargadores y regletas deben estar colocados y asegurados antes de colgar las obras, para evitar mover piezas ya instaladas.
- Calcula la recepción como una operación independiente: coloca mesa, guardarropa, terminal de pago, bebidas, café y aperitivos, y haz un briefing al equipo al menos 60 minutos antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición de arte?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar la sala, confirmar artistas, revisar el seguro y enviar invitaciones. Reserva los últimos 3 días para transporte, montaje, iluminación y comprobaciones finales.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una exposición de arte?
- Para una exposición de tamaño medio, calcula entre 6 y 8 horas de montaje, más 2 horas para ajustar la iluminación y revisar etiquetas. Añade al menos medio día de margen si participan varias obras frágiles o esculturas pesadas.
- ¿Qué hay que preparar para la inauguración de una exposición?
- Prepara la mesa de recepción, guardarropa, acreditaciones, terminal de pago, programa, bebidas, café, té y aperitivos. El equipo debe recibir un briefing 60 minutos antes de la apertura y conocer las obras, los horarios y las normas de la sala.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos necesito para una exposición?
- Para una recepción de 2 horas, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por persona después. Prepara entre 4 y 6 aperitivos por invitado y aumenta la cantidad si no habrá otra comida.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!