Organiser un festival pour enfants sans rien oublier

Un festival pour enfants demande surtout une organisation précise : le programme, les inscriptions, les activités et l’encadrement doivent être prêts avant de penser à la décoration. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis un déroulé avec des horaires réalistes et des temps de transition. Les besoins alimentaires, les autorisations et la météo sont souvent traités trop tard. Prépare enfin le matériel par activité et garde une version imprimée du plan pour l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme
2 personnes
3
Sélectionner les activités
2 personnes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les coordonnées
9
Faire les réservations
2 personnes
10
Répartir les animateurs d'activités
2 personnes
11
Préparer les formulaires de consentement
12
Créer le plan
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Vérifier les prévisions météo
15
Établir la liste finale des participants
16
Marquer les repas diététiques
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Vérifier le matériel
2 personnes
19
Mettre en place les kits d'activités
3 personnes
20
Préparer la nourriture
4 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Créer des badges prénom
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Installer les tables
4 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer les postes d’activités
6 personnes
30
Préparer le matériel de jeu
4 personnes
31
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
32
Tester le matériel sonore
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Fixer les câbles d’alimentation
2 personnes
35
Mettre en place les aliments et les boissons
4 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Préparer le matériel de premiers secours
39
Faire le briefing des accompagnateurs
3 personnes

Événement

40
Tenir la table d’inscription
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
43
Présenter le programme
2 personnes
44
Encadrer l’activité de bricolage
4 personnes
45
Encadrer le maquillage
3 personnes
46
Encadrer la chasse au trésor
4 personnes
47
Encadrer les jeux en plein air
4 personnes
48
Animer la station de corde à sauter
2 personnes
49
Créer des sculptures de ballons
2 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Servir le repas
5 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Dégager les tables
3 personnes
56
Animer la mini-disco pour enfants
3 personnes
57
Gérer la musique
58
Annoncer le dernier tour
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
60
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel d’activités
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine
2 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Remettre le lieu propre
4 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Trier les matériaux
3 personnes
72
Vérifier les stocks
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Stocker les restes
2 personnes
75
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 4
Table de comptoir
Couverturesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Tasses à caféqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 150
Marqueursqté 20
Ruban adhésifqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machine à café
Distributeurs d'eauqté 3
Thermosqté 4
Plaques de cuissonqté 2
Lecteur de musique Bluetooth

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
Balles souplesqté 12
Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Témoins de relaisqté 12
Craie de trottoirqté 12

Matériel de bricolage

Papier de bricolageqté 500
Crayons de couleurqté 60
Feutresqté 60
Ciseauxqté 30
Bâtons de colleqté 40
Sets de peintureqté 12
Pinceauxqté 40
Tabliersqté 20
Paillettesqté 12
Bacs de perlesqté 6
Rouleaux de cordeqté 6
Ballons à modelerqté 200
Kits de maquillageqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Passe-câblesqté 8
Talkies-walkiesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme au moins 3 semaines à l’avance et prévois 10 à 15 minutes entre deux activités pour déplacer les enfants, distribuer le matériel et gérer les retards.
Clôture les inscriptions 7 jours avant le festival. Utilise la liste finale pour vérifier les coordonnées, les besoins alimentaires et le nombre d’animateurs nécessaires.
Prépare un kit séparé pour chaque activité la veille : matériel, consignes et marqueurs doivent être regroupés afin que les animateurs n’aient pas à chercher les fournitures pendant le festival.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Si une partie du programme est prévue dehors, décide à l’avance quelles activités peuvent être déplacées sous les tentes ou à l’intérieur.
Arrive au moins 2 heures avant l’accueil des enfants. Installe d’abord les tables, les chaises, les points d’eau et les glacières, puis les badges, les panneaux indicateurs et la décoration.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival pour enfants ?: Prévois 4 à 6 semaines pour organiser correctement un festival pour enfants. Les invitations et les inscriptions devraient être lancées environ 3 semaines avant, avec la liste finale arrêtée 7 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour un festival pour enfants ?: Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite de réponse 7 jours avant l’événement afin de confirmer les repas, les autorisations et la répartition des animateurs.
Combien d’animateurs faut-il prévoir pour un festival pour enfants ?: Prévois au minimum 1 animateur pour 8 à 10 enfants, puis ajuste selon l’âge et la complexité des activités. Désigne chaque animateur au plus tard 1 semaine avant et imprime la répartition le jour J.
Quand préparer le matériel et la nourriture ?: Regroupe les kits d’activités, vérifie le matériel et prépare les badges la veille. Prépare la nourriture le plus près possible du début du festival, puis remplis les glacières et marque les repas particuliers avant l’arrivée des enfants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.