Checkliste für den Kongress für Umweltwissenschaften

Ein Kongress für Umweltwissenschaften steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan. Lege zuerst Datum, Ort, Thema und Programm fest, bevor du Referenten, Technik und Catering verbindlich buchst. Danach folgen Anmeldungen, Kommunikation und die technische Vorbereitung der Beiträge. In den letzten Tagen zählen vor allem genaue Teilnehmerzahlen, Ernährungswünsche, Präsentationen und ein klares Briefing für alle Sprecher.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Thema festlegen
3 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Sprecherverträge bestätigen
2 Personen
Programm online veröffentlichen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Werbematerial verteilen
3 Personen
Technik und Saal reservieren
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Erreichbarkeit prüfen
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
Präsentationen entgegennehmen
2 Personen
Präsentationen technisch testen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programme drucken
2 Personen
Evaluierungsformular erstellen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
2 Personen
Sprecherbriefing versenden
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Podiumstisch herrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
WLAN und Strom testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Namensschilder auslegen
2 Personen
Registrierungsteam einweisen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Zeit und Fragen im Blick behalten
2 Personen
Sprecher technisch unterstützen
2 Personen
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mittagsbuffet auffüllen
3 Personen
Geschirr und Abfall abholen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
Publikumsfragen sammeln
2 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Abschluss ankündigen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Registrierungstheke aufräumen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen prüfen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Technik zurückbringen
2 Personen
Teilnehmerliste archivieren
Präsentationen teilen
Dankesnachricht versenden
Evaluierungsformulare bearbeiten
2 Personen
Rechnungen prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongresstischeAnz. 14
StühleAnz. 130
RegistrierungstischAnz. 2
RednerstühleAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
Audioverstärker
LautsprecherAnz. 2
LaserpointerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
USB-C-AdapterAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
WLAN-Router
LadestationenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 140
GläserAnz. 160
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 10
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten für SnacksAnz. 10

Catering

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
BuffettellerAnz. 8
TischdeckenrollenAnz. 6
EtikettenkartenAnz. 20
LebensmittelthermometerAnz. 2
Einkäufe

Druck und Registrierung

NamensschildhalterAnz. 140
LanyardsAnz. 140
ProgrammhefteAnz. 140
StifteAnz. 150
NotizblöckeAnz. 140
AnmeldelistenAnz. 8
EvaluierungsformulareAnz. 140
Klebe-BadgesAnz. 40
KlemmbretterAnz. 8
A4-DruckpapierAnz. 5

Dekoration

WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
Namensschilder für VortragendeAnz. 8
Baumwoll-TischfahnenAnz. 6
PflanzenAnz. 12
Wiederverwendbare KonferenzbannerAnz. 4

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 4
LED-LichterkettenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 10
MessbecherAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24

Reinigung

AbfalltrennbehälterAnz. 6
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
HandfegerAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Sonstiges

WerkzeugkofferAnz. 2
Scheren-SetsAnz. 3
GewebeklebebandAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
MarkerAnz. 12
StifteAnz. 20

Tipps

Plane die Referentenanfragen früh: Verschicke Verträge und verbindliche Zusagen nicht erst nach der Veröffentlichung des Programms. Sammle außerdem Titel, Kurzbiografie, Vortragstext und technische Anforderungen zentral.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm, Ort und Erreichbarkeit geklärt sind. Frage dort direkt nach Ernährungswünschen und Barrierefreiheitsbedarf, damit du nicht in den letzten 48 Stunden nachfassen musst.
Teste jede Präsentation mindestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Mikrofone und Präsentationsklicker.
Bestätige die Cateringmengen anhand der endgültigen Teilnehmerliste und der erfassten Ernährungswünsche. Plane die Registrierung so, dass Namensschilder, gedruckte Programme und Materialien bereits vor Einlass sortiert bereitliegen.
Schicke den Sprechern spätestens 7 Tage vorher ein Briefing mit Ankunftszeit, Raum, Ablauf, Redezeit und Ansprechpartner. Kontrolliere am Vortag zusätzlich WLAN, Stromversorgung, Ladestationen und die Position der Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kongress für Umweltwissenschaften organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Thema und Programm. Referenten, Verträge, Technik und Catering sollten anschließend schrittweise verbindlich bestätigt werden.
Wann sollte das Anmeldeformular für den Kongress online gehen?: Öffne die Anmeldung, sobald Ort, Programm und Teilnahmebedingungen feststehen – idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 2 Monate für Einladungen, Werbung und Rückfragen.
Wie viele Tage vorher müssen Präsentationen getestet werden?: Sammle die Dateien spätestens 5 Werktage vor dem Kongress und teste sie auf dem Veranstaltungs-Laptop. Für kurzfristige Änderungen solltest du zusätzlich am Vortag einen kurzen Technikcheck einplanen.
Wann muss die Cateringmenge endgültig bestätigt werden?: Bestätige die Mengen 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress anhand der finalen Teilnehmerliste. Berücksichtige dabei vegetarische, vegane, allergische und andere gemeldete Ernährungswünsche getrennt.

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