Zo organiseer je een kunstveiling
Begin niet met de uitnodiging, maar met het veilingreglement en een sluitende registratie van de kunstwerken. Leg eerst de datum, locatie en werkwijze vast en verzamel daarna per werk de kunstenaar, foto, startprijs en het lotnummer. Plan vervolgens de catalogus, techniek, catering en betalingen. De meeste problemen ontstaan wanneer biedformulieren, betaalgegevens of transport en verzekering pas in de laatste week worden geregeld.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Leg het veilingreglement vast voordat je kunstenaars benadert. Neem daarin onder meer biedwijze, betaling, afhalen en eventuele commissie op, zodat je later geen uitzonderingen per kunstwerk hoeft uit te leggen.
- Maak per kunstwerk één registratie met kunstenaar, titel, foto, startprijs en lotnummer. Controleer de kunstenaarsgegevens voordat de catalogus naar de drukker gaat; een fout daarin blijft tijdens de veiling zichtbaar.
- Plan de zaal op basis van de kijkroute: zet sokkels en kunstwerken zo neer dat bezoekers vóór de start kunnen kijken, en houd bij de veilingtafel ruimte vrij voor lotkaarten en administratie.
- Test techniek en betaling minimaal één dag vooraf. Controleer de draadloze microfoon, luidsprekers, laptop en betaalterminal samen; leg ook verlengkabels en stekkerdozen klaar, omdat die vaak te laat worden geregeld.
- Maak voor de laatste veilingronde een aparte betaalstroom. Houd betalingsoverzicht, betaalformulieren en kassalade bij elkaar en wijs minstens twee mensen aan: één voor betalingen en één voor het meegeven van verkochte werken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kunstveiling organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je kunstenaars benaderen, werken registreren, verzekering en techniek regelen en de uitnodigingen op tijd versturen.
- Hoeveel kunstwerken heb je nodig voor een kunstveiling?
- Dat hangt af van de beschikbare tijd, maar plan ongeveer 3 tot 5 minuten per werk inclusief toelichting en biedingen. Bij 40 werken duurt het veilingdeel dan al snel 2 tot 3,5 uur.
- Wanneer maak je de catalogus voor een kunstveiling?
- Maak de catalogus zodra de aanmelding sluit en alle startprijzen en kunstenaarsgegevens zijn gecontroleerd. Houd daarna minstens 7 dagen over voor proeflezen, afdrukken en het toewijzen van lotnummers.
- Hoe regel je betalingen na een kunstveiling?
- Bepaal vóór het versturen van de uitnodigingen welke betaalwijzen je accepteert. Reserveer op de dag zelf minimaal 30 minuten na het laatste lot voor betalingen, controle van het betalingsoverzicht en het afhalen van werken.