Konzertfest: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für ein Konzertfest brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Beschallung, Bühnenlicht, Geschirr und eine funktionierende Ausgabe gehören ebenfalls dazu. Plane pro Gast mindestens ein Glas, einen Teller und ein Besteckset ein; bei Selbstbedienung zusätzlich Servierschalen und Zangen. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden. Prüfe Kabel, Mikrofone und Lautsprecher vor dem Einkauf und vor dem Einlass, damit fehlendes Zubehör nicht erst während des Aufbaus auffällt.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
GarderobenständerAnz. 2
BarhockerAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 70
GläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 30
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherstativeAnz. 2
InstrumentenkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
SpeisekartenAnz. 8
Willkommensschild

Küche

KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 2
Kaffeemaschine
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 2
KühltaschenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
Wischset
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Tonic - 3 Flaschen
- Bitter Lemon - 2 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Pilsener - 4 Kästen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 5 Flaschen
- Rosé - 5 Flaschen
- Prosecco - 4 Flaschen
- Bitterballen - 120 Stück
- Vegetarische Bitterballen - 40 Stück
- Mini-Quiches - 60 Stück
- Käsewürfel - 2 kilo
- Trauben - 2 Kilo
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Möhren - 2 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salsa - 4 Gläser
- Hummus - 6 Schalen
- Baguettes - 8 Stück
- Kräuterbutter - 6 Becher
- Miniwraps - 80 Stück
- Frischkäse - 6 Becher
- Geräucherter Lachs - 1 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 1 kilo
- Junger Käse - 1 Kilo
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 8 Stück
- Minze - 4 Bund
- Eiswürfel - 12 kilo
- Servietten - 200 Stück
- Papierstrohhalme - 100 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen

Tipps

Rechne pro Gast mit mindestens 1 Glas, 1 Teller und 1 Besteckset; bei einem mehrstündigen Konzert sind 2 Gläser pro Person praktischer, weil benutzte Gläser nicht sofort gespült werden müssen.
Plane für die Tonanlage mindestens 1 Mischpult, 2 Lautsprecher, 2 Mikrofone und passende Mikrofonständer ein. Kaufe oder leihe außerdem genügend Instrumenten- und Verlängerungskabel; ein Ersatzkabel pro Kabeltyp verhindert Verzögerungen.
Stelle pro 10 bis 15 Gäste eine Kühlbox oder einen Eisbehälter bereit, wenn kein großer Kühlschrank vorhanden ist. Getränke gehören mindestens 4 Stunden vor Beginn ins Eis, empfindliche Speisen erst kurz vor dem Empfang.
Für die Beleuchtung reichen LED-Lampen an dunklen Wegen und im Bühnenbereich nicht immer aus: Rechne zusätzlich mit 1 Lichterkette pro Tischreihe und prüfe, ob die Verlängerungskabel bis zu allen Anschlüssen reichen.
Besorge Dekoration und Orientierungshilfen spätestens 3 Tage vorher: Tischdecken, Girlanden, Ballons, Speisekarten und ein Willkommensschild. Speisekarten und das Schild solltest du zusätzlich auf stabilem Papier oder als Ersatzdatei bereithalten.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Konzertfest?: Du brauchst Getränke, Geschirr, Serviergeschirr, Kühlmöglichkeiten sowie Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Stative und Kabel. Für die Atmosphäre kommen LED-Lampen, Lichterketten und Dekoration hinzu. Plane die Einkaufsliste spätestens 7 Tage vor dem Konzert und prüfe sie 2 Tage vorher erneut.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast beim Konzertfest?: Plane mindestens 1 Teller, 1 Besteckset und 1 Glas pro Person ein. Bei einem Konzertfest von mehr als 3 Stunden sind 2 Gläser pro Gast sinnvoll, wenn kein Spülservice vorhanden ist.
Wie viele Lautsprecher und Mikrofone brauche ich für ein Konzertfest?: Für ein kleines Konzertfest solltest du mindestens 2 Lautsprecher, 1 Mischpult und 2 Mikrofone einplanen. Dazu gehören passende Stative sowie mindestens 1 Ersatzkabel je benötigtem Kabeltyp; die Anlage sollte spätestens 2 Stunden vor Einlass getestet werden.
Wann muss ich Getränke für ein Konzertfest einkaufen?: Kaufe haltbare Getränke 2 bis 3 Tage vorher und stelle sie mindestens 4 Stunden vor Beginn kalt. Eis solltest du am Veranstaltungstag nach Bedarf nachkaufen, damit es für den Künstlerempfang und die Bar reicht.

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