Organiser un salon de la croisière sans rien oublier

Un salon de la croisière demande de coordonner les compagnies maritimes, les exposants, les visiteurs et la logistique du lieu. Commence par fixer la date et les horaires, puis verrouille rapidement les participants, les formats de stand et les besoins techniques. Les inscriptions, les badges, le stationnement et les présentations doivent être préparés avant le montage. Cette checklist réunit les 80 tâches et les 76 fournitures à suivre pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du salon et les horaires d'ouverture
2 personnes
Contacter les armateurs participants
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Confirmer les formats du stand
2 personnes
Tenir à jour la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations aux visiteurs
Envoyer les informations de stationnement
Envoyer les informations aux exposants
Faire les réservations de matériel
Réserver le catering
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
Rassembler les imprimés
Imprimer le plan du salon
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de visiteurs
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Collecter les présentations des compagnies maritimes
Recenser les besoins techniques
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les impressions
2 personnes
Confirmer les exposants par téléphone
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’entrée et les issues de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Installer les tables hautes par compagnie maritime
3 personnes
Répartir les brochures par stand
2 personnes
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la signalétique
2 personnes
Nettoyer l’entrée
2 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Réapprovisionner les brochures de croisière
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Présenter la présentation
Assurer le support technique de la présentation
2 personnes
Encadrer les questions pendant la présentation
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les inscriptions
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer les restes du catering
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le sol et l'entrée
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Éteindre l’éclairage
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Rassembler les factures impayées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 12
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Télécommande de présentation
Terminal de paiement mobile

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Drapeaux nautiquesqté 12
Chemins de tableqté 18
Plantes artificiellesqté 12
Cartes du mondeqté 4
Décoration de tableqté 18
Boussoles décorativesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 24
Carafesqté 8
Bacs à glaçonsqté 4

Bureau

Supports de badges nominatifsqté 100
Cartes de badges nominatifsqté 100
Chemises à pinceqté 6
Stylos à billeqté 50
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Pâte adhésiveqté 6
Presse-papiersqté 6
Formulaires d'inscriptionqté 150
Enveloppesqté 100
Agrafeusesqté 4
Boîtes d’agrafesqté 8
Corbeilles à papierqté 6
Clés USBqté 2
Feuilles d'étiquettesqté 10
Papier A4qté 3
Plans du salonqté 150
Brochures du programmeqté 150
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Presse-papiersqté 12

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, les heures d’ouverture et les formats de stand avant d’envoyer les invitations. Les armateurs ont besoin de ces informations pour confirmer leur présence et préparer leurs supports.
Ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les demandes alimentaires et envoyer les confirmations des visiteurs. Prévois une relance au moins 7 jours avant le salon auprès des personnes qui n’ont pas finalisé leur inscription.
Demande aux compagnies maritimes leurs présentations et leurs besoins techniques avant de réserver le matériel. Vérifie notamment le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le microphone, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises.
Prépare les badges nominatifs et les listes de visiteurs la veille, puis installe une table d’inscription clairement visible à l’entrée. Garde quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Calcule les boissons et la vaisselle à partir du nombre d’exposants et de visiteurs confirmés, avec une marge de 10 à 15 %. Réserve le catering et les machines à café avant la dernière semaine, surtout si plusieurs compagnies participent.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la croisière ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les armateurs, les exposants, le catering et le matériel technique doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de la croisière ?: Ouvre les inscriptions 4 à 6 semaines avant le salon. Cela laisse le temps de traiter les demandes, de recueillir les besoins alimentaires et d’envoyer les confirmations ainsi que les informations de stationnement.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Demande une confirmation définitive au plus tard 3 semaines avant l’événement. À ce stade, tu dois connaître leur format de stand, leurs besoins techniques et le contenu de leurs présentations.
Quand préparer les badges et les listes de visiteurs ?: Prépare une première version 3 à 5 jours avant le salon, puis effectue une dernière mise à jour la veille. Imprime aussi quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.