Eine Kneipentour Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Kneipentour entscheidet nicht nur die Auswahl der Lokale, sondern vor allem die Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst eine realistische Route fest, kläre Kapazitäten und Reservierungen und verschicke danach die Einladung. Vor dem Start brauchst du eine verbindliche Teilnehmerliste, Angaben zu Allergien sowie einen klaren Treffpunkt. Plane außerdem Zeit für Ausweise, Streckenkarten, Wasser, Bargeld und einen Notfallkontakt ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Kneipen auswählen
2 Personen
- 2
Pubs ansprechen
- 3
Reservierungen vornehmen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Route auf Allergien prüfen
- 8
Teilnehmerliste festlegen
- 9
Reservierungen bestätigen
- 10
Strecke und Hausregeln teilen
- 11
Notfallkontakte sammeln
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Routenkarten ausdrucken
- 14
Teilnehmerausweise vorbereiten
- 15
Bargeld und Zahlungsmittel bereitlegen
- 16
Telefone aufladen
- 17
Startpunkt kontrollieren
2 Personen
- 18
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
- 19
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
2 Personen
Event
- 22
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 23
Badges und Streckenkarten verteilen
2 Personen
- 24
Willkommenshäppchen servieren
2 Personen
- 25
Wasser verteilen
2 Personen
- 26
Route und Sicherheitsregeln erklären
- 27
Gruppe zur ersten Kneipe begleiten
2 Personen
- 28
Reservierung in der ersten Kneipe prüfen
- 29
Gruppe durch die Kneipen begleiten
2 Personen
- 30
Reservierungen unterwegs kontrollieren
- 31
Teilnehmer beim Verlassen zählen
2 Personen
- 32
Getränke am Startpunkt nachfüllen
- 33
Teilnehmende zum Zielpunkt begleiten
2 Personen
- 34
Letzte Anwesenheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 35
Offene Rechnungen begleichen
- 36
Teilnehmer sicher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Tisch und Materialien abbauen
2 Personen
- 38
Abfall sammeln
2 Personen
- 39
Startbereich reinigen
2 Personen
- 40
Fundsachen sammeln
- 41
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 42
Offene Zahlungen bearbeiten
- 43
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Klapptisch
Kommunikation
- RoutenpläneAnz. 25
- TeilnehmerausweiseAnz. 25
- BadgehalterAnz. 25
- ArmbänderAnz. 25
- KugelschreiberAnz. 6
- Wasserfeste MarkerAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 2
- EtikettenAnz. 30
- UmschlägeAnz. 25
Ausstattung
- PowerbanksAnz. 2
- LadekabelAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 3
Sicherheit
- WarnwestenAnz. 2
- Erste-Hilfe-Set
- HanddesinfektionsmittelAnz. 2
Catering
- Wiederverwendbare BecherAnz. 30
- ServierschalenAnz. 5
- ServierzangenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- KühlelementeAnz. 8
- Korkenzieher
- FlaschenöffnerAnz. 2
- ThermosflaschenAnz. 2
- Einkäufe
Dekoration
- GirlandenAnz. 4
- BallonsAnz. 30
- Ballonband
- TischdeckenAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 2
Finanzen
- Geldkassette
- Umschläge für BargeldAnz. 5
Tipps
- Wähle drei bis fünf Kneipen, die zu Fuß in höchstens 10 bis 15 Minuten erreichbar sind. Sprich die Lokale frühzeitig an und bestätige jede Reservierung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin.
- Setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor der Kneipentour. Danach kannst du die Teilnehmerzahl festlegen, Ernährungswünsche erfassen und freie Plätze oder Änderungen an die Kneipen weitergeben.
- Prüfe die Route nicht nur auf Entfernung, sondern auch auf Allergien, Toiletten, Hausregeln und einen sicheren Rückweg. Teile Strecke, Treffpunkt und Regeln spätestens 48 Stunden vorher mit allen Teilnehmern.
- Richte am Start einen kleinen Empfangstisch ein und verteile Teilnehmerausweise sowie Streckenkarten. Lade Telefone am selben Tag vollständig auf und nimm Powerbanks, Ladekabel und wichtige Notfallkontakte mit.
- Plane alkoholfreie Optionen und Wasser von Anfang an ein. Stelle Snacks, Wasser und gekühlte Getränke bereit, und kläre vorher, ob einzelne Kneipen nur Bargeld akzeptieren oder eine Gruppenrechnung verlangen.
Häufige Fragen
- Wie viele Kneipen sollte eine Kneipentour haben?
- Für eine Tour von etwa 4 bis 6 Stunden sind drei bis fünf Kneipen meist gut machbar. Rechne pro Lokal mit 45 bis 60 Minuten und plane zusätzlich 10 bis 15 Minuten Wegzeit ein.
- Wie früh muss man Kneipen für eine Gruppentour reservieren?
- Bei Gruppen ab etwa 10 Personen solltest du 2 bis 4 Wochen vorher anfragen. Bestätige die genaue Teilnehmerzahl und die Reservierung nochmals 3 bis 5 Tage vor dem Termin.
- Wann sollte man die Teilnehmerliste für eine Kneipentour schließen?
- Schließe die Anmeldung ungefähr 7 Tage vorher, damit du Plätze, Ausweise, Streckenkarten und Snacks passend vorbereiten kannst. Änderungen am selben Tag solltest du nur noch direkt mit den Lokalen abstimmen.
- Was muss man bei einer Kneipentour für die Sicherheit planen?
- Sammle vorab mindestens einen Notfallkontakt pro Teilnehmer und teile die Route spätestens 48 Stunden vorher. Nimm außerdem ein Erste-Hilfe-Set, geladene Telefone, Powerbanks und bei schlechter Sicht Taschenlampen oder Warnwesten mit.
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