Checklist para organizar un festival de cabaret

Un festival de cabaret combina varios artistas, cambios de escenario y necesidades técnicas que deben encajar minuto a minuto. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después cierra artistas, permisos, presupuesto y seguro antes de anunciar las entradas. Durante las últimas semanas tendrás que coordinar sonido, iluminación, catering, voluntarios, accesibilidad y la información para el público. Esta checklist reúne 86 tareas y 68 materiales para seguir el orden correcto sin dejar los detalles críticos para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Contratar artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Fijar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
Publicar el programa en línea
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Reservar tecnología y materiales
Coordinar la entrega del catering
Enviar información de los artistas
Hacer el cronograma y el plano
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Publicar información de estacionamiento
Imprimir la lista de visitantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir folletos del programa
Revisar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar las porciones de catering
3 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario y la zona de juego
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar el bar y el buffet
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los carteles de ruta y premios
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar los camerinos de los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Presentar la apertura
2 personas
Guiar el primer bloque de cabaret
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar el segundo bloque de cabaret
3 personas
Recoger preguntas del público
Anunciar el programa de la noche
Guiar el tercer bloque de cabaret
3 personas
Servir café y té
3 personas
Coordinar la final
3 personas
Agradecer a los artistas
2 personas
Anunciar el cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y el bufé
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la luz y el sonido
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Gestionar los pagos a los artistas
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Pupiterscant. 2
Asientos para el públicocant. 160
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Perchascant. 180
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de vestuariocant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cucharillas de cafécant. 100
Cubiertos de serviciocant. 20
Bandejas de servircant. 20
Jarrascant. 20

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Caja DIcant. 2
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Caja registradora
Walkie-talkiescant. 6
Temporizador

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces del escenariocant. 4
Iluminación ambientalcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Lona de fondo
Banderas del festivalcant. 12
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 16
Arreglos floralescant. 8
Atriles para programascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas para servircant. 12
Abrebotellascant. 4
Cubiterascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2
Postes separadorescant. 8
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 4

Registro

Tarjetas de nombrecant. 180
Pulserascant. 180
Folletos del programacant. 180
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Cambio de efectivo

Catering

Compras

Consejos

Cierra las necesidades técnicas de cada artista al menos 3 semanas antes: número de micrófonos, entradas de la mesa de mezclas, conexiones del portátil y requisitos de iluminación. Así puedes detectar a tiempo si faltan cables, soportes o una caja DI.
Haz el cronograma y el plano con los cambios de escenario incluidos, no solo las actuaciones. Reserva entre 10 y 15 minutos por cambio para mover piezas, atriles, taburetes o mesas sin retrasar el programa.
Confirma permisos, seguro, salidas de emergencia y accesibilidad antes de publicar la venta de entradas. Comprueba también cómo llegará el público y publica la información de estacionamiento junto con el programa.
Pide las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y confirma el catering entre 5 y 7 días antes. Coordina la entrega con una persona concreta y prepara mesas, vajilla, jarras y cubiertos de servicio antes de que lleguen los invitados.
Asigna voluntarios por turnos y funciones, en lugar de tener una lista general. Para un festival con varias actuaciones, deja como mínimo una persona para artistas, otra para público y otra para incidencias técnicas durante cada bloque.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cabaret?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios artistas, venta de entradas y necesidades técnicas. Los permisos, el seguro y la reserva del lugar deben estar encaminados antes de anunciar el programa.
¿Cuándo hay que contratar a los artistas para un festival de cabaret?: Intenta cerrar los contratos entre 6 y 8 semanas antes. Recopila sus necesidades técnicas y la información que usarás para presentarles en el programa como máximo 3 semanas antes del evento.
¿Cuánto tiempo hay que dejar entre actuaciones de cabaret?: Reserva entre 10 y 15 minutos para cada cambio de escenario cuando haya que mover micrófonos, atriles, asientos o iluminación. Si cambia también la configuración de sonido, añade otros 5 minutos al cronograma.
¿Cuándo se confirma el catering de un festival de cabaret?: Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y confirma el pedido entre 5 y 7 días antes. La entrega debe tener una hora y una persona responsable, para que el catering no coincida con la llegada del público o el inicio de una actuación.

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