Kinderfestival organiseren: een praktische checklist

Een kinderfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen activiteiten en versiering. Leg eerst datum, locatie en programma vast en werk daarna toe naar deelnemers, begeleiding, materialen en eten. Verzamel dieetwensen en toestemmingsformulieren ruim vóór de festivaldag, zodat je niet op het laatste moment hoeft te bellen. Controleer een week vooraf de weersverwachting, materialen en reserveringen. Op de dag zelf helpen een plattegrond, naamstickers en een afgedrukt draaiboek om kinderen, begeleiders en activiteiten soepel te verdelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Activiteiten selecteren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Reserveringen maken
2 personen
Activiteitenbegeleiders indelen
2 personen
Toestemmingsformulieren voorbereiden
Plattegrond maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Laatste deelnemerslijst maken
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Activiteitenpakketten klaarzetten
3 personen
Eten voorbereiden
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Naamstickers maken
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Activiteitenstations inrichten
6 personen
Spelmateriaal klaarleggen
4 personen
Knutseltafels inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels afplakken
2 personen
Eten en drinken uitstallen
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Briefing begeleiders geven
3 personen

Event

Inschrijftafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Knutselactiviteit begeleiden
4 personen
Schminken begeleiden
3 personen
Speurtocht begeleiden
4 personen
Buitenspellen begeleiden
4 personen
Springtouwstation begeleiden
2 personen
Ballonnenfiguren maken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Maaltijd uitserveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Kinderdisco begeleiden
3 personen
Muziek bedienen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Activiteitenmateriaal inzamelen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Voorraad controleren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Balietafel
Kleedjesaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Koffiekopjesaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 150
Stiftenaantal 20
Plakbandaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Kookplatenaantal 2
Bluetoothmuziekspeler

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Zachte ballenaantal 12
Ringwerpsetsaantal 3
Estafettestokkenaantal 12
Stoepkrijtaantal 12

Knutselmateriaal

Knutselpapieraantal 500
Kleurpotlodenaantal 60
Viltstiftenaantal 60
Scharenaantal 30
Lijmstiftenaantal 40
Verfsetsaantal 12
Kwastenaantal 40
Schortenaantal 20
Glittersaantal 12
Kralenbakkenaantal 6
Touwrollenaantal 6
Ballonnen voor figurenaantal 200
Gezichtsverfsetsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Kabelmattenaantal 8
Portofoonsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma met wisselmomenten van 10 tot 15 minuten. Zo kun je groepen naar een volgende activiteit brengen zonder dat een kleine vertraging meteen het hele schema verschuift.
Maak uiterlijk één week vooraf een laatste deelnemerslijst. Markeer daarop dieetmaaltijden en controleer contactgegevens, zodat begeleiders bij aankomst snel weten wie er aanwezig is.
Controleer 3 tot 5 dagen vooraf alle activiteitenpakketten en materialen. Leg per activiteit één compleet pakket klaar en noteer wat nog ontbreekt; dat voorkomt zoeken tijdens het festival.
Neem bij een buitenlocatie minimaal 1 alternatief programmaonderdeel voor slecht weer op in het draaiboek. Controleer de weersverwachting de avond ervoor opnieuw en pas de plattegrond aan als activiteiten naar binnen moeten.
Zet op de festivaldag eerst tafels, stoelen, balietafel en bewegwijzering neer voordat kinderen arriveren. Vul daarna koelboxen, waterdispensers en bekers en test speakers, microfoon en verlengkabels voordat het programma start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kinderfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het festival en sluit aanmeldingen 1 tot 2 weken vooraf af.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een kinderfestival?: Plan minimaal 1 vaste begeleider per activiteit en daarnaast 1 coördinator voor ontvangst en onverwachte situaties. Bij jonge kinderen of meerdere locaties is 1 begeleider per 6 tot 8 kinderen een bruikbare richtlijn.
Wanneer moet ik dieetwensen en toestemmingsformulieren regelen?: Vraag dieetwensen en toestemming direct bij de aanmelding uit. Controleer beide gegevens uiterlijk 7 dagen vooraf en markeer dieetmaaltijden op de laatste deelnemerslijst.
Wat moet ik de dag voor een kinderfestival controleren?: Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, deelnemerslijst, reserveringen, materialen en activiteitenpakketten. Leg ook het afgedrukte draaiboek, naamstickers en de plattegrond klaar bij de ingang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.