So organisierst du ein Kinderfestival

Ein Kinderfestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Zuerst legst du Ort, Datum und Programm fest, danach folgen Anmeldungen, Betreuung und Genehmigungen. Plane Aktivitäten so, dass Kinder nicht lange warten, und teile jeder Station eine verantwortliche Person zu. Zwei bis drei Wochen vorher prüfst du Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Einverständniserklärungen. Am Veranstaltungstag helfen ein Lageplan, beschriftete Mahlzeiten und vorbereitete Aktivitätspakete dabei, dass der Betrieb auch bei Änderungen ruhig weiterläuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm zusammenstellen
2 Personen
3
Aktivitäten auswählen
2 Personen
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Kontaktdaten prüfen
9
Reservierungen vornehmen
2 Personen
10
Aktivitätsbetreuer einteilen
2 Personen
11
Einverständniserklärungen vorbereiten
12
Lageplan erstellen
2 Personen
13
Drehbuch ausdrucken
14
Wettervorhersage prüfen
15
Finale Teilnehmerliste erstellen
16
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Materialien prüfen
2 Personen
19
Aktivitätenpakete bereitstellen
3 Personen
20
Essen vorbereiten
4 Personen
21
Kühlboxen füllen
2 Personen
22
Namensaufkleber erstellen
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Tische aufstellen
4 Personen
25
Stühle aufstellen
3 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Empfangstheke einrichten
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Aktivitätsstationen einrichten
6 Personen
30
Spielmaterial bereitlegen
4 Personen
31
Basteltische einrichten
3 Personen
32
Tonanlage testen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Stromkabel abkleben
2 Personen
35
Essen und Getränke ausstellen
4 Personen
36
Toiletten kontrollieren
2 Personen
37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
38
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
39
Briefing für Begleitpersonen geben
3 Personen

Event

40
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
41
Besucher empfangen
3 Personen
42
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
43
Programm vorstellen
2 Personen
44
Bastelaktivität betreuen
4 Personen
45
Schminkbetreuung
3 Personen
46
Schnitzeljagd begleiten
4 Personen
47
Outdoor-Spiele betreuen
4 Personen
48
Seilspringstation betreuen
2 Personen
49
Ballonfiguren machen
2 Personen
50
Getränke servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Mahlzeit servieren
5 Personen
54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
55
Tische abräumen
3 Personen
56
Kinderdisco betreuen
3 Personen
57
Musik bedienen
58
Letzte Runde ankündigen
59
Besucher verabschieden
3 Personen
60
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

61
Aktivitätenmaterial einsammeln
4 Personen
62
Dekoration entfernen
3 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Partyzelte abbauen
4 Personen
65
Abfall sammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Küche reinigen
2 Personen
68
Toiletten reinigen
2 Personen
69
Ort sauber übergeben
4 Personen
70
Geräte ausschalten
2 Personen
71
Materialien sortieren
3 Personen
72
Bestand prüfen
73
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
75
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 4
Empfangstisch
DeckenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
KaffeetassenAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdekorationAnz. 12
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 150
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 8

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
Kaffeemaschine
WasserspenderAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4
KochplattenAnz. 2
Bluetooth-Musikplayer

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
KegelAnz. 30
ReifenAnz. 12
SpringseileAnz. 12
SoftbälleAnz. 12
RingwurfsätzeAnz. 3
StaffelstäbeAnz. 12
KreideAnz. 12

Bastelmaterial

BastelpapierAnz. 500
BuntstifteAnz. 60
FilzstifteAnz. 60
ScherenAnz. 30
KlebestifteAnz. 40
MaltsetsAnz. 12
PinselAnz. 40
SchürzenAnz. 20
GlitzerAnz. 12
PerlenbehälterAnz. 6
SeilrollenAnz. 6
Ballons für FigurenAnz. 200
GesichtsmalsetsAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
KabelmattenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Programm spätestens vier Wochen vor dem Festival fest. Plane pro Aktivität eine betreuende Person ein und drucke den Ablauf zusätzlich aus, damit niemand nur auf dem Handy nachsehen muss.
Verschicke die Einladungen mindestens drei Wochen vorher und setze einen Anmeldeschluss sieben Tage vor dem Termin. So kannst du Kontaktdaten, Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche noch rechtzeitig prüfen.
Bereite für jede Aktivität ein eigenes Materialpaket vor. Kontrolliere die Materialien am Vortag und stelle sie in der Reihenfolge des Programms bereit, statt alles erst beim Aufbau zu sortieren.
Plane Essen und Getränke nach der finalen Teilnehmerliste. Kennzeichne Diätmahlzeiten eindeutig und fülle die Kühlboxen erst kurz vor Beginn, damit empfindliche Lebensmittel möglichst lange kühl bleiben.
Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vorabend und lege einen Ausweichablauf fest. Stelle Wegweiser, Namensschilder und den Lageplan vor dem Einlass auf; ein Empfangstisch an der richtigen Stelle verhindert die meisten Nachfragen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderfestival organisieren?: Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Ort, Datum und Programm. Vier Wochen vorher sollten Einladungen, Reservierungen und die Einteilung der Aktivitätsbetreuung laufen.
Wie viele Betreuer braucht man für ein Kinderfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aktivitätsstation ein und zusätzlich eine Person für Empfang und Notfälle. Bei fünf parallelen Stationen brauchst du also mindestens sechs Erwachsene.
Wann sollte man die Einverständniserklärungen einsammeln?: Fordere sie zusammen mit der Anmeldung an und setze den Rückgabetermin sieben Tage vor dem Festival. Zwei bis drei Tage vorher prüfst du die Liste erneut und markierst fehlende Erklärungen.
Was muss man bei schlechtem Wetter beim Kinderfestival tun?: Lege spätestens am Vorabend fest, ob Aktivitäten nach drinnen verlegt oder gekürzt werden. Informiere Familien bei einer Änderung mindestens drei Stunden vor Beginn und halte den Lageplan für den Ausweichort bereit.

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