Organiser un festival de cabaret : la checklist complète

Un festival de cabaret demande de coordonner les artistes, la salle, la technique et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve le lieu et confirme les besoins de chaque numéro. Les autorisations, l’assurance et les conditions techniques doivent être vérifiées avant toute annonce publique. Cette checklist réunit 86 tâches et 68 éléments à prévoir, des premières réservations jusqu’aux badges et au déroulé du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Engager les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir le budget et le prix d’entrée
2 personnes
Publier le programme en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Réserver le matériel technique et les matériaux
Convenir de la livraison du catering
Envoyer les informations aux artistes
Élaborer le déroulé et le plan
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Publier les informations de stationnement
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les portions de catering
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène et la zone de jeu
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer le bar et le buffet
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire et de prix
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Animer le premier bloc de cabaret
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Animer le deuxième bloc de cabaret
3 personnes
Recueillir les questions du public
Annoncer le programme du soir
Animer le troisième bloc de cabaret
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Encadrer la finale
3 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Gérer la remise de vestiaire
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et le buffet
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage et le son
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Traiter les paiements des artistes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Pupitresqté 2
Chaises pour le publicqté 160
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 4
Cintresqté 180
Tables de buffetqté 4
Tables de logeqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Cuillères à caféqté 100
Couverts de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Boîtier DIqté 2
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Caisse
Talkies-walkiesqté 6
Horloge de chronométrage

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Bâche de fond
Drapeaux de festivalqté 12
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Pupitres de programmeqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Inscription

Badges nominatifsqté 180
Braceletsqté 180
Brochures du programmeqté 180
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 20
Fond de caisse

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant de lancer la promotion : les artistes doivent ensuite recevoir les horaires, les besoins techniques et les informations pratiques suffisamment tôt.
Demande les fiches techniques de chaque artiste avant de réserver le matériel. Vérifie notamment les microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, câbles, rallonges et passe-câbles.
Ne commande pas le catering sans avoir recueilli les besoins alimentaires et fixé l’heure de livraison. Prévois aussi les tables de buffet, verres, assiettes, couverts de service, plateaux et carafes.
Contrôle l’accessibilité et les sorties de secours avant l’ouverture des inscriptions. Publie ensuite les informations de stationnement pour éviter les questions de dernière minute.
Répartis les bénévoles sur des missions précises et imprime la liste des visiteurs avant l’accueil. Prépare les badges nominatifs ainsi que les espaces artistes avec portants, cintres et tables de loge.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de cabaret ?: Commence au moins 4 à 6 mois avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, engager les artistes, vérifier les autorisations et commander le matériel technique sans précipitation.
Quelles autorisations faut-il pour un festival de cabaret ?: Vérifie les autorisations exigées par le lieu et la commune, ainsi que l’assurance de l’événement. Fais ces vérifications avant de publier le programme et d’ouvrir les inscriptions, idéalement au moins 8 semaines à l’avance.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Prévois au minimum 4 heures pour installer la scène, les microphones, la sonorisation, les projecteurs LED et les câbles. Ajoute ensuite au moins 1 heure pour les essais avec les artistes et les réglages du déroulé.
Quand commander le catering pour un festival de cabaret ?: Passe la commande 7 à 14 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé le nombre d’inscrits. Fixe une heure de livraison précise et vérifie que les tables et la vaisselle seront disponibles à l’arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.