Organiser un congrès de sciences de l’environnement, étape par étape

Un congrès de sciences de l’environnement se prépare d’abord autour d’une date, d’un lieu accessible et d’un programme cohérent. Ensuite, il faut sécuriser les intervenants, ouvrir les inscriptions et réserver assez tôt la salle, la technique et le traiteur. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, les besoins alimentaires, les badges et le déroulement sur place. Ce sont généralement les détails techniques et les informations manquantes des participants qui créent les retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et le thème
3 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les contrats des intervenants
2 personnes
5
Publier le programme en ligne
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
9
Réserver la technique et la salle
2 personnes
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Vérifier l’accessibilité
12
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
16
Recevoir les présentations
2 personnes
17
Tester techniquement les présentations
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les programmes
2 personnes
20
Créer le formulaire d'évaluation
21
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
22
Confirmer les quantités de traiteur
2 personnes
23
Envoyer le briefing des intervenants
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Aménager la table de scène
2 personnes
33
Installer la signalétique
2 personnes
34
Préparer les présentations
2 personnes
35
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Tester le wifi et l’alimentation
2 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
40
Disposer les badges nominatifs
2 personnes
41
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Servir le café de bienvenue
3 personnes
45
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
46
Gérer le temps et les questions
2 personnes
47
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
48
Préparer la pause café
3 personnes
49
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
51
Récupérer la vaisselle et les déchets
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Animer la table ronde
2 personnes
54
Recueillir les questions du public
2 personnes
55
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
56
Servir les amuse-bouches
3 personnes
57
Annoncer la clôture
58
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

59
Éteindre la technique
2 personnes
60
Emballer les restes
2 personnes
61
Trier les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Ranger le bureau d’accueil
2 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Vérifier les sanitaires
67
Rapporter le matériel
2 personnes
68
Retourner le matériel technique
2 personnes
69
Archiver la liste des participants
70
Partager les présentations
71
Envoyer un message de remerciement
72
Traiter les formulaires d'évaluation
2 personnes
73
Vérifier les factures
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 14
Chaisesqté 130
Table d'inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Amplificateur audio
Haut-parleursqté 2
Pointeur laserqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 4
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi
Stations de rechargeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verresqté 160
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 10
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour les amuse-bouchesqté 10

Catering

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Assiettes de buffetqté 8
Rouleaux de nappesqté 6
Cartes-étiquettesqté 20
Thermomètres alimentairesqté 2
Courses

Impression et inscription

Porte-nomsqté 140
Lanyardsqté 140
Brochures du programmeqté 140
Stylosqté 150
Blocs-notesqté 140
Listes d'inscriptionqté 8
Formulaires d’évaluationqté 140
Badges adhésifsqté 40
Presse-papiersqté 8
Papier d'impression A4qté 5

Décoration

Panneaux directionnelsqté 12
Affiches du programmeqté 8
Badges nominatifs pour les intervenantsqté 8
Fanions de table en cotonqté 6
Plantesqté 12
Bannières de conférence réutilisablesqté 4

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4
Guirlandes LEDqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 3
Boîtes de rangementqté 12
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 6
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Autre

Caisse à outilsqté 2
Jeux de ciseauxqté 3
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 100
Marqueursqté 12
Marqueursqté 20

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme autour du thème retenu. Prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les intervenants et leurs contrats avant de publier le programme en ligne.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est suffisamment stable. Demandez immédiatement les besoins alimentaires, les informations utiles aux badges et les éventuels besoins d’accessibilité.
Réservez la technique avec la salle plutôt que quelques jours avant l’événement. Testez chaque présentation sur l’ordinateur prévu, notamment les câbles HDMI, les adaptateurs USB-C, le projecteur et les microphones sans fil.
Envoyez un briefing aux intervenants avant la date du congrès et fixez une échéance pour recevoir leurs présentations. Gardez une version locale des fichiers afin de ne pas dépendre du Wi-Fi ou d’un lien externe.
À environ une semaine du congrès, établissez la liste définitive des participants et confirmez les quantités au traiteur. Préparez ensuite les badges, les programmes imprimés, la table d’inscription et le matériel de recharge pour l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès de sciences de l’environnement ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un congrès avec plusieurs intervenants. Ce délai permet de confirmer les contrats, publier le programme, traiter les inscriptions et réserver correctement la salle, la technique et le traiteur.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et la majeure partie du programme sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Le formulaire doit recueillir les besoins alimentaires et les informations nécessaires aux badges.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les présentations au plus tard 7 jours avant le congrès, avec une échéance précise. Testez-les ensuite sur l’ordinateur, le projecteur et les adaptateurs qui seront réellement utilisés sur place.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez la quantité définitive environ 5 à 7 jours avant le congrès, après avoir vérifié la liste des participants et les besoins alimentaires. Gardez une petite marge si les inscriptions peuvent encore évoluer.

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