Cruisebeurs organiseren: checklist en planning

Een cruisebeurs vraagt om meer voorbereiding dan alleen rederijen uitnodigen en stands neerzetten. Je regelt tegelijk de beursdatum, standformaten, bezoekersregistratie, presentaties, catering en techniek. Begin met de deelnemers en indeling, zodat je materialen, printwerk en communicatie op tijd kunt afstemmen. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen en voorkomt dat parkeerinformatie, dieetwensen, naambadges of technische aansluitingen pas op de beursdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en openingstijden vastleggen
2 personen
Deelnemende rederijen benaderen
2 personen
Standhouders registreren
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Standformaten bevestigen
2 personen
Deelnemerslijst bijhouden
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersbevestigingen versturen
Parkeerinformatie verzenden
Standhoudersinformatie versturen
Reserveringen voor materialen maken
Catering reserveren
Drankenvoorraad bepalen
2 personen
Printwerk verzamelen
Beursplattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijsten afdrukken
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
Presentaties van rederijen verzamelen
Technische wensen inventariseren
Route naar locatie controleren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Printwerk sorteren
2 personen
Standhouders telefonisch bevestigen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Entree en vluchtroutes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Standtafels per rederij klaarzetten
3 personen
Brochures per stand verdelen
2 personen
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Entree schoonmaken
2 personen

Event

Registratie openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Cruisebrochures aanvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Presentatie aankondigen
Presentatie technisch ondersteunen
2 personen
Vragen bij presentatie begeleiden
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Registratie sluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Standmaterialen verzamelen
4 personen
Standwanden afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Overgebleven catering inpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Vloer en entree schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Restmaterialen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht aan standhouders sturen
Bezoekersbedankje versturen
Openstaande facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Krukkenaantal 12
Standwandenaantal 24
Folderrekkenaantal 12
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Presentatieafstandsbediening
Mobiele pinautomaat

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Nautische vlaggenaantal 12
Tafellopersaantal 18
Kunstplantenaantal 12
Wereldkaartenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 18
Decoratieve kompassenaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 24
Kannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4

Kantoor

Naambadgehoudersaantal 100
Naambadgekaartjesaantal 100
Schrijfmappenaantal 6
Balpennenaantal 50
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Kleefgumaantal 6
Clipboardsaantal 6
Inschrijfformulierenaantal 150
Enveloppenaantal 100
Nietmachinesaantal 4
Nietjesdozenaantal 8
Papierbakkenaantal 6
USB-sticksaantal 2
Etikettenvellenaantal 10
A4-papieraantal 3
Beursplattegrondenaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Standnummerbordenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Klembordenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standformaten en technische wensen vast zodra de rederijen zijn bevestigd. Zo weet je vóór het reserveren van tafels, standwanden, stroompunten, beamer en projectiescherm hoeveel ruimte en apparatuur nodig zijn.
Open online aanmelden vroeg genoeg om dieetwensen en bezoekersaantallen te verzamelen. Verstuur bezoekersbevestigingen en parkeerinformatie uiterlijk enkele dagen vóór de cruisebeurs, niet pas na de laatste aanmeldingen.
Maak één actuele deelnemerslijst en gebruik die voor standhoudersinformatie, naambadges en bezoekerslijsten. Controleer de lijst opnieuw nadat de inschrijving sluit, omdat afmeldingen direct invloed hebben op de standindeling en catering.
Test presentaties, laptop, microfoon, luidsprekers en presentatieafstandsbediening vóór opening. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadkabels klaar bij de technische opstelling, zodat een lege accu of ontbrekende aansluiting het programma niet stillegt.
Plan de opbouw met een apart moment voor registratie en catering. Zet de registratietafel, badges, beursplattegrond, folderrekken, koffievoorziening en afvalbakken klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen; standhouders hebben daarna ruimte om hun materialen af te werken.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een cruisebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de beursdatum met het vastleggen van openingstijden en het benaderen van rederijen. Reserveer catering, materialen en techniek zodra het verwachte aantal deelnemers en bezoekers bekend is.
Wanneer moet de inschrijving voor een cruisebeurs sluiten?: Sluit de online aanmelding ongeveer 7 dagen vóór de beurs. Gebruik de definitieve aantallen daarna voor catering, bezoekerslijsten, naambadges, stoelen en de drankenvoorraad.
Hoeveel drank moet ik voorzien op een cruisebeurs?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per bezoeker en pas daarna aan op de verwachte verblijfsduur. Tel koffie, thee en water apart mee, zeker wanneer de beurs meerdere uren duurt.
Wanneer verstuur ik informatie naar bezoekers en standhouders?: Stuur parkeerinformatie en bezoekersbevestigingen uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de cruisebeurs. Verstuur standhoudersinformatie eerder, bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf, zodat zij presentaties, materialen en technische aansluitingen kunnen controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.