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Konzertabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Konzertabend braucht mehr als bestätigte Künstler und einen schönen Raum. Du musst frühzeitig Repertoire, Technik, Catering und Anmeldungen zusammenbringen und am Veranstaltungstag den Aufbau koordinieren. Plane Zeit für Soundcheck, Beleuchtung, Bestuhlung und Beschilderung ein. Diese Checkliste führt dich von den ersten Bestätigungen bis zum Öffnen der Location und hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Künstler und Repertoire bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeitplan erstellen

  • Freiwillige einteilen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Möbel ausladen

    4 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Künstler begrüßen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Kasse und Zahlstelle einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Fluchtwege prüfen

    2 Personen

Event

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

    2 Personen

  • Künstler begleiten

  • Auftritte ankündigen

  • Bühnenwechsel begleiten

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Mikrofone verwalten

  • Lichtstimmungen steuern

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Finalen Auftritt abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geräte abbauen

    3 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten endreinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Vorrat verpacken

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Pfand und Leergut zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 110
  • StehtischeAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 120
  • BühnenelementeAnz. 6
  • BühnentreppenAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2
  • NotenständerAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 8
  • JackkabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6
  • BatterielampenAnz. 6

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • KüchenschüsselnAnz. 4
  • AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • KlebestreifenAnz. 4
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8

Catering

  • Einkäufe
  • GetränkespenderAnz. 4
  • BarbänkeAnz. 6
  • ServiertischeAnz. 4
  • ThermobecherAnz. 20
  • KühlelementeAnz. 16
  • EtikettenAnz. 100
  • LebensmittelbehälterAnz. 12
  • KühlmattenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • WischmoppAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Reinigungswagen
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4

Sonstiges

  • Kassette
  • Kartenterminal
  • Portemonnaie für Wechselgeld
  • FunkgeräteAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • ProgrammhefteAnz. 120
  • ArmbandhalterAnz. 2
  • Fundkiste

Tipps

  • Bestätige Künstler, Repertoire und technische Anforderungen mindestens 4 Wochen vorher. Frage dabei nach Mikrofonen, DI-Boxen, Notenständern und benötigten Kabeln, statt die Ausstattung erst beim Aufbau zu prüfen.
  • Lege Programm und Zeitplan spätestens 10 Tage vor dem Konzert fest. Plane neben Einlass und Auftritt auch Soundcheck, Umbaupausen sowie mindestens 30 Minuten Reserve ein.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und gib die Cateringbestellung 5 bis 7 Tage vorher auf. Frische Produkte solltest du erst am Veranstaltungstag oder am Vortag abholen.
  • Teile Freiwillige mit klaren Schichten ein: mindestens zwei Personen für Einlass und Anmeldungen, zwei für Catering und zwei für Bühne und Technik. So bleibt beim Aufbau eine Ansprechperson für Künstler und Lieferanten frei.
  • Öffne die Location mindestens 4 Stunden vor dem Einlass. Schaffe zuerst die Lade- und Entladezone frei, stelle dann Bühne, Bestuhlung und Tische auf und teste Tonanlage, Mikrofone und Beleuchtung vor dem Eintreffen des Publikums.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Konzertabend organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Künstlern. Vier Wochen vor dem Termin sollten Repertoire, technische Anforderungen und Einladungen bereits feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Konzertabend?
Plane mindestens 4 Stunden für Bühne, Möbel, Tonanlage, Mikrofone und Beleuchtung ein. Bei unbekannter Technik oder mehreren Bühnenelementen sind 5 bis 6 Stunden realistischer.
Wann sollte ich das Catering für einen Konzertabend bestellen?
Gib die Bestellung 5 bis 7 Tage vor dem Konzert auf, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche ausreichend feststehen. Getränke und haltbare Produkte kannst du früher prüfen und einkaufen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Konzertabend?
Für einen kleinen Konzertabend solltest du mindestens 6 Helfer einplanen: zwei für Einlass, zwei für Catering und zwei für Bühne und Technik. Bei mehr als 100 Gästen oder mehreren Umbauten brauchst du zusätzliche Schichten.

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