Was du für ein Kreativitätsfestival brauchst

Bei einem Kreativitätsfestival brauchst du mehr als Bastelmaterial: Workshopräume, Präsentationstechnik, Orientierung und eine funktionierende Versorgung müssen gleichzeitig bereitstehen. Plane die Ausstattung pro Workshop und rechne mit Ersatzmaterial für beschädigte oder vergessene Teile. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein, haltbare Materialien mindestens einige Tage vorher vorliegen. Diese Einkaufsliste hilft dir, Möbel, Dekoration, Technik und Empfang so vorzubereiten, dass der Ablauf am Veranstaltungstag nicht an Kleinigkeiten hängen bleibt.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

WorkshoptischeAnz. 12
KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 8
BarhockerAnz. 16
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 8
TischdeckenständerAnz. 6

Dekoration

Bunte WimpelkettenAnz. 10
PapiergirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 150
KreidetafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 20
TischläuferAnz. 12
KunstdruckeAnz. 20
Fotowand-Stoff
VasenAnz. 8
KunstblumenAnz. 24

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
Laptop
Beamer
Bildschirm
Präsentationsklicker
Kartenterminal
KühlboxenAnz. 4
AkkusAnz. 6
Fotokamera

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
ScherenAnz. 12
SchälmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
WasserkannenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
StehlampenAnz. 4
NachtlichterAnz. 10

Kreatives Material

StaffeleienAnz. 12
SchneidemattenAnz. 20
MischpalettenAnz. 30
PinselsetsAnz. 30
SchürzenAnz. 40
TonschaberAnz. 20
BilderrahmenAnz. 20
HeißklebepistolenAnz. 8
PinselbecherAnz. 30
ZeichentabletsAnz. 4

Einkäufe

Kaffeebohnen

Catering

Einkäufe
- Teebeutel - 120 Stück
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Spa Blauw - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Zitronen - 3 Kilo
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Mini-Wassereis - 120 Stück
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Kräuterbutter - 1 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Erdbeeren - 3 Kilo
- Blaubeeren - 1 kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 3 Kilo
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Oliven - 2 Kilo
- Getrocknete Tomaten - 1 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pestosauce - 4 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 4 Mühlen
- Paprikapulver - 2 Dosen
- Italienische Kräuter - 2 Gläser
- Knoblauchpulver - 2 Dosen
- Chiliflocken - 1 Glas
- Eier - 30 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Mehl - 2 Kilo
- Kristallzucker - 2 Kilo
- Vanillezucker - 4 Tüten
- Backpulver - 2 Tütchen
- Zartbitterschokolade - 1 Kilo
- Milchschokolade - 1 Kilo
- Rosinen - 1 Kilo
- Haferflocken - 2 Kilo
- Joghurt - 5 Kilo
- Granola - 2 kilo
- Kokosraspel - 500 Gramm
- Tortilla-Wraps - 100 Stück
- Falafel - 4 Kilo
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Mais - 8 Dosen
- Gemischter Salat - 3 Kilo
- Rote Zwiebel - 1 Kilo
- Feta - 2 Kilo
- Tzatziki - 2 Kilo
- Tomatensalsa - 2 Kilo
- Bananenbrot - 6 Brote
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Glutenfreies Brot - 4 Brote
- Vegane Kekse - 8 Packungen
- Papierservietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Handseife - 6 Spender
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionstücher - 8 Packungen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Nitrilhandschuhe - 200 Stück
- Frischhaltedosen - 30 Stück
- Trinkhalme - 200 Stück
- Holzrührstäbchen - 300 Stück

Tipps

Plane pro Workshop einen eigenen Materialstapel und lege zusätzlich etwa 10 Prozent Ersatzmaterial zurück. So musst du während des Programms nicht nachkaufen, wenn etwas fehlt oder kaputtgeht.
Rechne bei Getränken für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und kühle sie spätestens 2 Stunden vor dem Einlass. Kühlboxen und zusätzliche Akkus gehören dabei an einen festen Ausgabeort.
Beschrifte Workshopräume, Informationsstand und Wege mindestens 30 Minuten vor Beginn mit Wegweisern und Kreidetafeln. Ein Lageplan am Eingang spart Nachfragen und verhindert, dass Teilnehmende zu spät starten.
Prüfe Beamer, Bildschirm, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag einmal gemeinsam. Lege mindestens 2 Verlängerungskabel und einen Präsentationsklicker griffbereit, statt sie erst beim ersten Workshop zu suchen.
Stelle Tische und Stühle nach Raumplan auf und halte pro Raum 2 bis 4 zusätzliche Stühle bereit. Namensschilder, Programmflyer und Anmeldeliste sollten spätestens 30 Minuten vor Öffnung am Informationsstand liegen.

Häufige Fragen

Wie viel Material brauche ich pro Workshop beim Kreativitätsfestival?: Plane die benötigte Menge für alle angemeldeten Teilnehmenden plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 20 Personen solltest du also Material für mindestens 22 Personen bereitlegen. Verbrauchsmaterial und empfindliche Teile prüfst du am besten am Vortag.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Kreativitätsfestival?: Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Bei 50 Gästen brauchst du für die erste Stunde somit etwa 100 bis 150 Getränke. Ernährungswünsche und alkoholfreie Optionen solltest du spätestens eine Woche vorher erfassen.
Wann sollte ich die Technik für Workshops und Präsentationen testen?: Teste Laptop, Beamer oder Bildschirm, Lautsprecher, Mikrofon und Präsentationsklicker spätestens am Vortag am tatsächlichen Aufstellungsort. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest 60 Minuten vor dem Einlass. Verlängerungskabel und Akkus legst du gemeinsam mit der Technik bereit.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für ein Kreativitätsfestival?: Richte pro Workshopraum zunächst einen Sitzplatz je angemeldeter Person ein und stelle 2 bis 4 zusätzliche Stühle bereit. Für den Empfang und offene Bereiche sind Stehtische sinnvoll. Den endgültigen Aufbau solltest du mindestens 60 Minuten vor Beginn anhand des Raumplans kontrollieren.

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