Ein Kinderkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Kinderkonzert müssen Programm, Technik und Betreuung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Saal, Künstler und Budget, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und ein genauer Ablaufplan. Plane außerdem Zeit für Soundcheck, Einlass und spontane Pausen ein: Mit Kindern verschiebt sich der Zeitplan schneller als bei einem Konzert für Erwachsene.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Künstler festlegen
- 3
Musikrechte prüfen
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Budget festlegen
2 Personen
- 6
Einladungen gestalten
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Barrierefreiheit erfassen
- 12
Parkinformationen versenden
- 13
Anreise des Künstlers bestätigen
- 14
Technische Anforderungen erfragen
- 15
Catering reservieren
- 16
Kinderaktivitäten auswählen
2 Personen
- 17
Ablaufplan ausarbeiten
- 18
Kontaktliste erstellen
- 19
Freiwillige einteilen
- 20
Namensschilder vorbereiten
- 21
Armbänder bereitlegen
- 22
Dekoration einkaufen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Materialien prüfen
2 Personen
- 26
Künstlerbriefing versenden
- 27
Saal öffnen
2 Personen
- 28
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 29
Saalboden kontrollieren
2 Personen
- 30
Bühne kontrollieren
2 Personen
- 31
Tische aufstellen
3 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Kinderbereiche abgrenzen
2 Personen
- 34
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 35
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 36
Instrumente bereitstellen
2 Personen
- 37
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 38
Licht testen
2 Personen
- 39
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 40
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 41
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 42
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 43
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 44
Toiletten kontrollieren
- 45
Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen
Event
- 46
Künstler empfangen
2 Personen
- 47
Künstlergarderobe einrichten
- 48
Letztes Soundcheck durchführen
3 Personen
- 49
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 50
Besucher empfangen
4 Personen
- 51
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 52
Armbänder verteilen
2 Personen
- 53
Programm ankündigen
- 54
Kinderkonzert betreuen
3 Personen
- 55
Getränke servieren
3 Personen
- 56
Snacks servieren
3 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 59
Kinder begleiten
3 Personen
- 60
Foto- und Filmfreigabe prüfen
- 61
Pause ankündigen
- 62
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 63
Künstler verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 64
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 65
Catering aufräumen
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 67
Abfall sammeln
3 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Stühle zusammenklappen
3 Personen
- 70
Tische zusammenklappen
2 Personen
- 71
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 72
Instrumente einpacken
2 Personen
- 73
Saal reinigen
3 Personen
- 74
Toiletten reinigen
2 Personen
- 75
Materialien zählen
2 Personen
- 76
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 77
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 78
Fundsachen melden
- 79
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- KindertischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- Umkleidetisch
- KlappstühleAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherkabelAnz. 4
- MikrofonkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 2
- NotenständerAnz. 4
- Bühnenmonitor
- Laptop für Musik
- ErsatzbatterienAnz. 12
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- Ballonbogen
- WimpelketteAnz. 6
- Hintergrundtuch
- Bühnenvorhang
- PapiersterneAnz. 20
- TischdeckenAnz. 12
- WegweiserAnz. 8
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
- BatterielaternenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- Wiederverwendbare TellerAnz. 120
- KindergeschirrsetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 3
- GummihandschuheAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Kasten
- AbsperrbandAnz. 4
- KabelmattenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Registrierung
- NamensschilderAnz. 120
- ArmbänderAnz. 120
- KlemmbretterAnz. 3
- KugelschreiberAnz. 12
- ProgrammkartenAnz. 120
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal und lege den Künstler mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin fest. Frage dabei sofort nach Bühnenfläche, Stromanschlüssen, Anreise und technischen Anforderungen.
- Öffne die Anmeldung spätestens 4 Wochen vorher und erfasse pro Kind die Begleitperson, Ernährungswünsche und Angaben zur Barrierefreiheit. Schicke Park- und Anreiseinformationen spätestens 7 Tage vor dem Konzert.
- Plane das Programm in Blöcken von 20 bis 30 Minuten und baue dazwischen kurze Bewegungs- oder Mitmachphasen ein. Ein vollständiger Ablaufplan sollte Einlass, Soundcheck, Pause, Kinderaktivitäten und Abbau enthalten.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Kabel, DI-Boxen und Bühnenmonitor mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Lege Ersatzbatterien bereit und prüfe, ob Laptop, Notenständer und Mikrofonständer am richtigen Platz stehen.
- Teile Freiwillige mit festen Zeitfenstern ein: mindestens zwei Personen für die Registrierung, eine für Künstlerkontakt und Technik sowie eine für Kinderaktivitäten. Namensschilder und Armbänder gehören vor Beginn an den Registrierungstisch, nicht in eine Kiste im Lager.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Kinderkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Künstler und Budget. Vier Wochen vor dem Termin sollten Programm, Anmeldung und Technik geklärt sein.
- Wie lange sollte ein Kinderkonzert dauern?
- Plane insgesamt etwa 60 bis 90 Minuten, bei jüngeren Kindern eher kürzer. Einzelne Konzertblöcke von 20 bis 30 Minuten mit kurzen Mitmachpausen funktionieren meist besser als ein durchgehendes Programm.
- Wann sollte man die Technik für ein Kinderkonzert prüfen?
- Frage die technischen Anforderungen spätestens 4 Wochen vorher ab. Am Veranstaltungstag brauchst du mindestens 60 Minuten für Aufbau, Soundcheck und einen Test aller Mikrofone, Kabel und Lautsprecher.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Kinderkonzert?
- Für eine kleine Veranstaltung solltest du mindestens vier Helfer einplanen: zwei für Anmeldung und Einlass, eine Person für Künstler und Technik sowie eine für Kinderaktivitäten. Bei mehr als 50 Kindern kommen pro weitere 25 Kinder etwa zwei Helfer hinzu.
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