LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Concertavond organiseren: checklist en planning

Een concertavond valt of staat met een strak tijdschema en duidelijke afspraken tussen artiesten, techniek, catering en vrijwilligers. Bevestig eerst datum, locatie, repertoire en technische wensen; plan daarna uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor laden en lossen, podiumdelen, stoelen, geluid en verlichting. Deze checklist bevat 71 taken en 74 spullen, zodat je niet pas tijdens de soundcheck ontdekt dat een kabel, microfoonstandaard of podiumtrap ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Artiesten en repertoire bevestigen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma en tijdschema maken

  • Vrijwilligers indelen

  • Cateringbestelling plaatsen

  • Artiënteninformatie verzamelen

  • Technische wensen inventariseren

  • Reserveringen maken

  • Bewegwijzering voorbereiden

    2 personen

  • Programmaboekjes afdrukken

    2 personen

  • Voorraad controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Verse producten ophalen

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Laad- en loszone vrijmaken

    2 personen

  • Meubilair uitladen

    4 personen

  • Podiumdelen plaatsen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Geluidsapparatuur plaatsen

    3 personen

  • Microfoons aansluiten

    2 personen

  • Verlichting plaatsen

    2 personen

  • Geluidscheck uitvoeren

    3 personen

  • Artiënten verwelkomen

    2 personen

  • Artiëntenruimte inrichten

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Buffet en bar inrichten

    3 personen

  • Servies en glazen klaarzetten

    2 personen

  • Kassa en betaalpunt inrichten

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Brandvrije looproutes controleren

    2 personen

Event

  • Entreebalie bemannen

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Garderobe beheren

    2 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet netjes houden

    2 personen

  • Artiënten begeleiden

  • Optredens aankondigen

  • Podiumwissels begeleiden

    2 personen

  • Geluidsniveau controleren

  • Microfoons beheren

  • Lichtstanden bedienen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds schoonmaken

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Laatste optreden afronden

    2 personen

  • Bezoekers uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Apparatuur demonteren

    3 personen

  • Podium afbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Overgebleven catering inpakken

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten eindschoonmaak geven

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Voorraad verpakken

    2 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Koelboxen reinigen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen afhandelen

  • Borg en emballage retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 110
  • Statafelsaantal 6
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Kledinghangersaantal 120
  • Podiumdelenaantal 6
  • Podiumtrappenaantal 2

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 2
  • Luidsprekerstatievenaantal 2
  • Mengpaneel
  • Microfoonsaantal 4
  • Microfoonstatievenaantal 4
  • DI-boxenaantal 2
  • Muziekstandaardsaantal 4
  • XLR-kabelsaantal 8
  • Jackkabelsaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

  • Podiumspotsaantal 4
  • Lichtstatievenaantal 2
  • Sfeerverlichtingaantal 6
  • Batterijlampenaantal 6

Servies

  • Drinkglazenaantal 120
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 120
  • Vorkenaantal 120
  • Messenaantal 120
  • Lepelsaantal 100
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 6

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Waterkokersaantal 2
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Snijplankenaantal 3
  • Koksmesaantal 2
  • Maatbekersaantal 2
  • Keukenkommenaantal 4
  • Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 8
  • Vlaggenlijnenaantal 6
  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonpompaantal 2
  • Plakstripsaantal 4
  • Programmabordenaantal 4
  • Pijlbordenaantal 8

Catering

  • Boodschappen
  • Drankdispensersaantal 4
  • Barbakkenaantal 6
  • Serveertafelsaantal 4
  • Thermosbekersaantal 20
  • Koelelementenaantal 16
  • Etikettenaantal 100
  • Voedselcontainersaantal 12
  • Koelmattenaantal 4

Schoonmaak

  • Bezemaantal 2
  • Vloertrekkeraantal 2
  • Dweilaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Schoonmaakkar
  • Afvalbakkenaantal 10
  • Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Overig

  • Kassakist
  • Pinapparaat
  • Portemonnee voor wisselgeld
  • Portofoonsaantal 4
  • Zaklampenaantal 4
  • EHBO-koffer
  • Brandblusseraantal 2
  • Programmaboekjesaantal 120
  • Polsbandjeshouderaantal 2
  • Gevondenvoorwerpenbak

Tips

  • Plan de technische opbouw vóór de publieksontvangst. Reserveer tijd voor luidsprekers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, XLR-kabels en verlichting; alleen apparatuur klaarzetten is niet genoeg.
  • Leg de laad- en loszone vooraf vast en houd die vrij. Podiumdelen, podiumtrappen, tafels en stoelen kosten meer verplaatstijd wanneer auto's of publiek de route blokkeren.
  • Verzamel dieetwensen vóór je de cateringbestelling plaatst. Tel daarna servies, drinkglazen, koffiekopjes en serveerschalen mee per eet- en drinkmoment, in plaats van alleen het menu door te geven.
  • Maak het programma met concrete tijden voor openen, opbouw, soundcheck, ontvangst en optredens. Deel vrijwilligers per taak in, zodat garderobe, bewegwijzering, catering en publieksbegeleiding niet bij één persoon terechtkomen.
  • Controleer de techniek en verlichting nog één keer nadat het podium staat. Test microfoons, luidsprekers en podiumspots afzonderlijk en leg verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape zichtbaar klaar voor kleine aanpassingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concertavond organiseren?
Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Begin uiterlijk enkele weken voor de avond met aanmeldingen, dieetwensen, catering, vrijwilligers en technische inventarisatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een concertavond?
Plan minstens enkele uren voor laden en lossen, podiumdelen, meubilair, geluid en verlichting. Voeg extra tijd toe voor microfoons aansluiten, bekabeling en een volledige soundcheck.
Wat moet ik regelen voor de techniek van een concertavond?
Maak vooraf een technische lijst met luidsprekers, statieven, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, muziekstandaards en kabels. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape vóór de opbouw.
Wanneer moet ik dieetwensen en catering voor een concertavond verzamelen?
Vraag dieetwensen uit zodra de aanmeldingen binnenkomen en sluit de inventarisatie vóór de cateringbestelling. Controleer daarna voorraad en verse producten opnieuw op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!