Kreuzfahrtmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kreuzfahrtmesse braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Öffnungszeiten stehen am Anfang, danach folgen Reedereien, Standflächen und Anmeldungen. Plane mindestens sechs bis acht Wochen für Ausstellerkommunikation, Drucksachen und Technik ein. Kurz vor dem Termin werden Besucherlisten, Namensschilder, Catering und Präsentationen geprüft. Diese Checkliste hilft dir, die Messe in der richtigen Reihenfolge vorzubereiten und typische Engpässe bei Registrierung, Stromversorgung und Getränken zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Messetermin und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Teilnehmende Reedereien ansprechen
2 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Standgrößen bestätigen
2 Personen
Teilnehmerliste führen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherbestätigungen versenden
Parkinformationen versenden
Informationen für Aussteller senden
Materialreservierungen erstellen
Catering reservieren
Getränkevorrat festlegen
2 Personen
Drucksachen zusammentragen
Messeplan drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Besucherlisten drucken
Werbematerial sammeln
2 Personen
Präsentationen von Reedereien sammeln
Technische Anforderungen erfassen
Route zum Veranstaltungsort überprüfen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Drucksachen sortieren
2 Personen
Standbetreiber telefonisch bestätigen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Eingang und Fluchtwege überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Aussteller empfangen
2 Personen
Standtische pro Reederei aufstellen
3 Personen
Broschüren pro Stand verteilen
2 Personen
Beamer und Leinwand anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Eingang reinigen
2 Personen

Event

Registrierung öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Kreuzfahrtbroschüren auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
Präsentation ankündigen
Präsentation technisch unterstützen
2 Personen
Fragen bei der Präsentation begleiten
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Anmeldung schließen
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Standmaterial sammeln
4 Personen
Standwände abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Boden und Eingang reinigen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Beleuchtung ausschalten
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Restmaterialien lagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht an Standbetreiber senden
Dankeschön an Besucher senden
Offene Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 70
Registrierungstisch
HockerAnz. 12
StandwändeAnz. 24
ProspektständerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 80
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadekabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
Präsentationsfernbedienung
Mobiles Kartenlesegerät

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbögenAnz. 2
Nautische FlaggenAnz. 12
TischläuferAnz. 18
KunstpflanzenAnz. 12
WeltkartenAnz. 4
TischdekorationAnz. 18
Dekorative KompasseAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 24
KannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 4

Büro

NamensschildhalterAnz. 100
Namensbadge-KärtchenAnz. 100
SchreibmappenAnz. 6
KugelschreiberAnz. 50
MarkerAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
KlebestiftAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
AnmeldeformulareAnz. 150
UmschlägeAnz. 100
TackerAnz. 4
KlammerboxenAnz. 8
PapierkörbeAnz. 6
USB-SticksAnz. 2
EtikettenblätterAnz. 10
A4-PapierAnz. 3
MessepläneAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
StandnummernschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 12
KlemmbretterAnz. 12

Reinigung

ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
BodenwischerAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Standgrößen und Standaufteilung spätestens vier Wochen vor der Messe. So lassen sich Tische, Stühle, Standwände und Prospektständer rechtzeitig passend einplanen.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Reedereien, Öffnungszeiten und Parkinformationen feststehen. Verschicke Besucherbestätigungen spätestens sieben Tage vor dem Termin.
Erfasse technische Anforderungen je Aussteller mindestens drei Wochen vorher. Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungs- und Ladekabel am Vortag gemeinsam mit den Präsentationen.
Plane Getränke nicht pauschal: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und ergänze Wasser, Kaffee und Tee. Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen sollten am Veranstaltungstag gefüllt und einsatzbereit sein.
Drucke Messeplan, Besucherlisten und Namensschilder spätestens einen Werktag vor der Messe. Lege am Registrierungstisch zusätzlich Stifte, Reservierungsinformationen und eine aktuelle Teilnehmerliste bereit, damit Nachmeldungen schnell erfasst werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Kreuzfahrtmesse organisieren?: Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. Vier bis sechs Wochen solltest du mindestens für Reedereien, Standaufteilung, Anmeldungen, Technik und Catering einplanen.
Wann sollten die Aussteller einer Kreuzfahrtmesse ihre Standgröße bestätigen?: Die Standgröße sollte spätestens vier Wochen vor der Messe bestätigt sein. Für die endgültige Material- und Möbelplanung sind sechs Wochen Vorlauf noch besser.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Kreuzfahrtmesse?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Bei längeren Öffnungszeiten solltest du den Vorrat pro weiterer Stunde um etwa ein Getränk je Person ergänzen.
Wann müssen Besucherbestätigungen und Parkinformationen verschickt werden?: Verschicke beides spätestens sieben Tage vor der Kreuzfahrtmesse. So können Besucher ihre Anreise planen und du kannst Änderungen an Route, Wetter oder Parkmöglichkeiten noch rechtzeitig mitteilen.

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