Cómo organizar un concierto infantil sin perderse nada
Organizar un concierto infantil requiere coordinar escenario, público, familias y proveedores en un orden claro. Empieza por reservar la sala, contratar al artista y fijar el presupuesto antes de anunciar nada. Después organiza las inscripciones, las necesidades técnicas, la accesibilidad, el catering y las actividades para niños. En los últimos días, confirma viajes, voluntarios, materiales, acreditaciones y el montaje del sonido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Contratar artista
- 3
Comprobar los derechos de música
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Fijar el presupuesto
2 personas
- 6
Diseñar invitaciones
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Abrir el formulario de inscripción
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Inventariar la accesibilidad
- 12
Enviar la información de aparcamiento
- 13
Confirmar el viaje del artista
- 14
Solicitar necesidades técnicas
- 15
Reservar el catering
- 16
Elegir actividades infantiles
2 personas
- 17
Desarrollar el programa
- 18
Elaborar la lista de contactos
- 19
Asignar voluntarios
- 20
Preparar acreditaciones
- 21
Preparar las pulseras
- 22
Comprar decoración
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Comprobar los materiales
2 personas
- 26
Enviar briefing al artista
- 27
Abrir la sala
2 personas
- 28
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
- 29
Comprobar el suelo del salón
2 personas
- 30
Comprobar el escenario
2 personas
- 31
Montar mesas
3 personas
- 32
Colocar las sillas
4 personas
- 33
Delimitar las áreas infantiles
2 personas
- 34
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 35
Conectar los micrófonos
2 personas
- 36
Preparar los instrumentos
2 personas
- 37
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 38
Probar la iluminación
2 personas
- 39
Colgar la decoración
3 personas
- 40
Montar la mesa de registro
2 personas
- 41
Montar la mesa de catering
3 personas
- 42
Enfriar las bebidas
2 personas
- 43
Preparar aperitivos
3 personas
- 44
Comprobar los baños
- 45
Preparar los materiales de primeros auxilios
Evento
- 46
Recibir al artista
2 personas
- 47
Montar el camerino de los artistas
- 48
Realizar la prueba de sonido final
3 personas
- 49
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 50
Recibir a los visitantes
4 personas
- 51
Marcar las inscripciones
2 personas
- 52
Repartir pulseras
2 personas
- 53
Anunciar el programa
- 54
Acompañar el concierto infantil
3 personas
- 55
Servir las bebidas
3 personas
- 56
Servir aperitivos
3 personas
- 57
Rellenar las bebidas
2 personas
- 58
Comprobar los baños entre medias
- 59
Acompañar a los niños
3 personas
- 60
Comprobar la autorización para fotos y vídeo
- 61
Anunciar el descanso
- 62
Guiar al público hacia la salida
3 personas
- 63
Despedir al artista
2 personas
Seguimiento
- 64
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 65
Recoger el catering
3 personas
- 66
Lavar la vajilla
2 personas
- 67
Recoger la basura
3 personas
- 68
Retirar la decoración
3 personas
- 69
Plegar sillas
3 personas
- 70
Plegar las mesas
2 personas
- 71
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
- 72
Empacar instrumentos
2 personas
- 73
Limpiar la sala
3 personas
- 74
Limpiar los baños
2 personas
- 75
Contar los materiales
2 personas
- 76
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 77
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 78
Informar de objetos perdidos
- 79
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesas para niñoscant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Mesa de camerino
- Sillas plegablescant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cables de altavozcant. 4
- Cables de micrófonocant. 6
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Cajas DIcant. 2
- Atrilescant. 4
- Monitor de escenario
- Portátil para música
- Baterías de repuestocant. 12
Decoración
- Globoscant. 100
- Arco de globos
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Lona de fondo
- Telón de escenario
- Estrellas de papelcant. 20
- Mantelescant. 12
- Carteles de flechascant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Linternas a pilascant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 120
- Cubiertos para niñoscant. 100
- Cuencos de serviciocant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 3
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 3
- Guantes de gomacant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Linternascant. 4
Registro
- Credencialescant. 120
- Pulserascant. 120
- Portapapelescant. 3
- Bolígrafoscant. 12
- Tarjetas del programacant. 120
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y confirma al artista antes de diseñar las invitaciones. En ese momento comprueba también los derechos de música y pide por escrito las necesidades técnicas.
- Abre el formulario de inscripción cuando el programa esté suficientemente definido. Recoge desde el principio las preferencias dietéticas, la información de aparcamiento y cualquier necesidad de accesibilidad.
- Cierra el programa con varias semanas de margen y asigna una persona responsable para cada bloque: registro, camerino, escenario, actividades infantiles y catering. Así no quedan decisiones importantes para el mismo día.
- Calcula el montaje del sonido con tiempo: altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables, regletas, cajas DI y monitor de escenario deben probarse juntos, no por separado. Haz una prueba completa antes de que lleguen las familias.
- El día anterior enfría las bebidas, revisa los materiales y prepara pulseras, acreditaciones, carteles de flechas y la mesa de registro. Lleva baterías de repuesto y linternas a pilas: son pequeños elementos que suelen faltar cuando ya ha empezado el concierto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto infantil?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva la sala y contrata al artista al principio; deja al menos 3 semanas para gestionar inscripciones, catering, accesibilidad y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto infantil?
- Envíalas cuando la sala, el artista, la duración y el formulario de inscripción estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para ajustar comida, pulseras y personal.
- ¿Cuánto tiempo antes se prepara el sonido?
- Solicita las necesidades técnicas al contratar al artista y haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, cables, altavoces, monitor, portátil y baterías de repuesto.
- ¿Qué se suele olvidar en un concierto infantil?
- Lo más habitual es olvidar las preferencias dietéticas, la información de aparcamiento, las necesidades de accesibilidad y el material de registro. Haz una comprobación final 24 horas antes y confirma también el viaje del artista y los turnos de voluntariado.
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