Kunstauktion organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstauktion braucht mehr Vorbereitung als nur Werke und einen Auktionator. Du musst die Kunstwerke eindeutig erfassen, Preise und Auktionsbedingungen festlegen und den Ablauf für Registrierung, Gebote und Bezahlung testen. Plane außerdem Ausstellung, Projektion, Ton und Beleuchtung so, dass jedes Los gut sichtbar und verständlich präsentiert wird. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte – von der Terminwahl bis zur Kontrolle am Auktionstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Auktionsdatum festlegen
Ort und Saal einteilen
2 Personen
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
Künstler ansprechen
2 Personen
Kunstwerke registrieren
2 Personen
Kunstwerke fotografieren
2 Personen
Parzellennummern zuweisen
2 Personen
Losbeschreibungen schreiben
2 Personen
Startpreise festlegen
2 Personen
Katalog zusammenstellen
2 Personen
Katalog drucken lassen
Einladungen verschicken
2 Personen
Auktion online veröffentlichen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Zahlungsmethode regeln
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Auktionator bestätigen
Fotograf bestätigen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
Kunstwerke beschriften
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Kunstwerke transportieren
3 Personen
Saalboden schützen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
Kunstwerke ausstellen
3 Personen
Los-Schilder aufstellen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Auktionstisch einrichten
2 Personen
Zahlstelle einrichten
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Beleuchtung einstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Auktionsteam instruieren
6 Personen

Event

Registrierung öffnen
3 Personen
Kataloge verteilen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Vorpremiere begleiten
3 Personen
Gebotsnummern ausgeben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Auktion eröffnen
2 Personen
Lose versteigern
4 Personen
Gebote erfassen
2 Personen
Verkaufte Lose markieren
2 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Zahlungen abwickeln
3 Personen
Kaufbelege ausgeben
2 Personen
Kunstwerke mitgeben
3 Personen
Unverkaufte Werke erfassen
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Kunstwerke verpacken
3 Personen
Kunstwerke sicher lagern
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Messestände abbauen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
2 Personen
Nicht verkaufte Werke zurückbringen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Verkaufsübersichten versenden
2 Personen
Erlöse auszahlen
2 Personen
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
Registrierungstisch
Auktionstisch
HockerAnz. 4
AusstellungswändeAnz. 8
PodesteAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
KartenterminalAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Etikettendrucker

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 10
StimmungsleuchtenAnz. 6
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
Kunstwerk-EtikettenAnz. 100
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 30
AuktionsnummernAnz. 100
Parzellen-SchilderAnz. 100
KunstwerkständerAnz. 12
BilderrahmenAnz. 10

Verpackungen

LuftpolsterfolieAnz. 2
UmzugsdeckenAnz. 12
KunststoffhüllenAnz. 40
KartonsAnz. 30
VerpackungsbandAnz. 8
SeilAnz. 2

Büro

KatalogeAnz. 100
AnmeldeformulareAnz. 100
KaufbelegeAnz. 100
StifteAnz. 40
KlemmbretterAnz. 10
NotizblöckeAnz. 10
UmschlägeAnz. 100
Kasse
Geldkassette
TaschenrechnerAnz. 3
NummernaufkleberAnz. 200

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 10
KabelkanäleAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Vergib die Parzellennummern, bevor du Katalog und Etiketten erstellst. Eine durchgängige Nummerierung verhindert, dass Beschreibung, Foto, Kunstwerk und Zuschlag später nicht mehr zusammenpassen.
Lege Startpreise und Auktionsbedingungen schriftlich fest und gib sie mit dem Katalog aus. So sind Mindestgebote, Zahlungsfrist und Abholung vor dem ersten Gebot eindeutig.
Teste Projektor, Leinwand, Beschallungsanlage und Funkmikrofone spätestens am Vortag im Saal. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Stromanschlüsse und die Sicht von den hinteren Sitzreihen.
Richte Registrierung, Auktionstisch und Ausstellung getrennt ein. Besucher sollten sich anmelden können, ohne den Blick auf die Kunstwerke oder den Weg zum Auktionator zu blockieren.
Plane die Bezahlung vorab mit dem Kartenterminal und einer zweiten Option. Erfasse Ernährungswünsche frühzeitig und bestelle Catering erst, wenn die Zahl der Anmeldungen belastbar ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstauktion organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Künstleransprache, Werkregistrierung, Fotografien, Katalog, Einladungen und die Einteilung der Freiwilligen brauchen mehrere aufeinanderfolgende Arbeitsschritte.
Wie viele Kunstwerke sollte man für eine Auktion einplanen?: Die passende Anzahl hängt von Raum und Ablauf ab; plane pro Los etwa 3 bis 5 Minuten für Beschreibung, Gebote und Zuschlag ein. Bei 60 Losen entstehen dadurch bereits 3 bis 5 Stunden reine Auktionszeit.
Wann müssen Katalog und Einladungen fertig sein?: Drucke den Katalog idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Termin und verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vorher. So bleibt Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und fehlende Angaben zu korrigieren.
Was muss am Tag der Kunstauktion geprüft werden?: Kontrolliere vor dem Einlass jedes Kunstwerk, seine Beschriftung und die zugehörige Losbeschreibung. Teste außerdem Ton, Projektion, Beleuchtung, Kartenterminal und die Registrierung mindestens 60 Minuten vor Beginn.

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