Organiser un concert pour enfants sans rien laisser au dernier moment

Un concert pour enfants se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un spectacle. Commencez par bloquer la salle et l’artiste, fixer le budget et vérifier les droits musicaux avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre d’enfants détermine ensuite les tables, les chaises, le buffet, les activités et le nombre de bénévoles. La réussite dépend surtout d’un déroulé minuté, d’une installation technique testée et d’informations claires pour les familles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Réserver l’artiste
3
Vérifier les droits musicaux
4
Établir le programme
2 personnes
5
Fixer le budget
2 personnes
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recenser l’accessibilité
12
Envoyer les infos de parking
13
Confirmer le trajet de l’artiste
14
Demander les besoins techniques
15
Réserver le catering
16
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
17
Élaborer le déroulé
18
Établir la liste de contacts
19
Répartir les bénévoles
20
Préparer les badges nominatifs
21
Préparer les bracelets
22
Acheter la décoration
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Vérifier le matériel
2 personnes
26
Envoyer le briefing aux artistes
27
Ouvrir la salle
2 personnes
28
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
29
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
30
Vérifier le podium
2 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Délimiter les zones enfants
2 personnes
34
Installer le système de sonorisation
3 personnes
35
Brancher les microphones
2 personnes
36
Installer les instruments
2 personnes
37
Effectuer la vérification du son
3 personnes
38
Tester l’éclairage
2 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer la table d'inscription
2 personnes
41
Installer la table traiteur
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer les en-cas
3 personnes
44
Vérifier les toilettes
45
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

46
Accueillir l'artiste
2 personnes
47
Aménager la loge des artistes
48
Effectuer la dernière balance
3 personnes
49
Briefer les bénévoles
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
4 personnes
51
Cocher les inscriptions
2 personnes
52
Distribuer les bracelets
2 personnes
53
Annoncer le programme
54
Encadrer le concert pour enfants
3 personnes
55
Servir les boissons
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vérifier les toilettes entre-temps
59
Accompagner les enfants
3 personnes
60
Vérifier l’autorisation photo et vidéo
61
Annoncer la pause
62
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
63
Faire ses adieux à l’artiste
2 personnes

Suivi

64
Rassembler les objets perdus
2 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Plier les chaises
3 personnes
70
Replier les tables
2 personnes
71
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
72
Emballer les instruments
2 personnes
73
Nettoyer la salle
3 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Compter le matériel
2 personnes
76
Rendre les articles empruntés
2 personnes
77
Stocker la restauration restante
2 personnes
78
Signaler les objets trouvés
79
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables pour enfantsqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de loge
Chaises pliantesqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Boîtiers DIqté 2
Pieds de microqté 4
Moniteur de scène
Ordinateur portable pour la musique
Piles de rechangeqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Arche de ballons
Guirlande de fanionsqté 6
Bâche de fond
Drapé de scène
Étoiles en papierqté 20
Nappesqté 12
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Panneaux réutilisablesqté 120
Sets de couverts pour enfantsqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Gants en caoutchoucqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 120
Presse-papiersqté 3
Stylos à billeqté 12
Cartes du programmeqté 120

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et l’artiste avant de concevoir les invitations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le programme, les besoins techniques et les droits musicaux.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite fixée 10 à 14 jours avant le concert. Demandez dès ce formulaire les besoins alimentaires, les informations d’accessibilité et le nombre d’enfants accompagnés.
Construisez un déroulé par tranches de 15 à 30 minutes, en intégrant l’accueil, le concert, les activités et les pauses. Gardez au moins 20 minutes avant l’ouverture pour tester la table de mixage, les microphones, les câbles et le moniteur de scène.
Attribuez chaque bénévole à une mission précise et envoyez les consignes 3 à 5 jours avant l’événement. Prévoyez une personne à l’inscription, une pour l’artiste, une pour la technique et une pour surveiller les activités des enfants.
Ne gardez pas les achats et la préparation des boissons pour le jour même : faites les courses la veille, refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez les panneaux de direction, badges et bracelets avant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert pour enfants ?: Comptez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et l’artiste, vérifier les droits musicaux, ouvrir les inscriptions et régler les besoins techniques.
Quand envoyer les invitations pour un concert pour enfants ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant le concert, avec une date limite d’inscription située 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster le buffet, les activités, les bracelets et le nombre de bénévoles.
Combien de bénévoles prévoir pour un concert d’enfants ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’artiste et la loge, 1 référent technique et 1 personne pour les activités ou la circulation des enfants. Ajoutez 1 bénévole par tranche d’environ 20 à 30 enfants si le public est nombreux.
Quand tester le matériel audio avant le concert ?: Faites un premier contrôle la veille et un test complet au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones sans fil, les piles de rechange, les rallonges, les multiprises, les câbles et l’ordinateur utilisé pour la musique.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.