So organisierst du eine Kunstauktion Schritt für Schritt

Bei einer Kunstauktion entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Abend. Lege zuerst Datum, Ort und Regeln fest, bevor du Künstler ansprichst und Werke annimmst. Danach folgen Registrierung, Startpreise, Fotos und Katalog, während Einladungen, Catering und Technik parallel vorbereitet werden. In den letzten Tagen brauchst du vor allem klare Losnummern, Formulare, Zahlungsabläufe und einen getesteten Ablauf für Auktionator und Team.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Auktionsdatum und -ort festlegen
2 Personen
2
Auktionsregeln aufstellen
2 Personen
3
Künstler ansprechen
2 Personen
4
Kunstwerke anmelden
2 Personen
5
Kunstwerke registrieren
2 Personen
6
Künstlerinformationen prüfen
7
Startpreise sammeln
2 Personen
8
Kunstwerke fotografieren
2 Personen
9
Katalog zusammenstellen
2 Personen
10
Kunstwerke versichern
11
Einladungen gestalten
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Catering reservieren
16
Technik reservieren
17
Stühle und Tische reservieren
18
Auktionator festlegen
19
Zahlungsart festlegen
2 Personen
20
Zahlungsübersicht erstellen
21
Losnummern zuweisen
2 Personen
22
Loskarten drucken
23
Gebotsformulare drucken
24
Namensschilder drucken
25
Zahlungsformulare drucken
26
Werbung veröffentlichen
27
Anmeldungen bestätigen
28
Cateringmengen berechnen
29
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
30
Kunstwerke abholen
3 Personen
31
Kunstwerke sicher lagern
2 Personen
32
Einkaufen gehen
2 Personen
33
Ort überprüfen
2 Personen

Event

34
Kunstwerke zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
37
Auktionstisch einrichten
2 Personen
38
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
39
Skulpturen aufstellen
3 Personen
40
Loskarten an den Kunstwerken anbringen
2 Personen
41
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
42
Musikanlage anschließen
2 Personen
43
Mikrofon testen
44
Registrierungstheke auffüllen
2 Personen
45
Getränke kalt stellen
2 Personen
46
Snacks vorbereiten
3 Personen
47
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
48
Briefing für das Team am Empfang geben
49
Auktionator briefen
2 Personen
50
Kassenpunkt testen
2 Personen
51
Besucher empfangen
3 Personen
52
Besucher registrieren
3 Personen
53
Kataloge verteilen
2 Personen
54
Kunstwerke erläutern
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Auktion eröffnen
58
Gebote erfassen
3 Personen
59
Versteigerung begleiten
2 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Snacks auffüllen
2 Personen
62
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
63
Kunstwerke sichern
3 Personen
64
Zahlungen abwickeln
3 Personen
65
Einkäufe an Käufer übergeben
3 Personen
66
Unverkaufte Werke beiseitestellen
2 Personen
67
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Abfall sammeln
2 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
2 Personen
72
Geräte ausschalten
2 Personen
73
Location reinigen
3 Personen
74
Kunstwerke zurückbringen
3 Personen
75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
76
Verkaufsübersicht prüfen
2 Personen
77
Erlöse auszahlen
2 Personen
78
Rechnungen versenden
79
Käufern Zahlungserinnerung senden
80
Erlös an den Zweck weiterleiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 110
Empfangstresen
Auktionstisch
PodesteAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
StehtischeAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 120
WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
DesserttellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 100
WasserkaraffenAnz. 12
ChampagnergläserAnz. 120

Ausstattung

Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
KartenterminalAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Kassenschale

Beleuchtung

StehlampenAnz. 6
ScheinwerferAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

Eingangsschild
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 100
Fotowand
BallonbögenAnz. 2
Künstler-SchilderAnz. 40
VasenAnz. 12

Auktionsmaterial

Auktionshammer
AuktionsschilderAnz. 120
GebotsformulareAnz. 150
LoskartenAnz. 60
KatalogeAnz. 130
ZahlungsformulareAnz. 120
BonnenhefteAnz. 4
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 60
BleistifteAnz. 30
MessbänderAnz. 3
HandschuheAnz. 12
LuftpolsterfolieAnz. 4
UmzugsdeckenAnz. 12
KunststoffbehälterAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Auktionsregeln, Zahlungsarten und Zuständigkeiten fest, bevor du Werke annimmst. So sind Mindestgebote, Abholung und Bezahlung für alle Künstler und Gäste eindeutig.
Plane für die Werke einen festen Erfassungsprozess: Künstlerdaten prüfen, jedes Werk registrieren, fotografieren und mit einer Losnummer versehen. Beginne damit spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin.
Schicke den Katalog nicht erst zusammen mit der Einladung. Lass für Korrekturen, fehlende Angaben und Rückfragen mindestens 7 Tage zwischen Katalogabschluss und Versand.
Teste Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Kartenterminal 1 bis 2 Tage vorher am Veranstaltungsort. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Sichtbarkeit der Podeste und Stehlampen.
Richte Empfang und Zahlung getrennt vom Auktionstisch ein. Halte Namensschilder, Gebots-, Zahlungsformulare und eine Zahlungsübersicht bereit, damit die Ausgabe der ersteigerten Werke nicht im Gedränge stockt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstauktion organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstleransprache, Werkregistrierung, Versicherung, Katalog, Einladungen und Technik benötigen mehrere Abstimmungsrunden.
Wann müssen die Kunstwerke für eine Auktion angemeldet sein?: Setze eine verbindliche Frist etwa 4 Wochen vor der Auktion. So bleiben mindestens 2 bis 3 Wochen für Prüfung, Fotografie, Startpreise, Losnummern und Katalog.
Wie viele Formulare braucht man bei einer Kunstauktion?: Plane mindestens Gebotsformulare, Zahlungsformulare und eine Zahlungsübersicht ein; zusätzlich brauchst du Loskarten und Namensschilder. Drucke je Formulartyp etwa 10 Prozent Reserve, damit fehlende oder unleserliche Exemplare nicht den Ablauf bremsen.
Wann sollte die Technik für eine Kunstauktion getestet werden?: Reserviere Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult und Kartenterminal frühzeitig und teste alles 1 bis 2 Tage vor Beginn vor Ort. Ein kurzer Soundcheck direkt vor dem Einlass reicht nicht, um Kabel-, Strom- oder Verbindungsprobleme sicher zu finden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.