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Kleidersammlung organisieren: die praktische Checkliste

Eine Kleidersammlung steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst Sammelziel und Ort festlegen, dann Spender informieren und Helfer einteilen. Am Veranstaltungstag müssen Annahme, Wiegen, Sortieren und der Abtransport ohne lange Wege funktionieren. Plane außerdem Dinge ein, die leicht vergessen werden, etwa bestätigte Abholzeiten, beschriftete Kartons und eine geprüfte Waage. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Öffnen der Sammelstelle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Sammelziel festlegen

    2 Personen

  • Informationen für Spender erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Posts veröffentlichen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Anweisungen für Freiwillige erstellen

    2 Personen

  • Route für Spender ausarbeiten

    2 Personen

  • Kleidervorgaben kontrollieren

    2 Personen

  • Abholtermin bestätigen

  • Waage kontrollieren

  • Materialvorrat prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kleiderkartons falten

    2 Personen

  • Etiketten und Formulare drucken

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Transport für Kartons organisieren

    2 Personen

  • Freiwillige erinnern

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Sammelbehälter aufstellen

    3 Personen

  • Sortierzonen einrichten

    4 Personen

  • Wiegetisch vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Anweisungen an Freiwillige geben

    2 Personen

  • Kaffee und Wasser bereitstellen

    2 Personen

  • Spender empfangen

    3 Personen

  • Kleidung entgegennehmen

    4 Personen

  • Kleidung kontrollieren

    4 Personen

  • Kleidung wiegen

    2 Personen

  • Gewichte erfassen

  • Kleidung nach Art sortieren

    6 Personen

  • Beschädigte Kleidung separat legen

    2 Personen

  • Kartons pro Kategorie füllen

    5 Personen

  • Kartons beschriften

    3 Personen

  • Kartons stapeln

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Volle Kisten verlagern

    4 Personen

  • Letzte Spenden entgegennehmen

    3 Personen

  • Endgewicht festhalten

    2 Personen

  • Sammelpunkt schließen

    2 Personen

  • Kartons transportfertig machen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Kisten abbauen

    4 Personen

  • Restmaterialien einpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Kartons für den Transport laden

    4 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Kleidung abgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse den Spendern melden

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Registrierungsdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4
  • SammelbehälterAnz. 10
  • KlappkarreAnz. 2

Ausstattung

  • Plattformwaage
  • Handhubwagen
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Beleuchtung

  • ArbeitsbeleuchtungAnz. 4

Küche

  • ThermoskannenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • LöffelAnz. 30

Dekoration

  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10
  • TischdeckeAnz. 8

Büro

  • KlemmbretterAnz. 8
  • StifteAnz. 30
  • PermanentmarkerAnz. 12
  • RegistrierungsformulareAnz. 150
  • KleideretikettenAnz. 200
  • BodentapeAnz. 6
  • SchereAnz. 6
  • KlebebandhalterAnz. 4

Lagerung

  • Kartons für den UmzugAnz. 80
  • KunststoffkistenAnz. 20
  • SpanngurteAnz. 8

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • MülleimerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Sammelziel früh als konkrete Menge fest und teile es auf Kartons oder Behälter auf. So erkennst du vorab, wie viel Lager- und Transportkapazität benötigt wird.
  • Plane für die Helfer feste Schichten und gib ihnen spätestens 24 Stunden vorher Einsatzzeit, Treffpunkt und Aufgaben. Bei der Einteilung sollten Annahme, Wiegetisch, Sortierzonen und Transport getrennt besetzt sein.
  • Bestätige den Abholtermin mindestens zwei Tage vorher. Prüfe dabei auch, ob genügend Kartons, Kunststoffkisten, Spanngurte und eine Klappkarre für den Weg vom Sammelort zum Transport bereitstehen.
  • Kontrolliere die Plattformwaage vor dem Öffnen mit einem bekannten Gewicht und lege Formulare, Etiketten, Stifte und Permanentmarker direkt am Wiegetisch bereit. Eine fehlende Kleinigkeit bremst sonst jede Annahme.
  • Richte die Sortierzonen mit Bodentape und Wegweisern ein, bevor die ersten Spender eintreffen. Halte zusätzlich Mülleimer, Besen und Arbeitsbeleuchtung bereit, damit Verpackungen und verschmutzte Bereiche nicht bis zum Ende liegen bleiben.

Häufige Fragen

Wie viele Helfer braucht man für eine Kleidersammlung?
Für eine kleine Sammelstelle solltest du mindestens 4 Helfer gleichzeitig einplanen: zwei für Annahme und Registrierung, eine Person am Wiegetisch und eine für Sortierung oder Transport. Bei mehreren Abgabepunkten brauchst du pro zusätzlichem Punkt mindestens 2 weitere Personen.
Wie früh muss man eine Kleidersammlung organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Sammelziel und Abholtermin. Die Helferplanung, Informationen für Spender und Beschaffung der Materialien sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin abgeschlossen sein.
Wie viele Kartons braucht man für eine Kleidersammlung?
Plane die Kartonzahl nach der erwarteten Menge und halte zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve bereit. Bei 50 erwarteten Kartons solltest du also mindestens 60 Kartons falten oder verfügbar haben, damit volle Behälter sofort ersetzt werden können.
Was muss am Tag der Kleidersammlung zuerst passieren?
Öffne die Location mindestens 60 Minuten vor dem Start. Stelle zuerst Tische, Sammelbehälter, Sortierzonen und Wegweiser auf, prüfe danach Waage und Materialvorrat und besetze anschließend den Wiegetisch und die Annahme.

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