Zo organiseer je een kinderfestival

Een kinderfestival organiseren lukt het best als je eerst de kaders vastlegt en daarna pas activiteiten en materialen uitwerkt. Begin met datum, locatie en een programma dat past bij de leeftijd en het aantal kinderen. Regel vervolgens aanmeldingen, dieetwensen, begeleiders en toestemmingsformulieren. In de laatste week draait alles om controleren: materialen, activiteitenpakketten, plattegrond, weersverwachting en de taakverdeling op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Activiteiten selecteren
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Contactgegevens controleren
9
Reserveringen maken
2 personen
10
Activiteitenbegeleiders indelen
2 personen
11
Toestemmingsformulieren voorbereiden
12
Plattegrond maken
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Weersverwachting controleren
15
Laatste deelnemerslijst maken
16
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Activiteitenpakketten klaarzetten
3 personen
20
Eten voorbereiden
4 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Naamstickers maken
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen neerzetten
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Activiteitenstations inrichten
6 personen
30
Spelmateriaal klaarleggen
4 personen
31
Knutseltafels inrichten
3 personen
32
Geluidsapparatuur testen
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Stroomkabels afplakken
2 personen
35
Eten en drinken uitstallen
4 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
EHBO-materiaal klaarleggen
39
Briefing begeleiders geven
3 personen

Event

40
Inschrijftafel bemannen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Naamstickers uitdelen
2 personen
43
Programma toelichten
2 personen
44
Knutselactiviteit begeleiden
4 personen
45
Schminken begeleiden
3 personen
46
Speurtocht begeleiden
4 personen
47
Buitenspellen begeleiden
4 personen
48
Springtouwstation begeleiden
2 personen
49
Ballonnenfiguren maken
2 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Maaltijd uitserveren
5 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Tafels afruimen
3 personen
56
Kinderdisco begeleiden
3 personen
57
Muziek bedienen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
60
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

61
Activiteitenmateriaal inzamelen
4 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Keuken schoonmaken
2 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Locatie schoon opleveren
4 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Materialen sorteren
3 personen
72
Voorraad controleren
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven eten opslaan
2 personen
75
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Balietafel
Kleedjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Koffiekopjesaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Kookplatenaantal 2
Bluetoothmuziekspeler

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Zachte ballenaantal 12
Ringwerpsetsaantal 3
Estafettestokkenaantal 12
Stoepkrijtaantal 12

Knutselmateriaal

Knutselpapieraantal 500
Kleurpotlodenaantal 60
Viltstiftenaantal 60
Scharenaantal 30
Lijmstiftenaantal 40
Verfsetsaantal 12
Kwastenaantal 40
Schortenaantal 20
Glittersaantal 12
Kralenbakkenaantal 6
Touwrollenaantal 6
Ballonnen voor figurenaantal 200
Gezichtsverfsetsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Kabelmattenaantal 8
Portofoonsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 45 minuten en zet per activiteit minimaal één begeleider op de lijst. Zo voorkom je dat kinderen wachten terwijl een begeleider nog ergens anders nodig is.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het festival en maak daarna één definitieve deelnemerslijst. Controleer contactgegevens, dieetwensen en toestemmingsformulieren voordat je naamstickers en dieetmaaltijden markeert.
Maak een plattegrond met aparte plekken voor ontvangst, activiteiten, eten en rust. Zet pijlborden klaar en wijs op de plattegrond ook stroompunten, tafels, partytenten en een plek voor koelboxen aan.
Controleer materialen niet pas op de ochtend zelf: tel activiteitenpakketten, bekers, borden, bestek en decoratie uiterlijk twee dagen vooraf. Test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen op de locatie.
Houd rekening met het weer en werk een alternatief programma uit voor regen of hitte. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en leg draaiboek, deelnemerslijst en contactgegevens geprint klaar bij de balietafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kinderfestival organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur uitnodigingen zodra de activiteiten en aanmeldprocedure vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 6 weken voor het festival.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een kinderfestival?: Reken per activiteit op minimaal één vaste begeleider en plan daarnaast één coördinator voor ontvangst en problemen. Bij drukke activiteiten is één begeleider per 8 tot 10 kinderen een praktisch uitgangspunt.
Wanneer moet je dieetwensen voor een kinderfestival verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw zodra de inschrijving sluit. Maak uiterlijk 2 dagen vooraf een definitieve lijst en markeer de bijbehorende maaltijden duidelijk.
Wat moet je de dag voor een kinderfestival controleren?: Controleer de weersverwachting, deelnemerslijst, materialen, activiteitenpakketten en techniek 1 dag vooraf. Zet eten, koelboxen, naamstickers en het afgedrukte draaiboek zo klaar dat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.