Kunstauktion organisieren: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege für jedes Kunstwerk eine eigene Losnummer an und speichere mindestens Foto, Künstlername, Titel, Maße, Technik, Zustand und Startpreis. Fehlende Angaben lassen sich kurz vor dem Druck nur schwer zuverlässig nachtragen.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Auktionsbedingungen, Zahlungsmethode und Reservierungen geklärt sind. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestelle das Catering auf Basis der bestätigten Zahl der Gäste.
• Bestätige Auktionator und Fotograf mehrere Wochen vor dem Termin. Für die Beschallung brauchst du neben Lautsprechern auch Funkmikrofone, Laptop, Projektor und ausreichend Verlängerungskabel.
• Plane den Aufbau in drei Bereiche: Registrierungstisch am Eingang, Ausstellung mit Ausstellungswänden und Podesten sowie Auktionstisch mit Sitzplätzen. Beschrifte die Kunstwerke vor dem Einlass und gleiche die Losnummern mit dem Katalog ab.
• Regle die Zahlung vor dem Veranstaltungstag und teste das Kartenterminal vor Ort. Lege außerdem einen Ablauf für Zuschlag, Bezahlung, Ausgabe und Nachverfolgung unbezahlter Lose fest, damit die Helfer nicht improvisieren müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstauktion organisieren?

Beginne etwa 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Ort, Bedingungen und der Ansprache der Künstler. Spätestens 6 Wochen vor dem Termin sollten Kunstwerke registriert, fotografiert und mit Losnummern versehen sein.

Wie viele Kunstwerke braucht man für eine Kunstauktion?

Eine feste Mindestzahl gibt es nicht; entscheidend ist, dass jedes Los vollständig dokumentiert ist. Plane für die Erfassung, Fotografie und Beschreibung pro Kunstwerk mindestens 10 bis 15 Minuten ein, bei größeren Werken mehr.

Wann muss der Katalog für eine Kunstauktion fertig sein?

Setze den Katalog spätestens 3 Wochen vor der Auktion inhaltlich fest und gib ihn etwa 2 Wochen vorher in den Druck. Danach sollten nur noch Fehler bei Kontaktdaten oder offensichtliche Tippfehler korrigiert werden.

Wie viele Helfer braucht man bei einer Kunstauktion?

Für eine kleine Auktion mit bis zu etwa 50 Losen solltest du mindestens 5 Helfer einteilen: zwei für Registrierung und Zahlung, zwei für Ausstellung und Ausgabe sowie eine Person für die Koordination. Bei mehr Losen oder mehreren Zahlungsstationen brauchst du zusätzliche Unterstützung.

Ähnliche Pläne

• Kunstauktion organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für eine Kunstauktion brauchst
• Abendmarkt organisieren: die komplette Checkliste
• Abendmarkt: Einkaufsliste und Mengenplanung