Kreativitätsfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kreativitätsfestival steht und fällt mit gut geplanten Workshops, klaren Wegen und vollständig vorbereitetem Material. Lege zuerst Termin, Ort, Programm und Budget fest, bevor du Einladungen verschickst oder Werbung startest. Danach folgen Anmeldungen, Raumaufteilung, Verpflegung und Lieferungen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen kontrollierten Aufbau: Technik testen, Arbeitsplätze prüfen, Workshopmaterial auslegen und den Informationsstand besetzen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm mit Workshops erstellen
3 Personen
Workshopleiter festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen prüfen
Budget und Kasse festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
Lageplan für den Veranstaltungsort erstellen
2 Personen
Workshopräume einteilen
2 Personen
Material pro Workshop verteilen
3 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmflyer drucken
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Materialien bereitstellen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Böden und Arbeitsplätze kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Workshopmaterialien bereitlegen
4 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Malworkshop betreuen
2 Personen
Keramikworkshop begleiten
2 Personen
Workshop Collage leiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Arbeitstische zwischendurch aufräumen
3 Personen
Offenes Atelier betreuen
3 Personen
Livekünstler unterstützen
2 Personen
Kreativmarkt betreuen
3 Personen
Musikprogramm starten
Abendworkshop betreuen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Fotomomente festhalten
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Letzten Workshop abschließen
2 Personen
Dankesrede halten
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Materialien sicher verstauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Fotos und Dateien sammeln
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

WorkshoptischeAnz. 12
KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 120
StehtischeAnz. 8
BarhockerAnz. 16
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 8
TischdeckenständerAnz. 6

Dekoration

Bunte WimpelkettenAnz. 10
PapiergirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 150
KreidetafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 20
TischläuferAnz. 12
KunstdruckeAnz. 20
Fotowand-Stoff
VasenAnz. 8
KunstblumenAnz. 24

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
Laptop
Beamer
Bildschirm
Präsentationsklicker
Kartenterminal
KühlboxenAnz. 4
AkkusAnz. 6
Fotokamera

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
ScherenAnz. 12
SchälmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
WasserkannenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
StehlampenAnz. 4
NachtlichterAnz. 10

Kreatives Material

StaffeleienAnz. 12
SchneidemattenAnz. 20
MischpalettenAnz. 30
PinselsetsAnz. 30
SchürzenAnz. 40
TonschaberAnz. 20
BilderrahmenAnz. 20
HeißklebepistolenAnz. 8
PinselbecherAnz. 30
ZeichentabletsAnz. 4

Einkäufe

Kaffeebohnen

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Workshopräume erst nach der Anmeldung endgültig ein. Berücksichtige dabei Gruppengröße, benötigte Tische und Stühle sowie Strom für Laptop, Beamer oder Lautsprecher.
Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Festival. So kannst du das Catering passend vorbereiten und musst beim Einkauf nicht improvisieren.
Lege für jeden Workshop eine eigene Materialmenge zurück und beschrifte die Kisten. Dadurch landen die Arbeitsmaterialien nicht versehentlich im falschen Raum.
Drucke Programmflyer und Namensschilder mindestens zwei Tage vorher. Änderungen am Ablauf lassen sich dann noch einarbeiten, ohne am Veranstaltungstag handschriftlich nachzubessern.
Öffne die Location mindestens zwei Stunden vor Beginn. Kontrolliere zuerst Böden und Arbeitsplätze, stelle danach Tische und Stühle auf und teste Mikrofon, Beamer, Bildschirm sowie Präsentationsklicker.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kreativitätsfestival planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Budget und Programm. Workshop-Leitungen, Reservierungen und Genehmigungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Kreativitätsfestival verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vor dem Festival. So bleiben mindestens 7 Tage für Raumaufteilung, Namensschilder und Cateringplanung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kreativitätsfestivals?: Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei mehreren Workshopräumen eher 3 Stunden. Technik, Wegweiser, Informationsstand und Material sollten spätestens 30 Minuten vor Einlass vollständig geprüft sein.
Wann sollte man Getränke und Catering für ein Kreativitätsfestival vorbereiten?: Bestätige die Cateringmenge 7 Tage vorher anhand der Anmeldungen und erledige den Einkauf für haltbare Materialien spätestens 2 Tage vorher. Getränke solltest du am Veranstaltungstag etwa 2 Stunden vor Beginn kühlen.

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