Kinderfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Aktivitäten früh fest und teile für jede Station eine Betreuungsperson ein. So prüfst du rechtzeitig, ob für alle Angebote genug Material und Zeit vorhanden ist.
• Erfasse Anmeldungen, Kontaktdaten und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Kennzeichne Diätmahlzeiten spätestens beim Vorbereiten, damit beim Austeilen nichts verwechselt wird.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn des Festivals: Tische, Stühle, Empfangstisch, Zelte und Wegweiser müssen vor dem Eintreffen der ersten Kinder stehen. Rechne für den Aufbau mindestens 60 Minuten ein.
• Prüfe Wettervorhersage und Strombedarf am Vortag. Besonders Lautsprecher, Mikrofon, Kaffeemaschine, Kühlboxen und Verlängerungskabel solltest du vor Ort testen, nicht erst während des Programms.
• Bereite Namensaufkleber, Lageplan, Drehbuch und Aktivitätenpakete getrennt voneinander vor. Lege sie am Empfang aus beziehungsweise an den jeweiligen Stationen bereit, damit Helfer nicht suchen müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kinderfestival organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Einladungen. Reservierungen, Betreuungspersonen und Einverständniserklärungen solltest du spätestens 3 Wochen vor dem Termin klären.

Wie viele Betreuer braucht ein Kinderfestival?

Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Aktivität und zusätzlich eine Person für Empfang und Notfälle ein. Bei mehreren Stationen solltest du außerdem eine Koordination einteilen, die während des gesamten Programms erreichbar ist.

Was muss man am Tag vor dem Kinderfestival vorbereiten?

Erstelle die finale Teilnehmerliste, prüfe Materialien, bereite Aktivitätenpakete und Namensschilder vor und kontrolliere die Wettervorhersage. Essen, Diätmahlzeiten und gefüllte Kühlboxen sollten so vorbereitet sein, dass sie am Veranstaltungstag direkt verteilt werden können.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Kinderfestival?

Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Zelte, Tische, Stühle, Empfang, Dekoration, Wegweiser und Technik ein. Öffne die Location früh genug, damit ein Funktionstest von Lautsprecher, Mikrofon und Stromanschlüssen noch vor dem Einlass möglich ist.

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