Eine Kleidersammlung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Kleidersammlung entscheidet nicht die Menge der Kleidung über den Ablauf, sondern eine klare Annahme und Sortierung. Lege zuerst Sammelziel, Standort und Abholtermin fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach organisierst du Anmeldungen, Helfer, Kartons und den Transport in dieser Reihenfolge. Plane außerdem Zeit für Wiegen, Beschriften und die Kontrolle der Kleidervorgaben ein – diese Schritte werden häufig erst am Veranstaltungstag bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Sammelziel festlegen
2 Personen
3
Informationen für Spender erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Social-Media-Posts veröffentlichen
2 Personen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Anweisungen für Freiwillige erstellen
2 Personen
10
Route für Spender ausarbeiten
2 Personen
11
Kleidervorgaben kontrollieren
2 Personen
12
Abholtermin bestätigen
13
Waage kontrollieren
14
Materialvorrat prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Kleiderkartons falten
2 Personen
17
Etiketten und Formulare drucken
18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
19
Transport für Kartons organisieren
2 Personen
20
Freiwillige erinnern

Event

21
Location öffnen
2 Personen
22
Tische aufstellen
4 Personen
23
Sammelbehälter aufstellen
3 Personen
24
Sortierzonen einrichten
4 Personen
25
Wiegetisch vorbereiten
2 Personen
26
Empfangstheke einrichten
2 Personen
27
Anweisungen an Freiwillige geben
2 Personen
28
Kaffee und Wasser bereitstellen
2 Personen
29
Spender empfangen
3 Personen
30
Kleidung entgegennehmen
4 Personen
31
Kleidung kontrollieren
4 Personen
32
Kleidung wiegen
2 Personen
33
Gewichte erfassen
34
Kleidung nach Art sortieren
6 Personen
35
Beschädigte Kleidung separat legen
2 Personen
36
Kartons pro Kategorie füllen
5 Personen
37
Kartons beschriften
3 Personen
38
Kartons stapeln
3 Personen
39
Getränke nachfüllen
40
Volle Kisten verlagern
4 Personen
41
Letzte Spenden entgegennehmen
3 Personen
42
Endgewicht festhalten
2 Personen
43
Sammelpunkt schließen
2 Personen
44
Kartons transportfertig machen
4 Personen

Nachbereitung

45
Tische und Kisten abbauen
4 Personen
46
Restmaterialien einpacken
3 Personen
47
Abfall sammeln
2 Personen
48
Location reinigen
4 Personen
49
Kartons für den Transport laden
4 Personen
50
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
51
Kleidung abgeben
2 Personen
52
Ergebnisse den Spendern melden
53
Materialien zurückgeben
2 Personen
54
Registrierungsdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
SammelbehälterAnz. 10
KlappkarreAnz. 2

Ausstattung

Plattformwaage
Handhubwagen
VerlängerungskabelAnz. 2

Beleuchtung

ArbeitsbeleuchtungAnz. 4

Küche

ThermoskannenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
LöffelAnz. 30

Dekoration

InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 10
TischdeckeAnz. 8

Büro

KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 30
PermanentmarkerAnz. 12
RegistrierungsformulareAnz. 150
KleideretikettenAnz. 200
BodentapeAnz. 6
SchereAnz. 6
KlebebandhalterAnz. 4

Lagerung

Kartons für den UmzugAnz. 80
KunststoffkistenAnz. 20
SpanngurteAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 2
MülleimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 2
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Sammelziel und die erlaubten Kleidungsstücke mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Formuliere die Informationen so eindeutig, dass Spender sofort wissen, was angenommen wird und was nicht.
Teile die Helfer nicht nur nach Uhrzeiten, sondern nach Aufgaben ein: Annahme, Wiegetisch, Sortierzonen und Transport brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Schicke den Einsatzplan spätestens 2 Tage vorher erneut an alle Freiwilligen.
Richte die Route für Spender vor dem Öffnen mit Wegweisern und Bodentape ein. Plane getrennte Bereiche für Registrierung, Kontrolle, Wiegen und Sortieren, damit sich wartende Personen und volle Sammelbehälter nicht gegenseitig blockieren.
Kontrolliere Waage, Materialvorrat und Beschriftungen am Vortag. Für jeden Sammelbereich sollten Kartons, Etiketten, Formulare, Stifte und mindestens ein Permanentmarker direkt am Arbeitsplatz liegen.
Organisiere den Transport der gefüllten Kartons vor dem Sammeltermin und nicht erst nach dem Wiegen. Klappkarre, Handhubwagen und Spanngurte müssen zum Abholzeitpunkt verfügbar sein; prüfe außerdem, ob der Zugang zur Location frei bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kleidersammlung organisieren?: Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Sammelziel, Location und Abholtermin. Die Helferplanung und der Materialcheck sollten spätestens 7 Tage vor der Sammlung abgeschlossen sein.
Wie viele Helfer braucht man für eine Kleidersammlung?: Für eine kleine Sammlung solltest du mindestens 4 Aufgabenbereiche besetzen: Annahme, Kontrolle, Wiegen und Sortieren. Bei mehreren parallelen Anlieferungen braucht jeder Bereich eine eigene Person, sonst entstehen schnell Warteschlangen.
Was muss man bei einer Kleidersammlung am Vortag vorbereiten?: Prüfe am Vortag die Waage, Kartons, Etiketten, Formulare und Schreibmaterialien. Stelle außerdem Tische, Sammelbehälter, Sortierzonen und Wegweiser so bereit, dass die Location innerhalb von etwa 30 bis 60 Minuten geöffnet werden kann.
Wie verhindert man Chaos bei der Annahme von Kleidung?: Führe Spender auf einer festen Route von Registrierung über Kleidervorgaben und Wiegen bis zur Sortierung. Beschrifte jede Zone deutlich und teile mindestens eine Person für die Kontrolle der Kleidervorgaben ein.

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