Zo organiseer je een kunstveiling

Begin met de veilingdatum, locatie en voorwaarden voordat je kunstenaars benadert. Daarna bouw je de collectie op: registreer elk kunstwerk, geef het een kavelnummer en leg foto, beschrijving en startprijs vast. Publiceer de catalogus en het aanmeldformulier ruim vóór de avond, zodat je bezoekers, dieetwensen en betalingen kunt voorbereiden. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke indeling, zichtbare labels, goed geluid en een team dat registratie, presentatie en afhandeling verdeelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum vastleggen
2
Locatie en zaal indelen
2 personen
3
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Kunstenaars benaderen
2 personen
5
Kunstwerken registreren
2 personen
6
Kunstwerken fotograferen
2 personen
7
Kavelnummers toewijzen
2 personen
8
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
9
Startprijzen bepalen
2 personen
10
Catalogus samenstellen
2 personen
11
Catalogus laten drukken
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Veiling online publiceren
14
Aanmeldformulier openen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
17
Catering bestellen
18
Betalingsmethode regelen
2 personen
19
Reserveringen maken
20
Veilingmeester bevestigen
21
Fotograaf bevestigen
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Kunstwerken controleren
2 personen
24
Kunstwerken labelen
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Kunstwerken vervoeren
3 personen
27
Zaalvloer beschermen
2 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Expositiewanden plaatsen
3 personen
31
Kunstwerken ophangen
3 personen
32
Kunstwerken uitstallen
3 personen
33
Kavelbordjes plaatsen
2 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Veilingtafel inrichten
2 personen
36
Betaalpunt inrichten
2 personen
37
Geluidsapparatuur testen
2 personen
38
Verlichting afstellen
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Hapjes klaarzetten
2 personen
42
Veilingteam instrueren
6 personen

Event

43
Registratie openen
3 personen
44
Catalogi uitdelen
2 personen
45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Preview begeleiden
3 personen
47
Biednummers uitgeven
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Veiling openen
2 personen
52
Kavels veilen
4 personen
53
Biedingen registreren
2 personen
54
Verkochte kavels markeren
2 personen
55
Pauzedranken serveren
2 personen
56
Betalingen verwerken
3 personen
57
Aankoopbewijzen uitdelen
2 personen
58
Kunstwerken meegeven
3 personen
59
Niet-verkochte werken registreren
2 personen
60
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Kunstwerken verpakken
3 personen
62
Kunstwerken veilig opslaan
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
2 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
66
Expositiewanden afbreken
3 personen
67
Zaal schoonmaken
3 personen
68
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
69
Verloren voorwerpen verzamelen
70
Openstaande betalingen opvolgen
2 personen
71
Niet-verkochte werken terugbrengen
3 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Verkoopoverzichten versturen
2 personen
74
Opbrengsten uitbetalen
2 personen
75
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Veilingtafel
Krukkenaantal 4
Expositiewandenaantal 8
Sokkelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Pinapparaataantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Labelprinter

Verlichting

LED-spotsaantal 10
Sfeerlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Kunstwerklabelsaantal 100
Pijlbordjesaantal 8
Naambadgesaantal 30
Biednummersaantal 100
Kavelbordjesaantal 100
Kunstwerkstandaardsaantal 12
Fotolijstenaantal 10

Verpakkingen

Noppenfolieaantal 2
Verhuisdekensaantal 12
Kunststofhoezenaantal 40
Kartonnen dozenaantal 30
Verpakkingstapeaantal 8
Touwaantal 2

Kantoor

Catalogiaantal 100
Inschrijfformulierenaantal 100
Aankoopbewijzenaantal 100
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 10
Notitieblokkenaantal 10
Enveloppenaantal 100
Kassa
Geldkist
Rekenmachinesaantal 3
Nummerstickersaantal 200

Veiligheid

Antislipmattenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de veilingvoorwaarden vast voordat je kunstwerken aanneemt. Noteer onder meer hoe biedingen verlopen, wanneer betaling plaatsvindt en wanneer verkochte werken worden opgehaald; zo voorkom je discussie aan de registratietafel.
Werk met één registratie per kunstwerk. Geef elk werk een kavelnummer en bewaar foto, afmetingen, kunstenaar, beschrijving en startprijs bij elkaar; controleer de labels opnieuw voordat de deuren opengaan.
Plan de publicatie niet pas na het drukken van de catalogus. Zet de online veiling en het aanmeldformulier open zodra de eerste kavels definitief zijn en verstuur de uitnodigingen tijdig, zodat je het aantal bezoekers en dieetwensen kunt verwerken.
Test techniek op locatie vóór de avond. Controleer laptop, projector, scherm, geluidsinstallatie, draadloze microfoons, pinapparaat en alle verlengkabels; een reserveoplossing voor stroom of betaling voorkomt stilstand tijdens het bieden.
Maak de zaal in drie zones: ontvangst en betaling, expositie en veiling. Zet kunstwerken en kavelnummers zichtbaar neer, houd een vrije route tussen tafels en stoelen en wijs vrijwilligers vooraf toe aan registratie, toezicht en de uitgifte van verkochte werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstveiling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je kunstenaars benaderen, werken registreren, de catalogus samenstellen, uitnodigingen versturen en de veilingmeester en techniek vastleggen.
Hoe bepaal je startprijzen voor een kunstveiling?: Bepaal per kavel één startprijs voordat de catalogus wordt gedrukt. Leg de gekozen prijs, de herkomst van het werk en eventuele verkoopvoorwaarden uiterlijk 2 weken vóór de veiling vast, zodat alle informatie gelijk is.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kunstveiling?: Reken voor een kleinschalige veiling op minimaal 4 vrijwilligers: twee voor ontvangst en betalingen, één voor de kavels en één voor de zaal. Bij meer dan ongeveer 50 kavels voeg je minstens één extra uitgifte- of toezichthouder toe.
Wanneer regel je catering voor een kunstveiling?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en bevestig het aantal gasten uiterlijk 7 dagen vooraf aan de cateraar. Bestel daarna pas de definitieve hoeveelheid eten, glazen, kopjes en servies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.