Einen Kongress für Umweltwissenschaften Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Kongress für Umweltwissenschaften entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Ort, Thema und Programmrahmen fest, bevor du Referenten anfragst und die Anmeldung öffnest. Danach folgen Raum, Technik, Catering und die Kommunikation mit Teilnehmenden. Plane außerdem feste Fristen für Präsentationen, Teilnehmerzahlen und technische Tests ein – diese Punkte werden erfahrungsgemäß am häufigsten zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Thema festlegen
3 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Sprecherverträge bestätigen
2 Personen
5
Programm online veröffentlichen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Werbematerial verteilen
3 Personen
9
Technik und Saal reservieren
2 Personen
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Erreichbarkeit prüfen
12
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
16
Präsentationen entgegennehmen
2 Personen
17
Präsentationen technisch testen
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Programme drucken
2 Personen
20
Evaluierungsformular erstellen
21
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
22
Cateringmengen bestätigen
2 Personen
23
Sprecherbriefing versenden
24
Materialien zusammenstellen
3 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
32
Podiumstisch herrichten
2 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
35
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
WLAN und Strom testen
2 Personen
38
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
39
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
40
Namensschilder auslegen
2 Personen
41
Registrierungsteam einweisen

Event

42
Referenten empfangen
2 Personen
43
Teilnehmer registrieren
4 Personen
44
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
45
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
46
Zeit und Fragen im Blick behalten
2 Personen
47
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
48
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
49
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
50
Mittagsbuffet auffüllen
3 Personen
51
Geschirr und Abfall abholen
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
54
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
55
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Abschluss ankündigen
58
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

59
Technik ausschalten
2 Personen
60
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
61
Abfall trennen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Registrierungstheke aufräumen
2 Personen
65
Saal reinigen
3 Personen
66
Sanitäranlagen prüfen
67
Materialien zurückbringen
2 Personen
68
Technik zurückbringen
2 Personen
69
Teilnehmerliste archivieren
70
Präsentationen teilen
71
Dankesnachricht versenden
72
Evaluierungsformulare bearbeiten
2 Personen
73
Rechnungen prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongresstischeAnz. 14
StühleAnz. 130
RegistrierungstischAnz. 2
RednerstühleAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
Audioverstärker
LautsprecherAnz. 2
LaserpointerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
USB-C-AdapterAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
WLAN-Router
LadestationenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
GläserAnz. 160
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 10
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten für SnacksAnz. 10

Catering

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
BuffettellerAnz. 8
TischdeckenrollenAnz. 6
EtikettenkartenAnz. 20
LebensmittelthermometerAnz. 2
Einkäufe

Druck und Registrierung

NamensschildhalterAnz. 140
LanyardsAnz. 140
ProgrammhefteAnz. 140
StifteAnz. 150
NotizblöckeAnz. 140
AnmeldelistenAnz. 8
EvaluierungsformulareAnz. 140
Klebe-BadgesAnz. 40
KlemmbretterAnz. 8
A4-DruckpapierAnz. 5

Dekoration

WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
Namensschilder für VortragendeAnz. 8
Baumwoll-TischfahnenAnz. 6
PflanzenAnz. 12
Wiederverwendbare KonferenzbannerAnz. 4

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
MessbecherAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfalltrennbehälterAnz. 6
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
HandfegerAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Sonstiges

WerkzeugkofferAnz. 2
Scheren-SetsAnz. 3
GewebeklebebandAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
MarkerAnz. 12
StifteAnz. 20

Tipps

Beginne mit Datum, Ort und Programm und sprich die Referenten frühzeitig an. Bestätige Sprecherverträge, bevor du das vollständige Programm online veröffentlichst.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Erreichbarkeit, Barrierefreiheit und die wichtigsten Programmpunkte geklärt sind. Frage im Formular direkt nach Ernährungswünschen und besonderen Anforderungen.
Lege für Präsentationen eine klare Abgabefrist fest und teste jede Datei spätestens am Vortag auf dem verwendeten Laptop und Projektor. Prüfe dabei auch HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Mikrofone und Präsentationsklicker.
Erstelle Namensschilder und die endgültige Teilnehmerliste nicht erst am Veranstaltungsmorgen. Bestätige die Cateringmengen nach Anmeldeschluss und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche getrennt.
Packe Materialien für Registrierung, Vorträge und Feedback in getrennte Sets. Plane für den Aufbau ausreichend Zeit ein, damit Kongresstische, Stühle, Registrierungstisch, Garderobe und Abfallbehälter vor Einlass stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kongress für Umweltwissenschaften planen?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vor dem Termin. Raum, Technik und Referenten sollten zuerst feststehen; die Anmeldung kann anschließend mehrere Wochen vor dem Kongress geöffnet werden.
Wann sollte das Programm eines Umweltkongresses veröffentlicht werden?: Veröffentliche das vorläufige Programm, sobald die zentralen Referenten und Themen bestätigt sind, möglichst 8 bis 12 Wochen vor der Veranstaltung. Änderungen solltest du bis etwa 2 Wochen vorher aktiv kommunizieren.
Bis wann müssen Präsentationen für einen Kongress eingereicht werden?: Setze die Abgabefrist auf 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress. So bleibt Zeit, alle Präsentationen technisch zu testen und fehlende Dateien oder Adapter rechtzeitig zu klären.
Wann sollte man das Catering für einen Kongress bestätigen?: Bestätige die endgültige Menge nach Ablauf der Anmeldung, meist 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Übergib dem Caterer dabei die Zahl der Teilnehmenden sowie alle erfassten Ernährungswünsche.

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