Checklist para organizar una ruta de bares sin olvidos
Organizar una ruta de bares requiere más que elegir varios locales. Primero debes cerrar el recorrido, contactar con los bares y confirmar reservas; después, controlar inscripciones, alergias y contactos de emergencia. El día del evento necesitarás mapas, acreditaciones, agua, aperitivos y un punto de recepción bien preparado. Esta checklist reúne 43 tareas y 32 materiales para avanzar en orden y llegar a la salida con todo comprobado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Seleccionar la ruta y los pubs
2 personas
Contactar con bares
Hacer reservas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la ruta por alergias
Registrar la lista de participantes
Confirmar las reservas
Compartir la ruta y las normas de la casa
Recopilar contactos de emergencia
Hacer la compra
2 personas
Imprimir mapas de ruta
Preparar las acreditaciones de los participantes
Preparar dinero en efectivo y medios de pago
Cargar los teléfonos
Comprobar el punto de salida
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Evento
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir badges y mapas de ruta
2 personas
Servir aperitivos de bienvenida
2 personas
Repartir agua
2 personas
Explicar la ruta y las normas de seguridad
Acompañar al grupo al primer bar
2 personas
Comprobar la reserva en el primer bar
Guiar al grupo entre bares
2 personas
Comprobar las reservas en tránsito
Contar a los participantes al salir
2 personas
Reponer bebidas en el punto de salida
Guiar a los participantes hasta el punto final
2 personas
Realizar el último control de asistencia
2 personas
Pagar las cuentas pendientes
Despedir a los participantes con seguridad
2 personas
Seguimiento
Desmontar la mesa y los materiales
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la zona de salida
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar los pagos pendientes
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesa plegable
Comunicación
- Mapas de rutacant. 25
- Credenciales de participantescant. 25
- Portabadgescant. 25
- Pulserascant. 25
- Bolígrafoscant. 6
- Rotuladores permanentescant. 2
- Portapapelescant. 2
- Etiquetascant. 30
- Sobrescant. 25
Equipo
- Baterías externascant. 2
- Cables de cargacant. 4
- Linternascant. 3
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 2
- Botiquín de primeros auxilios
- Desinfectante de manoscant. 2
Catering
- Vasos reutilizablescant. 30
- Cuencos de serviciocant. 5
- Pinzas de servircant. 3
- Neveras portátilescant. 2
- Acumuladores de fríocant. 8
- Sacacorchos
- Abridores de botellascant. 2
- Botellas térmicascant. 2
- Compras
Decoración
- Guirnaldascant. 4
- Globoscant. 30
- Cinta para globos
- Mantelescant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 2
Finanzas
- Caja registradora
- Sobres de pagocant. 5
Consejos
- Cierra la ruta y contacta con los bares con al menos 2 o 3 semanas de antelación. Confirma por escrito el número previsto de participantes, el horario de llegada y cualquier condición de la reserva.
- Cierra las inscripciones varios días antes de la ruta para registrar la lista definitiva y recoger preferencias dietéticas. Usa esa información para revisar posibles alergias antes de confirmar el recorrido.
- Prepara los mapas, las acreditaciones, los portabadges y las pulseras el día anterior. Lleva algunas unidades y bolígrafos de repuesto para resolver altas o cambios en la mesa de recepción.
- Calcula el tiempo de recepción antes de la salida: registra la asistencia, reparte mapas y normas de la casa, y ofrece agua y aperitivos. Ten el punto de salida listo al menos 30 minutos antes de la hora acordada.
- Carga los teléfonos y las baterías externas la noche anterior y prepara efectivo y otros medios de pago. Comprueba también linternas, botiquín, chalecos reflectantes y contactos de emergencia antes de salir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar los bares para una ruta?
- Contacta con los bares entre 2 y 3 semanas antes y confirma las reservas varios días antes del evento. Así puedes ajustar el número final de participantes y resolver cambios de horario.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una ruta de bares?
- Ciérralas al menos 3 o 4 días antes de la ruta. Ese margen permite registrar la lista definitiva, recoger preferencias dietéticas y comprobar el recorrido por posibles alergias.
- ¿Cuánto antes hay que preparar el punto de salida?
- Monta la mesa de recepción y prepara mapas, acreditaciones, pulseras y aperitivos al menos 30 minutos antes de la salida. La asistencia y el reparto del material pueden llevar entre 10 y 15 minutos.
- ¿Qué llevar a una ruta de bares organizada?
- Lleva mapas, acreditaciones, bolígrafos, baterías externas, cables de carga, agua, botiquín y medios de pago. Prepara también material de seguridad y calcula unidades para todos los participantes más algunos repuestos.
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