Organiser une tournée des bars sans rien oublier

Une tournée des bars se prépare d’abord sur le parcours, puis sur les réservations et la gestion du groupe. Choisis l’ordre des établissements, vérifie leurs horaires et confirme chaque réservation avant d’envoyer l’itinéraire aux participants. Le jour J, prévois un point de départ clairement indiqué, des badges, des cartes imprimées et un moyen simple de compter les présents. Les détails souvent oubliés sont les allergies, les contacts d’urgence, l’eau, les batteries de téléphone et l’argent liquide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Sélectionner l'itinéraire et les bars
2 personnes
Contacter les cafés
Faire les réservations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les allergies sur l’itinéraire
Enregistrer la liste des participants
Confirmer les réservations
Partager l’itinéraire et le règlement
Recueillir les contacts d'urgence
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer les badges des participants
Préparer l’argent liquide et les moyens de paiement
Charger les téléphones
Vérifier le point de départ
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges et les cartes du parcours
2 personnes
Servir les amuse-bouches de bienvenue
2 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
Accompagner le groupe au premier pub
2 personnes
Vérifier la réservation au premier bar
Accompagner le groupe entre les pubs
2 personnes
Vérifier les réservations en route
Compter les participants au départ
2 personnes
Ravitailler en boissons au point de départ
Guider les participants vers l’arrivée
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle des présences
2 personnes
Régler les factures en attente
Raccompagner les participants en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Démonter la table et le matériel
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le point de départ
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les paiements en attente
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table pliante

Communication

Cartes d'itinéraireqté 25
Badges des participantsqté 25
Porte-badgesqté 25
Braceletsqté 25
Stylos à billeqté 6
Marqueurs imperméablesqté 2
Presse-papiersqté 2
Étiquettesqté 30
Enveloppesqté 25

Équipement

Batteries externesqté 2
Câbles de rechargeqté 4
Lampes de pocheqté 3

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 2
Trousse de premiers secours
Gel hydroalcooliqueqté 2

Catering

Gobelets réutilisablesqté 30
Saladiers de serviceqté 5
Pinces de serviceqté 3
Glacièresqté 2
Pains de glaceqté 8
Tire-bouchon
Décapsuleursqté 2
Bouteilles isothermesqté 2
Courses

Décoration

Guirlandesqté 4
Ballonsqté 30
Ruban pour ballons
Nappesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 2

Gestion financière

Caisse
Enveloppes de paiementqté 5

Conseils

Prépare l’itinéraire au moins 2 à 3 semaines à l’avance et prévois une durée réaliste pour chaque bar, avec le temps de déplacement entre les étapes.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant la sortie. Vérifie ensuite les allergies avec chaque établissement, au lieu de supposer qu’une option sera disponible sur place.
Confirme toutes les réservations 48 à 72 heures avant le départ et rappelle l’heure, le point de rendez-vous, l’ordre des bars et les règles du groupe.
Imprime une carte du parcours pour chaque participant et prépare quelques exemplaires supplémentaires. Les téléphones peuvent manquer de batterie ou perdre la connexion pendant la soirée.
Prévois de l’eau dès l’accueil, des en-cas et un système de paiement adapté à chaque étape. Garde aussi une caisse avec de l’argent liquide et charge les téléphones avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver les bars ?: Contacte les bars au moins 3 semaines avant la tournée, surtout si le groupe compte plus de 10 personnes. Confirme chaque réservation 48 à 72 heures avant l’événement.
Combien de bars prévoir pour une tournée ?: Prévois généralement 3 à 5 bars pour une soirée, selon les distances et le temps disponible. Compte environ 45 à 60 minutes par étape, déplacements compris.
Quand envoyer les invitations pour une tournée des bars ?: Envoie les invitations 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixe la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant afin de finaliser les réservations, les allergies et les contacts d’urgence.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une tournée des bars ?: Prépare une liste des participants, les contacts d’urgence, une trousse de premiers secours et des lampes de poche. Pour un trajet nocturne, ajoute des gilets réfléchissants et partage les consignes avant le départ.

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