Checklist para organizar un festival infantil sin olvidos

Organizar un festival infantil requiere coordinar actividades, monitores, familias, comida y montaje en un orden claro. Esta checklist reúne 75 tareas y 63 materiales para que puedas pasar de la fecha y el lugar a la apertura sin dejar cabos sueltos. Incluye la gestión de inscripciones, autorizaciones, preferencias dietéticas, señalización, equipos y preparación del espacio. Úsala como plan de trabajo y adapta los horarios al tamaño del festival.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Seleccionar actividades
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar datos de contacto
Hacer reservas
2 personas
Asignar monitores de actividades
2 personas
Preparar los formularios de autorización
Hacer el plano
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la lista final de participantes
Marcar las comidas de dieta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar los paquetes de actividades
3 personas
Preparar la comida
4 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Hacer etiquetas con nombres
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar estaciones de actividades
6 personas
Preparar el material del juego
4 personas
Montar mesas de manualidades
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Cubrir los cables eléctricos con cinta
2 personas
Colocar la comida y la bebida
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Dar briefing a los acompañantes
3 personas

Evento

Atender la mesa de inscripción
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Coordinar la actividad de manualidades
4 personas
Supervisar el pintacaras
3 personas
Guiar la búsqueda del tesoro
4 personas
Dirigir los juegos al aire libre
4 personas
Coordinar la estación de cuerda para saltar
2 personas
Hacer figuras de globos
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir la comida
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Coordinar la discoteca infantil
3 personas
Controlar la música
Anunciar la última ronda
Despedir a los visitantes
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

Recoger el material de las actividades
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Comprobar el inventario
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 4
Mesa de mostrador
Mantelescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
Tazas de cafécant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 150
Rotuladorescant. 20
Cinta adhesivacant. 8

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cafetera
Dispensadores de aguacant. 3
Termoscant. 4
Placas de cocinacant. 2
Reproductor de música Bluetooth

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Conoscant. 30
Aroscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Pelotas blandascant. 12
Sets de lanzamiento de aroscant. 3
Testigos de relevocant. 12
Tiza para aceracant. 12

Material de manualidades

Papel para manualidadescant. 500
Lápices de colorescant. 60
Rotuladorescant. 60
Tijerascant. 30
Barras de pegamentocant. 40
Juegos de pinturacant. 12
Pincelescant. 40
Delantalescant. 20
Purpurinacant. 12
Cajones de cuentascant. 6
Rollos de cuerdacant. 6
Globos para figurascant. 200
Kits de pintura facialcant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8
Walkie-talkiescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de preparar las invitaciones: necesitarás esos datos para informar sobre horarios, ubicación y posibles límites de plazas.
Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha de cierre de inscripciones 7 días antes del festival. Así podrás preparar la lista final, las autorizaciones y las etiquetas con nombres.
Asigna a cada monitor una actividad y entrega el programa junto con el plano y los formularios de autorización. Hazlo como mínimo 3 días antes para resolver ausencias o cambios de última hora.
Comprueba las preferencias dietéticas cuando cierres las inscripciones y marca las comidas correspondientes antes de hacer la compra. No dejes esta revisión para el mismo día de la preparación.
El día del festival, llega entre 2 y 3 horas antes para abrir el lugar, montar mesas y sillas, colocar la señalización, comprobar los materiales y llenar las neveras portátiles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival infantil?: Empieza al menos 6 semanas antes si habrá varias actividades, monitores e inscripciones. Reserva el lugar y define el programa durante la primera semana; deja la lista final de participantes y la compra para los últimos 7 días.
¿Cuándo enviar las invitaciones para un festival infantil?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del festival y establece una fecha límite de respuesta 7 días antes. Ese margen permite comprobar los datos de contacto, recoger preferencias dietéticas y preparar las autorizaciones.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el lugar?: Reserva entre 2 y 3 horas antes de la apertura para montar carpas, mesas y sillas, colocar carteles y preparar la comida y las bebidas. Comprueba también el pronóstico del tiempo el día anterior y la misma mañana.
¿Qué hay que preparar para la comida de un festival infantil?: Prepara la comida después de cerrar la lista de participantes y revisar las dietas, normalmente entre 1 y 2 días antes. Separa y marca las raciones especiales, llena las neveras portátiles y deja listas las jarras, bandejas y utensilios antes de abrir.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.

Organiza este evento gratis con Lizzt

¡Organiza gratis e invita a tus contactos!