Checklist para organizar una noche de concierto
Una noche de concierto necesita más que contratar artistas y colocar unas sillas. Esta checklist reúne el trabajo desde la confirmación de la fecha y el repertorio hasta el montaje del escenario, el sonido, la iluminación y el catering. Usa el plan para avanzar en orden, asignar responsables y detectar a tiempo lo que suele quedar olvidado: requisitos técnicos, preferencias dietéticas, señalización y productos frescos. Reserva varias horas para el montaje y deja margen para las pruebas antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Confirmar los artistas y el repertorio
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el programa y el horario
Asignar voluntarios
Realizar el pedido de catering
Recopilar información de los artistas
Recopilar los requisitos técnicos
Hacer reservas
Preparar la señalización
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Descargar el mobiliario
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Dar la bienvenida a los artistas
2 personas
Preparar la sala de artistas
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación ignífugas
2 personas
Evento
Atender la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Guiar a los artistas
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Gestionar micrófonos
Controlar las luces
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar la última actuación
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Empaquetar la comida de catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empaquetar el inventario
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar neveras portátiles
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Devolver la fianza y el envase
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 110
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 120
- Piezas de escenariocant. 6
- Escaleras del escenariocant. 2
Equipo
- Altavocescant. 2
- Soportes para altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Atrilescant. 4
- Cables XLRcant. 8
- Cables jackcant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 6
- Lámparas de bateríacant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos de cocinacant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Tiras adhesivascant. 4
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
Catering
- Compras
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Bandejas para barbacoacant. 6
- Mesas de serviciocant. 4
- Vasos térmicoscant. 20
- Acumuladores de fríocant. 16
- Etiquetascant. 100
- Contenedores de alimentoscant. 12
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Fregonacant. 4
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Carro de limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
Otros
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Monedero para cambio
- Walkie-talkiescant. 4
- Linternascant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
- Extintorcant. 2
- Programascant. 120
- Portapulserascant. 2
- Caja de objetos perdidos
Consejos
- Confirma los requisitos técnicos de cada artista al menos 2 semanas antes: número de micrófonos, cajas DI, atriles, conexiones y necesidades de iluminación. Así sabrás si el equipo previsto es suficiente antes del día del concierto.
- Cierra el programa y el horario con una antelación mínima de 7 días. Incluye la llegada de artistas, la descarga, la prueba de sonido, la apertura de puertas y los cambios entre actuaciones.
- Calcula el montaje hacia atrás desde la apertura de puertas y reserva al menos 3 horas para descargar el mobiliario, colocar el escenario, montar las sillas, conectar el sonido e instalar los focos. La prueba de sonido debe terminar antes de que llegue el público.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones y entrega el pedido de catering con varios días de margen. Comprueba el inventario de vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas antes de hacer la compra.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y turnos definidos: recepción, artistas, catering, carga y descarga y apoyo técnico. Prepara la señalización y los folletos del programa el día anterior para no imprimir ni colocar todo durante el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de concierto?
- Empieza a confirmar fecha, ubicación y artistas entre 6 y 8 semanas antes. Deja cerrados el repertorio, el catering, los voluntarios y los requisitos técnicos como mínimo 2 semanas antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto?
- Reserva al menos 3 horas para descargar, montar el escenario y las mesas, colocar las sillas, instalar el sonido y la iluminación. Añade entre 60 y 90 minutos para la prueba de sonido y los ajustes finales.
- ¿Cuántos micrófonos y altavoces hacen falta para una noche de concierto?
- No hay una cifra única: depende del repertorio y de los artistas. Pide a cada grupo una lista técnica al menos 2 semanas antes y comprueba también soportes, cables XLR, cajas DI, mesa de mezclas y regletas.
- ¿Cuándo hay que preparar el programa y la señalización del concierto?
- Cierra el horario 7 días antes y prepara la señalización y los folletos como tarde el día anterior. Guarda algunos ejemplares adicionales para reemplazar los que se pierdan o se dañen durante la entrada.
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