Cómo organizar una subasta de arte sin perder el control

Una subasta de arte necesita dos preparativos paralelos: presentar bien las obras y crear un sistema de pujas y pagos que funcione sin pausas. Empieza fijando fecha, lugar y normas; después confirma artistas, registra cada obra y prepara el catálogo. En las semanas finales se concentran las invitaciones, el catering, la técnica y los formularios. El día del evento, recepción, exposición, subasta y cobro deben tener responsables y espacios claramente separados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el lugar de la subasta
2 personas
2
Redactar las normas de la subasta
2 personas
3
Contactar con artistas
2 personas
4
Registrar las obras de arte
2 personas
5
Registrar obras de arte
2 personas
6
Comprobar los datos de los artistas
7
Recoger los premios de salida
2 personas
8
Fotografiar las obras de arte
2 personas
9
Preparar el catálogo
2 personas
10
Asegurar las obras de arte
11
Diseñar invitaciones
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Reservar el catering
16
Reservar técnica
17
Reservar sillas y mesas
18
Contratar al subastador
19
Definir el método de pago
2 personas
20
Hacer un resumen de pagos
21
Asignar números de lote
2 personas
22
Imprimir boletos de la rifa
23
Imprimir los formularios de puja
24
Imprimir las tarjetas con nombres
25
Imprimir los formularios de pago
26
Publicar la promoción
27
Confirmar inscripciones
28
Calcular las cantidades de catering
29
Comprobar la lista de la compra
2 personas
30
Recoger las obras de arte
3 personas
31
Guardar las obras de arte de forma segura
2 personas
32
Hacer la compra
2 personas
33
Comprobar el lugar
2 personas

Evento

34
Llevar las obras de arte al lugar
3 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Montar el mostrador de registro
2 personas
37
Montar la mesa de subasta
2 personas
38
Colgar obras de arte
4 personas
39
Colocar esculturas
3 personas
40
Colocar tarjetas del sorteo junto a las obras de arte
2 personas
41
Orientar la iluminación
2 personas
42
Conectar el equipo de sonido
2 personas
43
Probar el micrófono
44
Abastecer el mostrador de registro
2 personas
45
Enfriar las bebidas
2 personas
46
Preparar aperitivos
3 personas
47
Preparar café y té
2 personas
48
Dar la briefing al equipo de mostrador
49
Informar al subastador
2 personas
50
Probar el punto de cobro
2 personas
51
Recibir a los visitantes
3 personas
52
Registrar a los visitantes
3 personas
53
Repartir los catálogos
2 personas
54
Presentar las obras de arte
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Abrir la subasta
58
Registrar pujas
3 personas
59
Dirigir la subasta
2 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Reponer los aperitivos
2 personas
62
Marcar los boletos vendidos
2 personas
63
Asegurar las obras de arte
3 personas
64
Gestionar los pagos
3 personas
65
Entregar las compras a los compradores
3 personas
66
Separar las obras no vendidas
2 personas
67
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger la basura
2 personas
70
Recoger mesas y sillas
4 personas
71
Retirar la decoración
2 personas
72
Apagar el equipo
2 personas
73
Limpiar el lugar
3 personas
74
Devolver las obras
3 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Comprobar el resumen de ventas
2 personas
77
Pagar los ingresos
2 personas
78
Enviar facturas
79
Enviar recordatorio de pago a los compradores
80
Comunicar la recaudación al beneficiario

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 110
Mostrador de recepción
Mesa de subasta
Pedestalescant. 8
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 6
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 120
Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platos de postrecant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharillas de cafécant. 100
Jarras de aguacant. 12
Copas de champáncant. 120

Equipo

Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Terminal de pagocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cajón de la caja registradora

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Focoscant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Cartel de entrada
Señales direccionalescant. 8
Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 8
Portanombrescant. 100
Photowall
Arcos de globoscant. 2
Carteles para artistascant. 40
Jarroncitoscant. 12

Material de subasta

Martillo de subasta
Pizarras de pujacant. 120
Formularios de pujacant. 150
Boletos de sorteocant. 60
Catálogoscant. 130
Formularios de pagocant. 120
Talonarios de reciboscant. 4
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 60
Lápicescant. 30
Cintas métricascant. 3
Guantescant. 12
Plástico de burbujascant. 4
Mantas de mudanzacant. 12
Bandejas de plásticocant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las normas antes de invitar: incluye cómo se hacen las pujas, el precio de salida, los incrementos, el momento de adjudicación y qué ocurre si una persona no paga. Entrégalas junto con el número de lote y el formulario de puja.
Registra cada obra con título, autor, medidas, técnica, precio de salida y datos verificados del artista. Fotografía las piezas cuando ya estén identificadas y asigna los números de lote antes de imprimir el catálogo.
Prepara dos circuitos de entrada: recepción con tarjetas identificativas y números de puja, y una zona de exposición con pedestales, mesas o separadores. Así los asistentes pueden ver las obras sin bloquear el mostrador.
Contrata al subastador y reserva micrófono, altavoces, mesa de mezclas y portátil con antelación; haz una prueba de sonido al menos 2 horas antes. Comprueba también cables, regletas y el punto desde el que se verá cada lote.
Define el cobro antes de abrir puertas y asigna una persona para el resumen de pagos. Ten preparados los formularios de pago y el terminal, y separa las obras adjudicadas de las que aún están disponibles para evitar entregas equivocadas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta de arte?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar, el subastador y la técnica; deja las últimas 2 semanas para confirmar obras, invitados, catering, catálogo y formularios.
¿Cuándo hay que cerrar el catálogo de una subasta de arte?: Ciérralo al menos 10 días antes del evento, cuando estén comprobados los datos de artistas, fotografías, precios de salida y números de lote. Después de imprimirlo, cualquier cambio debe comunicarse también en la recepción y junto a la obra.
¿Cuánto tiempo antes se monta una subasta de arte?: Reserva entre 3 y 4 horas para colocar pedestales, mesas, sillas, recepción, iluminación y exposición. Haz la prueba de sonido y del terminal de pago como mínimo 2 horas antes de la llegada del público.
¿Cómo se controlan los pagos después de una subasta de arte?: Entrega a cada comprador un formulario con número de lote, importe y método de pago, y registra cada operación en un resumen único. Haz una comprobación final de 30 minutos antes de entregar las obras y conserva una copia de cada pago.

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