Zo organiseer je een milieuwetenschapscongres

Begin met de datum, locatie en inhoudelijke lijn; pas daarna kun je sprekers, techniek en deelnemers goed op elkaar afstemmen. Leg sprekers vroeg vast en publiceer het programma zodra de belangrijkste onderdelen bevestigd zijn. Open vervolgens de inschrijving, verzamel dieetwensen en controleer bereikbaarheid en toegankelijkheid. In de laatste week draait alles om presentaties testen, naamkaartjes, cateringhoeveelheden en een definitieve deelnemerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en thema bepalen
3 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekerscontracten bevestigen
2 personen
5
Programma online publiceren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
9
Techniek en zaal reserveren
2 personen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Bereikbaarheid controleren
12
Toegankelijkheid controleren
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
16
Presentaties ontvangen
2 personen
17
Presentaties technisch testen
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Programma's printen
2 personen
20
Evaluatieformulier maken
21
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
22
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
23
Sprekersbriefing versturen
24
Materialen verzamelen
3 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
27
Locatie openen
2 personen
28
Zaalindeling uitzetten
3 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Podiumtafel inrichten
2 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Presentaties klaarzetten
2 personen
35
Projector en scherm testen
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Wifi en stroom testen
2 personen
38
Koffiepunt inrichten
2 personen
39
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
40
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
41
Registratieteam instrueren

Event

42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Deelnemers registreren
4 personen
44
Welkomstkoffie serveren
3 personen
45
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
46
Tijd en vragen bewaken
2 personen
47
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
48
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
49
Koffie en thee bijvullen
2 personen
50
Lunchbuffet aanvullen
3 personen
51
Servies en afval ophalen
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
54
Publieksvragen verzamelen
2 personen
55
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
56
Borrelhapjes serveren
3 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

59
Techniek uitschakelen
2 personen
60
Overgebleven eten verpakken
2 personen
61
Afval sorteren
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Registratiebalie opruimen
2 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Sanitair controleren
67
Materialen terugbrengen
2 personen
68
Techniek retourneren
2 personen
69
Deelnemerslijst archiveren
70
Presentaties delen
71
Bedankbericht versturen
72
Evaluatieformulieren verwerken
2 personen
73
Facturen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 14
Stoelenaantal 130
Registratietafelaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Audioversterker
Luidsprekersaantal 2
Laserpointeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-C-adaptersaantal 4
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Glazenaantal 160
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen voor hapjesaantal 10

Catering

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Buffetbordenaantal 8
Tafelkleedrollenaantal 6
Etiketkaartenaantal 20
Voedselthermometersaantal 2
Boodschappen

Print en registratie

Naamkaarthoudersaantal 140
Lanyardsaantal 140
Programmaboekjesaantal 140
Pennenaantal 150
Notitieblokkenaantal 140
Registratielijstenaantal 8
Evaluatieformulierenaantal 140
Kleefbadgesaantal 40
Klembordenaantal 8
A4-printpapieraantal 5

Decoratie

Richtingsbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Naamkaartjes voor sprekersaantal 8
Katoenen tafelvlaggenaantal 6
Plantenaantal 12
Herbruikbare conferentiebannersaantal 4

Verlichting

LED-staande lampenaantal 4
LED-snoerenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 3
Opbergdozenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Overig

Gereedschapskofferaantal 2
Schaarsetsaantal 3
Ducttapeaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Markeerstiftenaantal 12
Stiftenaantal 20

Tips

Leg sprekerscontracten en afspraken vroeg vast en vraag presentaties uiterlijk enkele dagen voor het congres op. Zo houd je tijd over om bestanden, beeldverhoudingen en aansluitingen technisch te testen.
Plan de registratie niet pas op de congresdag. Zet een registratietafel klaar, maak naamkaartjes op basis van de definitieve deelnemerslijst en druk programma’s nadat de laatste wijzigingen zijn verwerkt.
Controleer de techniek in de zaal met de apparatuur die je echt gebruikt: projector, scherm, laptop, microfoons, HDMI-kabels en USB-C-adapters. Test ook verlengkabels, stekkerdozen, wifi en een reserveoplossing voor stroom of verbinding.
Bevestig de cateringhoeveelheden nadat de inschrijving sluit en verwerk dieetwensen in een aparte lijst. Reken niet alleen met deelnemers, maar ook met sprekers en organisatie bij koffie, lunch, glazen en servies.
Stuur de sprekersbriefing uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst met tijden, zaalindeling, presentatie-instructies en contactgegevens. Plan op de congresdag een aankomstbuffer van minimaal 30 minuten voor registratie en techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een milieuwetenschapscongres?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, thema en sprekers. Open de inschrijving zodra programma, bereikbaarheid en toegankelijkheid voldoende duidelijk zijn, meestal 8 tot 12 weken voor het congres.
Wanneer moet je sprekers benaderen voor een milieuwetenschapscongres?: Benader sprekers 4 tot 6 maanden vooraf, vooral als hun agenda beperkt is. Bevestig contracten en praktische afspraken uiterlijk 8 weken voor de bijeenkomst.
Wanneer test je presentaties en techniek voor een congres?: Verzamel presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf en test ze daarna met de congreslaptop, projector, scherm en microfoons. Doe op de congresdag nog een korte controle van aansluitingen en geluidsniveau, minimaal 60 minuten voor de start.
Wanneer bevestig je de catering voor een congres?: Verzamel dieetwensen tijdens de inschrijving en sluit de deelnemerslijst ongeveer 5 tot 7 werkdagen vooraf. Bevestig daarna aantallen voor koffie, lunch, servies en speciale maaltijden met de cateraar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.