Kunstveiling organiseren: checklist van planning tot afhandeling
Een kunstveiling organiseren vraagt meer dan kunstwerken verzamelen en een veilingmeester regelen. Je moet elk werk registreren, fotograferen, labelen en aan een duidelijk kavelnummer koppelen. Daarnaast moeten de voorwaarden, catalogus, aanmeldingen, catering en betaalmethode op tijd klaarstaan. Deze checklist geeft je de volgorde van de voorbereiding en helpt voorkomen dat techniek, overdracht of betalingen pas op de veilingdag worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Veilingdatum vastleggen
Locatie en zaal indelen
2 personen
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
Kunstenaars benaderen
2 personen
Kunstwerken registreren
2 personen
Kunstwerken fotograferen
2 personen
Kavelnummers toewijzen
2 personen
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
Startprijzen bepalen
2 personen
Catalogus samenstellen
2 personen
Catalogus laten drukken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Veiling online publiceren
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Betalingsmethode regelen
2 personen
Reserveringen maken
Veilingmeester bevestigen
Fotograaf bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Kunstwerken labelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kunstwerken vervoeren
3 personen
Zaalvloer beschermen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Expositiewanden plaatsen
3 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Kunstwerken uitstallen
3 personen
Kavelbordjes plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Betaalpunt inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting afstellen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Veilingteam instrueren
6 personen
Event
Registratie openen
3 personen
Catalogi uitdelen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Preview begeleiden
3 personen
Biednummers uitgeven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Veiling openen
2 personen
Kavels veilen
4 personen
Biedingen registreren
2 personen
Verkochte kavels markeren
2 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Betalingen verwerken
3 personen
Aankoopbewijzen uitdelen
2 personen
Kunstwerken meegeven
3 personen
Niet-verkochte werken registreren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Kunstwerken verpakken
3 personen
Kunstwerken veilig opslaan
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Expositiewanden afbreken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Openstaande betalingen opvolgen
2 personen
Niet-verkochte werken terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verkoopoverzichten versturen
2 personen
Opbrengsten uitbetalen
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Registratietafel
- Veilingtafel
- Krukkenaantal 4
- Expositiewandenaantal 8
- Sokkelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Pinapparaataantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Labelprinter
Verlichting
- LED-spotsaantal 10
- Sfeerlampenaantal 6
- Lichtstatievenaantal 4
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Kunstwerklabelsaantal 100
- Pijlbordjesaantal 8
- Naambadgesaantal 30
- Biednummersaantal 100
- Kavelbordjesaantal 100
- Kunstwerkstandaardsaantal 12
- Fotolijstenaantal 10
Verpakkingen
- Noppenfolieaantal 2
- Verhuisdekensaantal 12
- Kunststofhoezenaantal 40
- Kartonnen dozenaantal 30
- Verpakkingstapeaantal 8
- Touwaantal 2
Kantoor
- Catalogiaantal 100
- Inschrijfformulierenaantal 100
- Aankoopbewijzenaantal 100
- Pennenaantal 40
- Klembordenaantal 10
- Notitieblokkenaantal 10
- Enveloppenaantal 100
- Kassa
- Geldkist
- Rekenmachinesaantal 3
- Nummerstickersaantal 200
Veiligheid
- Antislipmattenaantal 10
- Kabelgotenaantal 20
- Werkhandschoenenaantal 12
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de veilingvoorwaarden vast voordat je kunstenaars benadert. Neem daarin onder meer de startprijzen, biedwijze, betalingstermijn en afspraken over het ophalen van gekochte werken op.
- Maak per kunstwerk één registratie met foto, kunstenaar, titel, afmetingen, materiaal, kavelnummer en startprijs. Controleer de gegevens minimaal één keer voordat de catalogus naar de drukker gaat.
- Plan de zaalindeling op basis van de route van bezoekers: registratietafel bij de entree, expositiewanden en sokkels voor de werken, en een aparte veilingtafel voor de presentatie.
- Test laptop, projector, projectiescherm, geluidsinstallatie en draadloze microfoons uiterlijk één dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een opgeladen pinapparaat klaar; ontbrekende aansluitingen vallen vaak pas tijdens de opbouw op.
- Verdeel vrijwilligers in herkenbare rollen voor ontvangst, registratie, zaalbegeleiding, kunstwerken controleren en betalingen. Geef iedere vrijwilliger uiterlijk een week voor de veiling een korte taakomschrijving en begin- en eindtijd.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstveiling organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je kunstenaars benaderen, werken registreren, voorwaarden opstellen, de catalogus maken en uitnodigingen versturen. Reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, techniek en controle.
- Wanneer moeten kunstwerken voor een veiling worden geregistreerd?
- Registreer elk werk zodra het definitief is aangemeld, liefst uiterlijk 4 weken voor de veiling. Geef daarna pas kavelnummers toe en schrijf de catalogusbeschrijvingen. Zo houd je tijd over om ontbrekende foto’s of gegevens op te vragen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kunstveiling?
- Plan minimaal 4 uur voor de opbouw van zaal, expositiewanden, sokkels, verlichting, registratietafel en techniek. Voeg extra tijd toe als veel werken moeten worden gelabeld of als de projector en geluidsinstallatie op locatie getest moeten worden.
- Wanneer regel je de betaling voor een kunstveiling?
- Leg de betalingsmethode uiterlijk 2 weken vooraf vast en test het pinapparaat enkele dagen voor de veiling. Zet de betaalinstructies ook in de veilingvoorwaarden, zodat kopers weten wanneer en hoe zij hun gekochte werk afrekenen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!