Einkaufsliste für ein Kammermusikkonzert

Bei einem Kammermusikkonzert brauchst du neben Getränken und kleinen Snacks vor allem Dinge, die während des Einlasses und auf der Bühne schnell fehlen. Plane Geschirr für Empfang und Catering, Wasser für die Musiker sowie funktionierende Notenpultbeleuchtung ein. Programme, Namensschilder und Garderobenetiketten sollten spätestens am Vortag bereitliegen. Die konkrete Menge richtet sich nach der Besucherzahl und danach, ob nur ein Empfang oder auch ein längeres Catering vorgesehen ist.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 6
Hocker für MusikerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

NotenpulteAnz. 4
Lampen für NotenpulteAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
Tragbares Mikrofon

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4
KerzenAnz. 24
KerzenhalterAnz. 8
GarderobenetikettenAnz. 100

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Druckmaterial

ProgrammkartenAnz. 90
NamensschilderAnz. 10
StifteAnz. 10

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Zitronen - 6 Stück
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Liter
- Orangensaft - 4 Liter
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Oliven - 3 Gläser
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Käsecracker - 4 Packungen
- Salzige Cracker - 4 Packungen
- Hummus - 4 Becher
- Frischkäse - 3 Becher
- Gurken - 4 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Trauben - 2 Kilo
- Erdbeeren - 2 Kilo
- Mini-Quiches - 80 Stück
- Käse-Sahne-Profiteroles - 60 Stück
- Servietten - 200 Stück
- Kaffeefilter - 1 Packung
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 3 Flaschen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Schwämme - 6 Stück

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens ein Wasserglas und bei einem Empfang zusätzlich etwa ein Weinglas ein. Bei 40 Gästen brauchst du also mindestens 40 Wasser- und 40 Weingläser, wenn beide Getränke angeboten werden.
Rechne für Kaffee und Tee mit einer Tasse pro Gast plus etwa 10 Prozent Reserve. Für 50 Besucher sind 55 Kaffeetassen, ausreichend Kaffeelöffel und mindestens zwei Thermoskannen praktikabler als eine einzige Kanne.
Stelle für die Musiker pro Notenpult eine Lampe bereit und packe mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve ein. Teste die Beleuchtung und das tragbare Mikrofon spätestens am Tag vor dem Konzert.
Lege Programme nicht nur am Empfang, sondern auch als Reserve zurück: etwa 10 Prozent mehr als bestätigte Besucher. Bei 60 Anmeldungen sind 66 Programmkarten sinnvoll, damit auch spontane Gäste ein Exemplar bekommen.
Kaufe verderbliche Snacks und Blumen erst ein bis zwei Tage vorher, Getränke kannst du früher besorgen. Kühlboxen, Korkenzieher, Servierzangen und Dessertteller werden beim Aufbau leicht vergessen, obwohl sie erst beim Empfang auffallen.

Häufige Fragen

Wie viele Gläser brauche ich für ein Kammermusikkonzert?: Plane pro Gast ein Wasserglas und bei Wein oder Sekt ein zusätzliches Weinglas ein. Für 50 Gäste sind daher 50 Wassergläser und 50 Weingläser eine passende Grundmenge; etwa 10 Prozent Reserve sind sinnvoll.
Wie viele Programme soll ich drucken?: Drucke ungefähr 10 Prozent mehr Programmkarten als bestätigte Besucher. Bei 80 Anmeldungen brauchst du also rund 88 Exemplare, damit kurzfristige Gäste und beschädigte Ausdrucke abgedeckt sind.
Was brauchen die Musiker auf der Bühne?: Für jedes Instrument beziehungsweise jede benötigte Notenstimme solltest du ein Notenpult und eine funktionierende Notenpultlampe einplanen. Teste die Beleuchtung, Verlängerungskabel und gegebenenfalls das Mikrofon spätestens 24 Stunden vorher.
Wie viel Kaffee brauche ich für 50 Gäste?: Für einen Empfang von etwa zwei Stunden kannst du mit ungefähr 0,3 bis 0,4 Litern Kaffee oder Tee pro Person rechnen. Für 50 Gäste entspricht das insgesamt etwa 15 bis 20 Litern, verteilt auf Kaffeemaschinen und Thermoskannen.

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