Kabarettfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kabarettfestival braucht mehr als ein gebuchtes Bühnenprogramm. Künstler, Technik, Genehmigungen, Catering und Helfer müssen zeitlich zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort, kläre danach Budget, Technik und Besucherkommunikation. In den letzten Tagen zählen vor allem Ablaufplan, Beschilderung, Notausgänge, Gästeliste und die letzten Informationen für Künstler und Freiwillige.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Künstler buchen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
Programm online veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Technik und Materialien reservieren
Cateringlieferung abstimmen
Künstlerinformationen versenden
Ablaufplan und Grundriss erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Parkinformationen veröffentlichen
Besucherliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programmhefte drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Cateringportionen bereitstellen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Location öffnen
2 Personen
Bühne und Spielfläche aufbauen
4 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Lichttechnik aufbauen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Bar und Buffet einrichten
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Routen- und Preisschilder aufstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

Türen öffnen
4 Personen
Besucher einchecken
4 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Ersten Kabarettblock begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Pause ankündigen
Buffet auffüllen
3 Personen
Zweiten Kabarettblock begleiten
3 Personen
Publikumsfragen sammeln
Abendprogramm ankündigen
Dritten Kabarett-Block begleiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Finale betreuen
3 Personen
Künstler bedanken
2 Personen
Abschluss ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Garderobenausgabe abwickeln
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Bar und Buffet reinigen
3 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Licht und Ton abbauen
3 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Auszahlungen an Künstler verarbeiten
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
Bühnentreppe
NotenpulteAnz. 2
PublikumssitzeAnz. 160
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180
BuffetischeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 100
ServierbesteckAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
KaraffenAnz. 20

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
DI-BoxAnz. 2
Laptop
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Kasse
KartenterminalAnz. 2
Geldkassette
FunkgeräteAnz. 6
Zeitmesser

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
BühnenbeleuchtungAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
FestivalflaggenAnz. 12
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
ProgrammständerAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierplattenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 8
NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 180
ArmbänderAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
Bargeldwechsel

Catering

Einkäufe

Tipps

Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. So kannst du Funkmikrofone, Mischpult, DI-Box, Lautsprecher, Bühnenbeleuchtung und benötigte Kabel gemeinsam reservieren und testen.
Erstelle den Ablaufplan und einen Grundriss mindestens 7 Tage vorher. Markiere Bühne, Sitzplätze, Garderobe, Buffet, Umkleide, Kabelwege und Notausgänge; dadurch wissen Helfer am Veranstaltungstag genau, wo alles steht.
Schicke Künstlern die Anreise-, Soundcheck- und Auftrittszeiten spätestens 5 Tage vorab. Bitte zusätzlich um Rückmeldung zu Ernährungswünschen und besonderen technischen Anforderungen, statt diese Informationen erst beim Aufbau zu klären.
Plane für Einlass und Betreuung mindestens eine Besucherliste, Namensschilder und einen klaren Helferplan ein. Teile die Freiwilligen mindestens 3 Tage vorher festen Aufgaben und Zeitfenstern zu, etwa Garderobe, Einlass, Bühne und Catering.
Prüfe Barrierefreiheit, Parkinformationen und Notausgänge nicht erst am Veranstaltungstag. Veröffentliche Park- und Zugangshinweise zusammen mit dem Programm und kontrolliere die Fluchtwege vor dem Einlass noch einmal vollständig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kabarettfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Location und Künstlerbuchungen. Technik, Genehmigungen und Versicherung sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Was muss man für ein Kabarettfestival an Technik einplanen?: Für mehrere Auftritte brauchst du mindestens eine abgestimmte Mikrofon- und Lautsprecherlösung, ein Mischpult, Bühnenbeleuchtung sowie Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel, falls Einspieler geplant sind. Sammle die Anforderungen jedes Künstlers 6 bis 8 Wochen vorher und führe vor dem Einlass einen vollständigen Technikcheck durch.
Wie viele Helfer braucht ein Kabarettfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Garderobe, Bühne, Technik und Catering ein; bei mehr als 100 Gästen sollte jede Aufgabe doppelt besetzt sein. Den endgültigen Einsatzplan verschickst du spätestens 3 Tage vorher.
Wann sollte man Catering für ein Kabarettfestival bestellen?: Bestelle das Catering mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, sobald die erwartete Gästezahl und Ernährungswünsche vorliegen. Stimme die Lieferzeit spätestens 3 Tage vorher mit dem Veranstaltungsort und dem Aufbauplan ab.

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