Klimacafé: Einkaufsliste und Mengenplanung
Für ein Klimacafé brauchst du mehr als Kaffee und ein paar Stühle. Plane Getränke, Snacks, Geschirr und Technik passend zur Teilnehmerzahl und zum Ablauf. Besonders häufig fehlen Namensschilder, Verlängerungskabel oder ausreichend Karaffen für Wasser. Die folgende Einkaufsliste hilft dir, Empfang, Vorträge und Pausen rechtzeitig vorzubereiten.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 90
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierbretterAnz. 8
- KaraffenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SuppenschalenAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadekabelAnz. 4
Dekoration
- InfotafelnAnz. 6
- NamensschilderAnz. 80
- TischdeckenAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Hafermilch - 6 Liter
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Zucker - 2 Packungen
- Honig - 2 Gläser
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Traubensaft - 6 Liter
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Bio-Bier - 48 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Birnen - 40 Stück
- Karotten - 5 Kilogramm
- Gurken - 10 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Hummus - 12 Becher
- Pflanzliche Tapenade - 6 Gläser
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Vollkorn-Knäckebrot - 6 Packungen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Gemüsesuppe - 30 Liter
- Linsen - 3 kilogram
- Kichererbsen - 3 Kilogramm
- Tomatenwürfel - 12 Dosen
- Zwiebeln - 5 Kilogramm
- Knoblauch - 6 Knollen
- Gemüsebouillon - 2 Packungen
- Kreuzkümmel - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Salz - 1 Packung
- Pflanzlicher Joghurt - 6 Liter
- Müsli - 3 Kilogramm
- Rosinen - 1 Kilogramm
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Nussmix - 3 Kilogramm
- Dunkle Schokolade - 2 Kilogramm
- Kekse - 8 Packungen
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Vegane Kekse - 4 Packungen
- Zitronen - 20 Stück
- Eiswürfel - 10 kilogram
- Servietten - 500 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Kompostierbare Müllbeutel - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Handseife - 4 Spender
Tipps
- Rechne pro Person für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken: etwa 0,5 Liter Wasser sowie zusätzlich Kaffee oder Tee. Stelle Wasser in Karaffen bereit und halte mindestens eine Thermoskanne je 15 bis 20 Gäste vor.
- Plane bei Snacks etwa 150 bis 200 Gramm pro Person ein, wenn das Klimacafé keine vollständige Mahlzeit ersetzt. Lege Obst und Snacks auf mehrere Servierbretter, damit sich während der Pausen keine lange Schlange bildet.
- Bestelle oder leihe Geschirr für die gesamte erwartete Teilnehmerzahl plus 10 Prozent Reserve. Bei 50 Gästen bedeutet das beispielsweise mindestens 55 Tassen, Gläser und Teller sowie genügend Bestecksets.
- Prüfe Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam mit den Referenten. Lege für jedes Gerät das passende Lade- oder Verlängerungskabel bereit; fehlende Kabel werden am Veranstaltungstag besonders häufig übersehen.
- Bereite Empfangsmaterialien mindestens zwei Stunden vor Beginn vor: ausgedruckte Teilnehmerliste, Namensschilder und Wegweiser. Reserviere außerdem einen eigenen Tisch für die Registrierung, damit Anmeldungen und spontane Rückfragen nicht den Getränkebereich blockieren.
Häufige Fragen
- Wie viel Wasser brauche ich für ein Klimacafé?
- Plane mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person für die Veranstaltung ein. Bei drei Stunden oder warmem Wetter sind 0,75 Liter pro Person sicherer; stelle zusätzlich Karaffen und Gläser bereit.
- Wie viele Snacks brauche ich für 30 Teilnehmer?
- Wenn die Snacks nur die Pause überbrücken, reichen etwa 150 bis 200 Gramm pro Person, also 4,5 bis 6 Kilogramm insgesamt. Ergänze die Menge, wenn keine Mahlzeit folgt oder das Klimacafé länger als drei Stunden dauert.
- Wie viel Geschirr brauche ich für ein Klimacafé?
- Plane pro erwarteter Person ein Set aus Tasse, Glas, Teller und Besteck und rechne 10 Prozent Reserve dazu. Für 30 Gäste brauchst du daher mindestens 33 Sets, auch wenn nicht alle Geschirrteile gleichzeitig benutzt werden.
- Wann muss ich die Technik für das Klimacafé testen?
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher und Mikrofon spätestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest mit der tatsächlichen Präsentation durchführen.
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