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Kneipentour organisieren: Die praktische Checkliste

Bei einer Kneipentour entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppe entspannt von einer Station zur nächsten kommt. Plane Route und Reservierungen frühzeitig, bestätige die Teilnehmerzahl und kläre Allergien sowie Ernährungswünsche vor dem Start. Am Veranstaltungstag brauchst du einen kontrollierten Treffpunkt, sichtbare Teilnehmerausweise, geladene Telefone und Wasser. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Engpässe rechtzeitig abzufangen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Kneipen auswählen

    2 Personen

  • Pubs ansprechen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Route auf Allergien prüfen

  • Teilnehmerliste festlegen

  • Reservierungen bestätigen

  • Strecke und Hausregeln teilen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Routenkarten ausdrucken

  • Teilnehmerausweise vorbereiten

  • Bargeld und Zahlungsmittel bereitlegen

  • Telefone aufladen

  • Startpunkt kontrollieren

    2 Personen

  • Empfangstisch aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Badges und Streckenkarten verteilen

    2 Personen

  • Willkommenshäppchen servieren

    2 Personen

  • Wasser verteilen

    2 Personen

  • Route und Sicherheitsregeln erklären

  • Gruppe zur ersten Kneipe begleiten

    2 Personen

  • Reservierung in der ersten Kneipe prüfen

  • Gruppe durch die Kneipen begleiten

    2 Personen

  • Reservierungen unterwegs kontrollieren

  • Teilnehmer beim Verlassen zählen

    2 Personen

  • Getränke am Startpunkt nachfüllen

  • Teilnehmende zum Zielpunkt begleiten

    2 Personen

  • Letzte Anwesenheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Offene Rechnungen begleichen

  • Teilnehmer sicher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tisch und Materialien abbauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Startbereich reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Offene Zahlungen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Klapp­tisch

Kommunikation

  • RoutenpläneAnz. 25
  • TeilnehmerausweiseAnz. 25
  • BadgehalterAnz. 25
  • ArmbänderAnz. 25
  • KugelschreiberAnz. 6
  • Wasserfeste MarkerAnz. 2
  • KlemmbretterAnz. 2
  • EtikettenAnz. 30
  • UmschlägeAnz. 25

Ausstattung

  • PowerbanksAnz. 2
  • LadekabelAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 3

Sicherheit

  • WarnwestenAnz. 2
  • Erste-Hilfe-Set
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 2

Catering

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 30
  • ServierschalenAnz. 5
  • ServierzangenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 8
  • Korkenzieher
  • FlaschenöffnerAnz. 2
  • ThermosflaschenAnz. 2
  • Einkäufe

Dekoration

  • GirlandenAnz. 4
  • BallonsAnz. 30
  • Ballonband
  • TischdeckenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 2

Finanzen

  • Geldkassette
  • Umschläge für BargeldAnz. 5

Tipps

  • Lege die Route mindestens zwei bis drei Wochen vorher fest und sprich jede Kneipe an, bevor du Einladungen verschickst. Plane pro Station genug Zeit für den Weg, die Bestellung und einen möglichen verspäteten Start ein.
  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Bestätige danach jede Reservierung erneut und gib den Kneipen die endgültige Gruppengröße sowie besondere Ernährungswünsche weiter.
  • Teile Strecke, Hausregeln und Startpunkt spätestens 2 Tage vor der Tour. Drucke zusätzlich Routenpläne aus und bereite Teilnehmerausweise, Badges oder Armbänder vor, falls jemand unterwegs den Anschluss verliert.
  • Lade Telefone und Powerbanks am Vorabend vollständig auf und nimm Ladekabel, Taschenlampen sowie Notfallkontakte mit. Eine Geldkassette und vorbereitete Zahlungsmittel verhindern Verzögerungen am Empfangstisch.
  • Stelle am Startpunkt Wasser, kleine Snacks und Handdesinfektionsmittel bereit. Rechne bei einer Gruppe von 20 Personen mit mindestens 20 Portionen und kontrolliere vor dem Eintreffen, ob Kühlboxen und Kühlelemente einsatzbereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kneipentour planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Route und Kneipenauswahl. Reservierungen und Gruppengröße sollten spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Kneipen gehören zu einer Kneipentour?
Für einen Abend sind 3 bis 5 Kneipen realistisch. Rechne pro Station ungefähr 60 bis 90 Minuten inklusive Weg und Übergang, damit die Gruppe nicht unter Zeitdruck gerät.
Was muss man den Kneipen bei einer Gruppenreservierung mitteilen?
Nenne die endgültige Personenzahl, die geplante Ankunftszeit und besondere Ernährungswünsche. Bestätige die Reservierung 2 bis 3 Tage vorher noch einmal telefonisch oder schriftlich.
Was sollte man zur Kneipentour mitnehmen?
Packe Routenpläne, Teilnehmerausweise, Stifte, geladene Telefone, Powerbanks, Wasser und Notfallkontakte ein. Für eine Gruppe von 20 Personen sind mindestens 20 Wasserportionen sinnvoll.

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